Casi cualquier método de gestión de tareas tiene como uno de sus objetivos librarte de la carga de recordar todo aquello que tienes que hacer. Cómo vas a centrarte al cien por cien en la tarea actual si en tu cabeza, de repente, irrumpe una sensación de agobio por todas las que tienes que terminar. Uno de los métodos más populares es GTD, Getting Things Done, y Conqu es una gran herramienta para gestionar tus tareas según se expilca en el método GTD.

Ya sea con otras aplicaciones como Wunderlist, Springpad o Evernote (o con carpetas de papel) puedes conseguir la organización que recomienda el método GTD; pero muchos de los seguidores del mismo huyen de plataformas flexibles y buscan una herramienta para centrarse únicamente en tareas. Aquí, como otras tantas veces, es la experiencia personal la que acaba valiendo.

Los puntos fuertes de Conqu

Es un gestor de tareas GTD y ya está, eso es para muchos usuarios un gran punto fuerte, pero como se dice en la biblia de los GTDianos cualquier método tiene que resultar atractivo para fomentar su uso. En este caso, una cuidada interfaz es una muy buena carta de presentación.

Bandeja de entrada, Hoy, Siguientes, Delegados, Proyectos, Algún día y un archivo son las carpetas que debería tener si se ajusta, y ahí están. Pero también esta una llamada Futuro donde se guardarán aquellas tareas que tienes que realizar en un día determinado. Además, en esta carpeta, de un sólo vistazo, podrás ver las tareas que tienes programadas para los siguientes días. El binomio calendario – gestor de tareas a veces se queda un poco corto, esta carpeta puede salvarte la cabeza en más de una ocasión.

Uno de los aspectos más farragosos de GTD es la organización de proyectos, donde un proyecto es una secuencia de tareas más pequeñas, alcanzables en el día a día, que acaban dando forma a una mayor. Desde luego es una gran idea haber añadido una tercera columna para tener una visión única y rápida, tanto de los proyectos, como de las tareas de cada uno de ellos.

Buena interfaz y completa implementación de GTD seguramente son sus características más importantes. Y es que podremos filtrar por etiquetas, por colores y nos obligará a poner en qué persona hemos delegado una tarea. Pero también podremos clasificar la tarea de acuerdo al gasto energético que nos ocasionará y el tiempo que creemos que nos va a consumir. Pero no sólo se queda ahí, sino que implementa las tareas dentro de un contexto (hogar, trabajo, teléfono, …) para poder filtrarlas en función de dónde estemos.

Los puntos débiles de Conqu

El programa es muy completo, y la interfaz es visualmente muy buena. Pero tantas opciones a veces te dan la sensación de que pierdes demasiado tiempo gestionando tus tareas. Aunque ese no es su peor mal. Personalmente me cuesta entender un gestor de tareas en el que no puedas arrastrar y soltar una tarea en diferentes carpetas (drag&drop), o tal vez unos accesos directos a los movimientos que más se ejecutan (mover a siguientes, a hoy y a delegados).

Y es que una interfaz bonita y completa no tiene porqué indicar que es fácil y cómoda a la hora de usarla. De hecho no está tan mal, pero al final le vas a dedicar tanto tiempo a la aplicación, que se echan en falta ciertos detalles. Como por ejemplo la posibilidad de tener una traducción al castellano u otros idiomas, y es que únicamente está en inglés.

Mientras probaba Conqu no podía evitar la comparación con Things (una aplicación muy utilizada que implementa el método GTD en OS X e iOS), ambas dos son grandes aplicaciones pero les falta un gran detalle. Durante mucho tiempo los usuarios solicitábamos que se sincronizaran nuestras tareas con los dispositivos móviles, y otros muchos deseábamos tener una versión para otros sistemas operativos.

En este caso Conqu soluciona el segundo handicap, y es que puedes encontrar una versión casi para cualquier sistema operativo. Y también soluciona el problema de la sincronización, lo cual resulta especiamente útil si resuelves o añades tareas lejos de tu ordenador. Pero no todo podía ser tan bonito, esta opción es de pago y costará 53 dólares al año. ConquSync no sólo sincronizará tus tareas, sino que también permitirá importar datos de otras plataformas, añadir tareas por email y alguna cosa más… todo eso está muy bien, pero en el fondo lo principal es que tienes que pagar por la sincronización.

Enlace | Conqu
En Genbeta | Zendone, una interesante aplicación web GTD integrada con Evernote y Google Calendar

Hace ya mucho tiempo que Wunderlist está entre nosotros como una alternativa gratuita y en la nube para controlar nuestras tareas siguiendo la filosofía GTD. Muchos la han escogido tras ver la poca evolución de otras soluciones como Things en OS X, y con él se obtienen las mismas o incluso más ventajas. 6Wunderkinder, la compañía responsable, prepara el siguiente paso: Wunderkit.

De momento no se ha revelado prácticamente nada acerca de lo que puede hacer Wunderkit, pero por su web oficial podemos adivinar que se trata de una solución para organizar tareas entre varias personas. No es un concepto nuevo, otras soluciones como Producteev ya son capaces de hacer lo mismo. De todas formas vale la pena estar atentos a lo que puede ser Wunderkit, sus responsables ya han demostrado con Wunderlist que cuidan muy bien el apartado gráfico y la compatibilidad.

Por ahora lo único que podemos hacer es introducir nuestra dirección de correo electrónico si queremos recibir más información de Wunderkit. Y aunque Wunderlist sea gratuito, me atrevo a decir que quizás en 6Wunderkinder quieran ponerle un precio a esta nueva herramienta. No sería nada raro, muchos competidores ya lo hacen.

Sitio oficial | Wunderkit

En Genbeta hemos hablado más de una vez sobre herramientas GTD, gestores de tareas que nos ayudan a ser más productivos. Hoy os traemos Zendone, otra herramienta GTD pero con un enfoque distinto, muy bien hecha y totalmente pensada para el método GTD.

Recolectar, procesar y hacer, las tres etapas del GTD en Zendone

Para los que no lo conozcáis, el método GTD se basa en tres etapas. La primera es la recolección: guardamos todo lo que necesitemos recordar o realizar. Para ello, Zendone propone usar Evernote: guardar todo lo que queramos en nuestra libreta por defecto usando sus aplicaciones para móvil, navegadores o escritorio.

El siguiente paso, procesar, lo hacemos desde Zendone, en la pestaña “Process Inbox”. Aquí nos irán apareciendo todas las notas, una a una, y nosotros las podemos convertir en acciones (tareas), archivarlas en Evernote o borrarlas. Si decidimos convertirlas en acciones podemos programarlas (se crea automáticamente un evento en Google Calendar), guardarlas en un determinado contexto y delegarlas a otro usuario.

El último paso es hacer las tareas: vamos a la pestaña de “Do”, elegimos el área (Trabajo o Casa) y tendremos una lista con las tareas por hacer, y lo único que nos queda es hacer esas tareas. Por supuesto, desde esa misma pantalla podremos ver los detalles de las tareas y modificarlos.

Por supuesto, no existe una única vía de añadir tareas y elementos a procesar en Zendone. Podemos usar el icono del post-it de la esquina superior izquierda para añadir una nota que procesaremos después; y si queremos añadir una tarea podemos hacerlo directamente desde la barra superior o creando notas en Evernote que empiecen con un guión “-” y que Zendone procesará automáticamente como tarea.

Lo mejor de Zendone: muy buen diseño, fácil de usar y con atajos de teclado

Se supone que una aplicación para ayudarte a ser productivo debería ser fácil y rápida de usar. Esto es difícil de lograr con aplicaciones web, pero los chicos de Zendone lo han conseguido. Además del diseño genial de la aplicación (es difícil decir que es una aplicación web si la ves a pantalla completa), los atajos de teclado y la organización de la interfaz hacen que usar Zendone sea muy fácil, intuitivo y rápido.

De Zendone también me ha gustado mucho el hecho de que no han reinventado la rueda a la hora de recopilar elementos. No han tenido que hacer aplicaciones para guardar tareas estemos donde estemos (algo que le falta a muchas aplicaciones GTD), sino que han aprovechado una aplicación muy potente y multiplataforma, Evernote, y se han integrado a la perfección con ella.

La verdad es que desde que hicieron la presentación en la Evernote Trunk Conference tenía ganas de probar Zendone. Y no me ha decepcionado: es realmente útil, y funciona incluso mejor de lo que esperaba. Si buscáis un gestor de tareas os recomiendo que le echéis un vistazo.

Zendone es un proyecto español, aunque sólo disponible en inglés. Es gratuito y necesitáis una invitación para entrar, que podéis pedir en su página web.

Sitio oficial | Zendone
Vídeo | Vimeo

Parece claro que el GTD se ha convertido en la gran filosofía de productividad de esta época de Internet. Casi todas las apuestas de software del nicho lo tienen en mente en mayor o menor medida, pero casi ninguna tanto como EasyGTD, proyecto latinoamericano que no sólo sirve como webapp de productividad, sino que además se enfoca en que el usuario aprenda paso a paso cómo se toman las decisiones con nuestras tareas pendientes según el método de David Allen.

En lo básico, EasyGTD cuenta con los elementos indispensables: una bandeja de entrada donde anotar cada pensamiento o acción (anotarlo todo), zonas de contextos y proyectos donde poder planificar las acciones, realizarlas y hacer el seguimiento.

Pero donde más se diferencia el proyecto respecto a otros en el proceso de limpieza de la bandeja de entrada, que a los que ya sigáis el método os resultará algo repetitivo, pero que para los novatos es cómo un gran tutorial de qué se busca con la bandeja de entrada cuando llega la hora de procesar la información contenida en ella.

El sistema permite importar fácilmente archivos de texto para importar tareas y nos asigna además una dirección de correo interna a la que podremos enviar desde nuestras cuentas habituales las tareas que queramos ir recogiendo en la bandeja de entrada.

Easy GTD tiene dos versiones: la gratuita, que tiene como limitación un máximo de 50 acciones por hacer (que no de anotaciones en la bandeja de entrada) y otra premium, con la funcionalidad completa sin límite algo, que cuesta 4,95 euros al mes o 40€ al año.

Por lo demás, permite adjuntar archivos a nuestras acciones y proyectos, aunque el diseño es mejorable (sobre todo si pensamos en otras apuestas de productividad en la nube como Wunderlist o Nirvana) y el proceso es más útil para el novato que para el veterano, que enseguida notará que echa en falta opciones y potencia para gestionar adecuadamente sus tareas.

Enlace | EasyGTD
En Genbeta | Tres herramientas web para usar el método GTD

Si empezásemos a contar las soluciones para poder gestionar nuestras tareas eficazmente usando la web no acabaríamos, la lista es enorme. Con cada nuevo servicio que aparece llegan novedades, propuestas para ver cómo podemos mejorar y simplificar la tarea de organizar todo lo que tenemos que hacer. Hoy vamos a analizar a fondo Flow, una interesante apuesta para todos los que siempre intentamos buscar el mejor modo de controlar nuestras tareas pendientes.

Flow no sigue exactamente al pie de la letra el protocolo GTD, pero se acerca. En su interfaz tenemos una inbox desde la que poder escribir tareas pendientes, que se pueden organizar más tarde como marcadas, delegadas o dividirlas por proyectos o etiquetas. Tras el salto examinamos sus ventajas y sus inconvenientes.

Flow y su interfaz: rastros de MobileMe hasta en el último detalle

Lo primero que advertimos tras abrir una nueva cuenta en Flow es el diseño: cuidadísimo, con una interfaz que recuerda inevitablemente a la actual del servicio MobileMe de Apple: una barra superior con todas las opciones y funciones principales, y abajo un panel principal derecho con una barra lateral izquierda. Los nombres de cada sección y los números que marcan las tareas nuevas son, de hecho, clavados a la interfaz del Finder de Mac OS X. Queda por lo tanto claro que los responsables de Flow se han inspirado bastante en el look & feel que los diseñadores web de Apple utilizan.

Gracias a las nuevas tecnologías web, interactuar con Flow es casi lo mismo que interactuar con una aplicación nativa de nuestro ordenador. Paneles de ayuda en cada elemento, ventanas de información semejantes a las que podemos encontrar en el iPad, e incluso habilidad para arrastrar y soltar elementos de la web para moverlos. Todo es bastante intuitivo y sobretodo, agradable.

Las tareas en Flow: Un GTD ligeramente modificado pero flexible

Como hemos dicho antes, Flow permite ir añadiendo tareas en una bandeja de entrada para que sean organizadas luego, al puro estilo Getting Things Done. Sin embargo, no hay secciones clasificadas temporalmente (Más tarde, algún día) sino que el servicio se centra más en poder gestionar estas tareas entre varias personas mediante delegaciones. También tenemos disponible un calendario, con el que podremos programar tareas con una fecha de vencimiento.

De todas formas, si somos más puristas o nos hemos creado nuestras propias carpetas de tareas a nuestro gusto con el tiempo, Flow nos permite crear proyactos y etiquetar las tareas para poder obtener las capas de clasificación que queramos tener.

Un factor clave de Flow es que trabaja completamente en la nube, desde una aplicación web usable desde el navegador. De este modo no hace falta ningún tipo de sincronización y podemos ver siempre nuestras tareas desde cualquier ordenador con conexión a internet. En cuanto a los dispositivos móviles, la interfaz funciona en ellos pero no está optimizada. Desde Flow prometen tener una aplicación para el iPhone lista en poco tiempo.

Algo que también prometen en Flow es un servicio de notificaciones, que no va a ir nada mal para que recibamos avisos mediante el correo electrónico o sistemas con notificaciones Push como iOS. Y a que hablamos del correo electrónico: Flow es capaz de recibir y generar tareas a partir de mensajes de correo que nosotros le vayamos enviando al servicio.

Vale, ¿Dónde está el truco?

El truco está en que si somos algo exigentes con lo de “quiero tardar lo menos posible en gestionar mis tareas pendientes”, Flow quizás nos ponga impacientes. Hay algunos tiempos de espera al navegar entre las diferentes secciones de tareas, aún teniendo en cuenta que la interfaz es rápida. Quizás es problema de nuestro navegador, o de sus servidores, o que simplemente la aplicación es tan compleja que necesita un tiempo de carga. Pero lo cierto es que una aplicación que tiene que gestionar eficazmente nuestras tareas tiene que ser lo más rápida posible con ellas. Y si es instantánea, mejor.

Flow está además en versión de pruebas privada, y se necesita una invitación para poder crear una cuenta de usuario. Lo que me lleva a decir que estando en versión beta es posible que ese tiempo de carga del que hablo se reduzca en el futuro gracias al feedback de los usuarios.

Resumiendo, cuando Flow resuelva su carencia de aplicación móvil y salga de su fase beta estaremos ante un gestor de tareas muy interesante, con un diseño muy cuidado y capaz de presentar batalla a otros servicios similares con más carencias y además de pago. Aunque cuidado, porque un panel de preferencias reservado para futuras opciones de pago revela que Flow requerirá que abramos nuestra billetera en su versión final, como mínimo en una versión premium.

Si os apetece, siempre podéis repasar otros servicios similares que hemos investigado en Genbeta como Nirvana o Teux Deux.

Sitio oficial | Flow

Eso sí, esta web app no se ajusta a la filosofía GTD, ya que no nos deja organizar tareas por categorías (Próximo, Proyecto, En Espera, etc), sino que las agrupa de una forma más clásica, de acuerdo al día en que pensamos llevarlas a cabo, para luego tacharlas cuando las hemos completado, para así emular la sensación de tener una lista de tareas en papel.

Pero TeuxDeux es realista, y deja un espacio para las tareas que pensamos realizar “algún día”. Y también nos permite cambiar fácilmente las tareas de día mediante arrastrar y soltar. Lo mejor de todo es que, al final de cada día, TeuxDeux toma las tareas que nos faltaron por completar y las agrega al día siguiente automáticamente. Y como ya lo dijimos, la interfaz es increíblemente sencilla. Es de esas aplicaciones web que hasta nuestras abuelitas podrían usar.

Vía | Digital Inspiration
Enlace | TeuxDeux

Si sois de los que necesitáis algún método como el Getting Things Done (o GTD) para poder tener días productivos y no caer en la procrastinación, sabréis que existen literalmente docenas de herramientas, aplicaciones nativas y aplicaciones web, para que nos podamos organizar mejor; y a medida que pasa el tiempo multitud de alternativas van apareciendo. Hoy os traemos tres de estas utilidades capaces de operar desde la misma web.

El primero de ellos es Nexty, un gestor GTD en forma de aplicación web con un aspecto simple pero que cumple con los requerimientos básicos del método diviendo las tareas en proyectos y en secciones como “Inmediatamente”, “Algún Día” o “Esperando”.

También puedes ver todas tus tareas con la ayuda de un calendario (en el caso de que establezcas fechas límite para tus tareas) y crear recordatorios para más tarde. Algo muy útil que tiene Nexty es que, al tener una licencia libre y ser completamente gratuito, se puede usar desde la misma web oficial o puedes descargarte el código e instalarlo en tu propio servidor.

Otra herramienta es GTDinbox, complemento para el popular servicio Gmail de Google. Básicamente, GTDinbox transforma los correos electrónicos que recibas, escribas y envíes en tu bandeja de entrada de Gmail en tareas que, una vez más, pueden seguir el método GTD pudiendo ser etiquetadas como “En espera”, “Algún día”, “Proyectos”, o “Por hacer”.

La herramienta se integra perfectamente con el correo y es gratuita, aunque por lo visto planean crear una versión de pago con más funcionalidades al mismo tiempo que prometen que lo que es gratuito ahora, lo seguirá siendo más tarde. La mala noticia es que es un plug-in para Mozilla Firefox, de modo que no funciona con el resto de navegadores.

Por último tenemos Things To Do, una extensión de Google Chrome que aprovecha la reciente nueva funcionalidad del navegador para mostrar una simple lista de cosas por hacer cuando abrimos una nueva pestaña. Al ser una simple lista no es exactamente el método GTD, pero puede ser un buen complemento para los que les interese tener una lista independiente junto a su gestor principal, algo que algunos usuarios suelen mantener.

Como podéis ver en la captura, Things To Do es extremadamente simple y directo, con las tareas por hacer en primer plano y bien visibles, además de ser rápidamente editable. La extensión es gratuita, pero sólo sirve para las versiones más recientes de Chrome (excepto para la de Mac OS X que todavía no soporta extensiones) y Chromium.

Vía | Lifehacker (1,2, 3)
Imagen | demibrooke
En Genbeta | Nirvana, completo gestor GTD a fondo
En Genbeta | GTDAgenda, gestor GTD online

Ni he eliminado todo deseo material de mi ser ni mi espíritu se ha liberado, pero tras varios meses de espera al fin he recibido una invitación del servicio Nirvana, que básicamente se puede definir como un gestor de tareas en línea que sigue las reglas del método GTD o Getting Things Done.

Como seguidor incondicional del método (aunque a mi manera) en un esfuerzo para no caer demasiado en la procrastinación, Nirvana se presenta como una alternativa al todopoderoso Things con una ventaja sobre este último: Es capaz de trabajar sobre la “nube” de internet, de modo que no hay necesidad de estar sincronizando los datos a diario.

Lo primero que advertimos al iniciar sesión en el servicio Nirvana es que la interfaz del servicio es prácticamente idéntica a Things, hasta el punto en el que te preguntas si habrán tenido algún problema con los desarrolladores de Cultured Code. A parte de eso y por sus cuidadísimosd detalles, es el mejor diseño que he visto nunca en un gestor de tareas web.

Y de hecho, cuenta con todos los detalles de un programa que presuma seguir el protocolo GTD: Carpetas de “Hoy”, “Siguiente” y “Algún Día”, proyectos, delegaciones a terceras personas, contextos, etiquetas, búsqueda rápida, archivo de tareas, papelera… ningún gurú de la productividad echará en falta detalles en Nirvana.

Además, el aspecto de la web imita a la de una ventana del sistema Mac OS X, de modo que los maqueros se sentirán cómodos usando Nirvana. Para el resto de los usuarios consta la promesa de los desarrolladores de implementar la opción de aplicar temas, de modo que podríamos usar el servicio con un tema personalizado en un futuro. Otra de las ventajas digna de mención es que es capaz de exportar todos nuestros datos en un correo personal por si queremos movernos a otra herramienta diferente para gestionar nuestras tareas, lo cual es bastante de agradecer.

Y algo que muchos agradeceréis: Versión móvil del servicio para cuando tengamos que acceder a él desde dispositivos como un teléfono como el iPhone. Como podéis ver en la imagen superior, la interfaz móvil emula la interfaz del teléfono de Apple, incluso en las animaciones al seleccionar una tarea o elemento del menú.

El simple hecho de ser un servicio siempre online, accesible desde el móvil y completamente gratuito (al menos de momento) convierte a Nirvana en un excelente gestor GTD con un diseño que cuida cada detalle de la interfaz. Things hace prácticamente lo mismo, pero llevan muchísimo tiempo intentando encontrar un buen modo de sincronizar las tareas cómodamente, y una licencia de ese programa cuesta 50 dólares (sin contar los 10 adicionales para la aplicación del iPhone).

Nirvana está en fase de beta privada, y de momento sólo se puede usar mediante invitaciones. Puedes pedir la tuya desde la web oficial, o simplemente esperar a que abran el servicio. En cuanto a su precio, la beta privada es gratuita y no veo por ningún sitio intenciones de hacer el servicio de pago. Eso sí, algún tipo de publicidad tendrán que insertar en el servicio si quieren que éste sea gratuito.

Sitio oficial | Nirvana HQ
En Genbeta | Gtdagenda, completo gestor GTD online

Gracias a App for the milk ahora podremos gestionar nuestras tareas directamente desde el escritorio sin tener que recurrir a la web. Además de disponer de un modo online, que sincroniza en tiempo real nuestras tareas con la web, y un modo offline, que nos permite trabajar para luego sincronizarse en cuanto tengamos internet.

La aplicación actualmente funciona tanto en Windows como en Mac OS X, y aunque es completamente funcional en ambos sistemas operativos en OS X tiene algunas características extra que lo hacen aún más apetecible.

Para usar App for the milk simplemente necesitaremos una cuenta en Remember the milk, Adobe Air y autorizar a App for the milk para hacer uso de nuestra cuenta de Remember the milk. Si quieres ver la aplicación en funcionamiento en este vídeo podéis hacerlo.

Vía | Addictive Tips
Descarga | App for the milk

Getting Things GNOME es una aplicación de gestión de tareas basada en el famoso método GTD. Específicamente diseñado para entornos GNOME, esta herramienta tiene funcionalidades avanzadas que la hacen muy interesantes. Su mayor punto flojo es que, debido a su corto tiempo de vida, no se integra con otras aplicaciones de GNOME como Evolution. Pero gracias a su API y a estar escrito en Python, dentro de poco veremos plugins externos que potencien este gestor de tareas.

Entre lo más interesante podemos anidar tareas creando subtareas, muy útil para organizarlas en proyectos. Por otro lado la organización se realiza asignando etiquetas à la Gmail, incluso con colores para distinguir bien unas de otras. Gracias a esas etiquetas podremos seguir el GTD aplicando etiquetas que indiquen la importancia y el tema de la tarea, o podemos seguir cualquier otro método que creamos conveniente. Para añadir una etiqueta simplemente debemos escribir en la descripción de la nota una palabra con una arroba delante, y el programa lo reconocerá. Por último, también cabe destacar la cajita de escritura rápida que nos permite crear notas instantáneamente.

Vía | Ars Technica
Sitio Oficial | Getting Things GNOME