Si eres usuario habitual de la suite ofimática en la nube de Google probablemente quieras estar atento a los progresos de este proyecto, que prometen transformar Google Docs en una aplicación que sea capaz de funcionar directamente en el escritorio, integrándose con el sistema operativo y demás. Su nombre es GWoffice y ahora mismo está en una versión un tanto inestable pero que hemos probado.

La instalación es relativamente simple (al final del artículo os diré cómo instalar mediante dos comandos este software) y la aplicación es muy ligera: al fin y al cabo no es más que un navegador con botones personalizados e integración con el escritorio de Ubuntu.

Cuando abrimos la aplicación por primera vez se nos solicitan nuestras credenciales de Google; en mi caso fue inútil, dado que se me volvieron a solicitar cuando quise crear mi primer documento. Cabe remarcar que podemos utilizar tanto una cuenta de Google “normal” como una de Google Apps, y en teoría deberíamos ser capaces de cambiar entre ellas si usamos el inicio de sesión múltiple de Google (no he podido probarlo). Una vez inicié sesión apareció la interfaz de Google Docs, aunque un poco “tuneada” por la aplicación para simular algo de integración con el escritorio.

La aplicación, a nivel de interfaz, queda un tanto alien al hacer uso de elementos que no son habituales de las aplicaciones de Ubuntu. Además, al no poder alterar muchas de las partes de la interfaz de Google Docs, es todavía más extraño. No obstante su look and feel, digamos, “exótico” no ha hecho que me sienta incómodo el rato que he estado utilizándola.

La integración de GWoffice con el sistema operativo tiene varios detalles interesantes. Por una parte hace uso de la barra de menú global de Unity, lo que además permite que la aplicación sea controlada vía HUD en Ubuntu 12.04. Algo esperable y que debería ser casi imperativo pero que nunca viene mal destacar. También incluye quicklists en el icono que podemos incorporar a la barra lateral de Unity.

Y por otra parte GWoffice permite sincronizar los documentos con una carpeta de nuestro PC: descarga una copia de todos los documentos en el formato que elijamos (por defecto PDF) a la carpeta gwoffice que creará en nuestro home. Esta sincronización no es bidireccional: si hacemos cambios en esos archivos en local, tan pronto abramos la aplicación de nuevo esos cambios desaparecerán en favor de los de la nube.

GWoffice todavía está en una fase muy temprana de su desarrollo y no dispone de opciones que son prácticamente irrenunciables en una aplicación de este tipo (por ejemplo, la posibilidad de acceder al editor sin tener conexión: la aplicación es totalmente inútil si no disponemos, aunque sea temporalmente, de una conexión a Internet). Estas se solventan en parte si seleccionamos ODT/ODS como formato de salida, sincronizamos con una carpeta e instalamos LibreOffice o una suite similar, aun con el problema de no poder sincronizar los cambios de nuevo con la nube.

Esta aplicación aparecerá en el centro de software de Ubuntu la semana que viene pero si no queréis esperar es posible instalar GWoffice hoy mismo ejecutando los dos comandos siguientes en una terminal:

sudo add-apt-repository ppa:tombeckmann/ppa

sudo apt-get update && sudo apt-get install gwoffice

Vía | OMG! Ubuntu
Launchpad | GWoffice

Desde esta barra podemos buscar concretamente citas o imágenes o realizar búsquedas de cualquier tipo. Una vez que hemos obtenido los resultados, según del tipo que sean, podremos hacer diferentes acciones. En el caso de los resultados de páginas web, podremos insertar el enlace en el documento, citarlo (pone un número y añade el enlace en el pie de página) o acceder a una vista previa desde donde podremos abrir la página en otra pestaña.

En el caso de las citas, podemos insertarlas directamente en el documento. Allí se colocaran con un número que hace referencia al pie de página, donde estará el enlace a la fuente de donde se ha extraído. En cuanto a las imágenes, sucede lo mismo: para insertarlas, tan sólo las arrastramos y soltamos y de nuevo se añadirá la fuente en el pie de página. Por cierto, que podemos configurar el buscador para que nos muestre imágenes cuya licencia permita la reproducción incluso comercial.

Si en los resultados que se nos ofrecen aparece cualquier mapa (o buscamos una dirección o un lugar), también podemos insertarlo en el documento, como cualquiera de los elementos anteriores. Igualmente, podemos realizar búsquedas a partir de un texto seleccionado del documento desde el menú contextual.

Una herramienta cuanto menos interesante que nos puede resultar de mucha utilidad al estar trabajando en un texto y tener necesidad de hacer búsquedas rápidas. De especial atractivo me ha parecido la inserción automática de la fuente, algo que cuando trabajamos a toda velocidad puede pasarsenos por alto con mucha facilidad.

Vía | Docs blogs

Hace unos meses, Google introdujo la función de Debates en Docs. Por entonces, estaba solo disponible dentro del procesador de textos, pero ahora acaba de incluirla también en el gestor de presentaciones, de manera que se pueda entablar una conversación en los comentarios. Y, al igual que en el caso de los textos, funciona en tiempo real.

La función de debates permite añadir comentarios en dos sitios: en un elemento cualquiera incluido en la diapositiva o en la diapositiva completa. También es posible enviar notificaciones por correo simplemente añadiendo a un usuario al comentario por medio de la arroba o el “+”.

Los hilos de comentarios se pueden “resolver”: marcar la discusión como finalizada para que desaparezca y tener el espacio de trabajo más limpio, sin que nos molesten hilos que ya no aportan nada. Además, es posible dar a cualquier usuarios la capacidad de comentar sin que puedan editar nada de la presentación.

Ya que estaban, han aprovechado también para realizar algunas mejoras de rendimiento sobre la versión que sacaron a la luz en octubre pasado, habilitada automáticamente para todas las nuevas presentaciones. Las realizadas con la versión anterior podemos pasarlas a ésta versión creando una nueva presentación e importando las diapositivas desde Archivo > Importar diapositivas.

Vía | Docs Blog

Quizás el impacto sea mayor desde estos últimos que desde los móviles donde editar es, para mi, una experiencia hoy por hoy más incómoda más allá de alguna cuestión puntual. Con esta nueva versión lo que si podremos es ir viendo los cambios en tiempo real que realizan otros usuarios a los que hemos invitado a colaborar en el documento. Los cambios y modificaciones que vayan introduciendo aparecerán resaltados en un color distinto para cada editor.

También se ha actualizado la interfaz para que resulte, en la medida de lo posible, más sencilla la edición de documentos online. Ahora podemos hacer zoom sobre un párrafo específico o utilizar una vista completa del documento. Además se ha añadido soporte para texto enriquecido para poder crear viñetas o resaltar en negrita o añadir colores de forma rápida.

Sin duda es una buena solución para trabajar de forma rápida un documento sin importar dónde estemos o si tenemos delante un ordenador o no. También para añadir comentarios y notas al mismo sin tener que estar cruzando correos con el responsable del mismo de forma continua. Puede ayudar a trabajar de forma más ágil tanto a empresas como en ambientes académicos, y lógicamente por su naturaleza, el impacto para el usuario individual es menor.

Más Información | Blog Google
Vídeo | YouTube

A partir de ahora, podemos seleccionar desde la aplicación aquellos documentos que queremos que estén disponibles cuando estemos desconectados. Desde el momento en que lo hagamos, estos archivos se actualizarán automáticamente cuando nos conectemos vía wifi. También podemos actualizarlos manualmente abriéndolos o desde la sección “Offline” del documento.

No todos los elementos de nuestra lista de documentos pueden tenerse a mano offline. Los que sí se pueden tener son los documentos, las presentaciones y las hojas de cálculo creadas en Google Docs y, además, las imágenes que hayamos subido y los archivos en formatos como PDF, DOC, XLS y PPT (imagino que también los ODT).

En cuanto a la visualización para tablets, ahora se nos ofrecerá una versión en alta resolución de cada documento que abramos. En ella, podremos cambiar entre las páginas pasando con el dedo a izquierda o derecha o utilizando el control deslizante que aparece en la parte inferior.

La actualización ya está disponible en el Android Market, así que podéis probarla cuando queráis.

Vía | Google Docs blog
Enlace | Google Docs para Android..

Insync, un nuevo servicio de sincronización de archivos entre varios ordenadores, ha salido de su fase de beta privada para plantarle cara a Dropbox. Y no se cortan un pelo en admitirlo a través de su web oficial, con el mensaje “Está bien que rompas con Dropbox“. Como ese servicio, Insync abre una carpeta en nuestro sistema donde podremos guardar todos los archivos que queramos y mantenerlos sincronizados desde cualquier ordenador.

Su as en la manga es que esa carpeta es el directorio de Google Docs. Es decir: cuando abrimos la carpeta de Insync por primera vez nos encontraremos todo lo que tenemos guardado en Google Docs. Podemos editar los documentos, añadir archivos de cualquier formato… todo se reflejará automáticamente en el resto de nuestros ordenadores y en las páginas web de Google Docs y de Insync (el navegador de archivos de esta última es bastante minimalista y atractivo).

El único límite es el espacio que ofrece Google en el directorio que nos da con Docs, que es de 1 GB ampliable a más GB previo pago de una cuota anual. La ventaja es que mientras Dropbox cobra 99 dólares anuales por 50 GB, con Google podemos conseguir 200 GB por el mismo dinero o 20 GB por 5 dólares anuales. O 80 si pagamos 20 dólares anuales. En definitiva, Insync utiliza todos los servicios y las ventajas más baratas de Google para que lo usemos a modo de Dropbox alternativo.

La idea no está nada mal, aunque como dicen en la fuente aún falta que podamos usar carpetas compartidas con más de un usuario. De todos modos, es una alternativa muy válida si los precios de las cuentas de pago de Dropbox nos echan atrás.

Vía | The Verge
Sitio oficial | Insync

La principal novedad en este sentido está en la posibilidad de realizar las presentaciones de forma colaborativa, de manera que se pueden ver las modificaciones que se están introduciendo en tiempo real. Para ello incorpora marcadores de colores para ver que modificaciones está haciendo cada usuario y la posibilidad de ver que ha cambiado cada usuario en su versión. Además podemos comunicarnos con el resto de usuarios que están colaborando a través del chat.

Esta era una de las cuestiones que más se echaban en falta en una suite como Google Docs, en la nube y donde el trabajo colaborativo es uno de sus puntos fuertes. Además se añade la posibilidad de dibujar directamente en las presentaciones, lo cual es una gran ventaja a la hora de crear diagramas de flujo en la diapositiva, o remarcar algún aspecto concreto sobre el texto o imágenes que ya tenemos incluidos.

Además se han mejorado las transiciones entre diapositivas, los hipervínculos en las formas que permiten enlazar con otras diapositivas, presentaciones o páginas externas. Por último se han mejorado las animaciones para tratar de que la presentación sea más impactante.

Para utilizar la nueva versión de presentaciones de Google Docs nuestro navegador tendrá que soportar HTML5. Para activar la nueva versión sólo hay que ir a la configuración de Google Docs y en la configuración de documentos, seleccionar crear nuevas presentaciones con la versión más reciente del editor dentro de la pestaña de edición de documentos.

Las presentaciones que ya tenemos creadas con el formato antiguo de momento no es posible pasarlas al nuevo formato. Sin embargo las nuevas presentaciones que subamos ahora a Google Docs se convertirán a la nueva versión. De todas formas creo que todavía no esta a la altura de otras alternativas como las que ofrece Zoho o Prezzi a la hora de crear presentaciones, aunque en este caso han dado un gran paso adelante.

Más Información | Google Blogs
En Genbeta | Google Docs aplica el nuevo diseño a la interfaz de edición

De esta manera tenemos tres opciones a la Google Docs ha mejorado sus sistema de permisos para comentar a la hora de facilitar la visión de un documento en Google Docs. Para utilizar esta nueva característica bastará con pulsar la opción de compartir, seleccionar los usuarios con los que queremos hacerlo y elegir entre las opciones de Ver, Comentar o Editar.

Creo que todavía tienen margen de mejora para conseguir que Google Docs se convierta todavía más en un referente a la hora de trabajar un documento de forma colaborativa entre varios usuarios. Le falta dar un paso adelante para desarrollar toda el potencial que tiene a su alcance.

Más Información | Google Blog
En Genbeta | Google Docs aplica el nuevo diseño a la interfaz de edición

Los botones han perdido sus colores, quedándose todos en diferentes gamas de gris, y las listas desplegables han perdido sus bordes hasta que pasamos sobre ellas. La barra de menús también ha perdido su fondo y ahora “flota” encima de la barra de herramientas. Y el contenido de los menús tiene más espacio entre un elemento y otro.

El área superior, donde aparece el nombre del archivo, se ha hecho un poco más alta, de manera que perdemos un poco de espacio vertical (lo que no me parece muy positivo) y, además, han desaparecido el logo de Google Docs y el botón “Guardar ahora”.

Al momento de escribir esto, el cambio parece limitarse tan sólo a esos tres editores, aunque asumo que pronto ha de llegar también al de presentaciones y al de formularios. Como siempre en estos casos, el rediseño se está desplegando, por lo que si al abrir un documento no os aparece el enlace para aplicarlo, dadle un poco de tiempo.

Por cierto, que a diferencia de la lista de documentos, este cambio no parece tener vuelta atrás, así que tened cuidado a la hora de probarlo por si no os gusta.

Actualización: Como señala Franz Correa en los comentarios, sí es posible volver atrás: hay que ir a Ayuda > Utiliza la vista clásica. Gracias por el aporte, Franz.

Vía | The Next Web

Para poder probarlo, deberá aparecer un enlace en la parte superior derecha que diga “Try the new look” (o como decidan traducirlo al español). Entonces, nuestra lista se mostrará como la que veis en la imagen (aquí se ve más grande). ¿Que no os gusta? Pues podréis volver al aspecto anterior por medio de otro enlace que aparecerá en el mismo sitio.

No sé si será debido a algunas quejas, y he leído unas cuantas, respecto a que este diseño que están aplicando no permite ver de un vistazo muchos elementos (como en los temas de Gmail que introdujeron), pero ahora será posible modificar la altura de las filas en la configuración para conseguir una visualización más compacta.

Otra de las novedades que va con esta interfaz es la introducción de atajos de teclado para gestionar los documentos, como desplazarnos entre ellos, abrirlos, compartirlos, crear nuevos, etc. Como son veintinueve atajos y tantos son difíciles de memorizar, podremos verlos todos pulsando ?, como suele ser habitual.

Según dicen, habrán más cambios en la interfaz a medida que ésta vaya evolucionando. Si tenéis suerte, es posible que ya la tengáis a mano. Si os ocurre como a mí, tendréis que esperar a que la actualización se extienda un poco más.

Vía | Google Docs Blog