Hace algo más de un año en la empresa en la que trabajo me dieron una agradable sorpresa: nos pasábamos a software libre en todos los aspectos en los que fuera técnicamente posible. Eso descartaba a Linux en todo lo que no fueran servidores, debido a que la mayor parte del software de ingeniería que utilizamos sólo está disponible para Windows, pero en cuanto a aplicaciones de escritorio, el principal cambio fue el salto a Open Office.

Cuando empiezas a trabajar con esta suite, la primera impresión es muy buena. Es usable y cómoda, y casi todas las cosas están donde uno se espera que estén. Y como en todo programa, al poco de usarlo te das cuenta de que hay cosas que necesitan ser mejoradas, algunos fallos bastante tontos y otros bastante graves.

Pero desde luego no es tan grave ni tan caro el salto a Open Office como lo pinta el canal oficial del vídeo de Microsoft Office. La mayor parte del tiempo no hay gran diferencia entre usar una u otra suite, aunque a veces sí que es cierto que echas en falta algunas cosas de MS Office. Y los problemas se acentúan si trabajas con documentos creados originalmente en la suite de Microsoft, de los que no puede culparse directamente a Open Office (como se hace en el vídeo en cuestión).

Tengo que hacer hincapié en que de ambas suites, sólo utilizo la edición de documentos de texto y hojas de cálculo en el día a día. Y dentro de estos, son básicos para mi la generación de gráficos y el editor de ecuaciones. Algunos de estos fallos ya han sido comentados en el artículo sobre el vídeo. Considero que nadie debería instalar Outlook, porque es demasiado pesado como cliente de correo y recibe demasiados ataques dirigidos específicamente a él. Otro detalle importante es que en cuanto probamos la interfaz Ribbon, decidimos evitarla a toda costa, por lo que no pasamos a Office 2007.

Fallos molestos de Open Office al editar documentos

Quizás el fallo más enervante de la suite libre por lo estúpido y por lo fácil de corregir es el de los atajos de teclado. Por defecto, hay varias funciones en Open Writer (y de otros de los editores) que tienen asignada la misma combinación de teclas, por lo que sólo una de las opciones se puede utilizar mediante atajos (y normalmente coincide que no es la que te interesa)

Es cierto que hay veces que al guardar un documento, cerrarlo y volverlo a abrir, la maquetación cambia mágicamente. Las imágenes han cambiado de sitio, están sobre el texto o hay saltos de página nuevos. Pero esto sólo nos ha pasado en documentos que proceden de MS Office. Considero que esto no es un fallo achacable directamente a Writer, puesto que Word también tiene su parte de culpa al no usar un formato de documento estándar. Bueno, “doc” es un estándar de facto (lo usa todo cristo), pero no de iure (no es un estándar internacional, como puedan ser “odf” o “pdf”).

Otro detalle molesto es el tema de colores de fondo y de texto. Mientras que MS Office recuerda el último color que has utilizado, lo cual resulta muy cómodo si estás coloreando varias casillas sueltas de tablas o frases a lo largo de un documento, en Open Office tienes que estár eligiendo el color cada vez.

Los editores de ecuaciones y gráficos

El editor de gráficos de Open Office no tiene nada que envidiar al de MS Office, aunque precisamente éste es uno de los aspectos de la suite de Microsoft que menos había evolucionado, al menos hasta la versión de la suite que manejamos. Y si comparamos con los existentes en MS Office 2010, prefiero el formato “antiguo”, aunque esto es completamente personal.

Y llegamos al editor de ecuaciones. Bueno, aquí desaparece por completo la usabilidad en Open Office, pero es que la de MS Office tampoco es que sea gran cosa. El editor de ecuaciones que ofrece MS Office no es especialmente cómodo, ofrece limitadas posibilidades de formato de texto, pero en general cumple sobradamente y no cuesta realizar ecuaciones complejas con resultados vistosos. La de Open Office es para echarle de comer aparte, porque para empezar no es visual... utiliza marcas de texto nada intuitivas y aprender a manejarlo lleva su tiempo. De hecho, la mayor parte de las veces las editamos en MS Office y las pegamos en Open Office, simplemente por no perder tiempo. O eso, o partimos de una similar ya creada para hacerle cambios menores.

Otras aplicaciones de la suite Open Office

En Open Calc, quizás lo más incómodo del trabajo cotidiano sea a la hora de borrar, puesto que siempre aparece un cuadro de diálogo para consultarte si quieres borrar el texto, el formato, las fórmulas... Excel no pregunta, por defecto borra texto y fórmulas, y si quieres también borrar el formato lo tienes que hacer por otras vías.

Pero quizás lo que me resulta más incómodo es pasar datos entre diferentes editores de la suite libre. Una operación muy habitual para nosotros es realizar operaciones en una hoja de cálculo, y luego pegar varios resultados en un documento de texto como tabla. Mientras que en MS Office esto es sencillo sabiendo algunos trucos (como tener la tabla ya creada en Word, seleccionar sus casillas y luego pegar los datos desde Excel), con Open Office no hay manera: o pegas los datos casilla a casilla, o los pasas a mano.

Después hay otro problema generalizado cuando pasas de un editor a otro, pero que no es algo que se le pueda criticar a Open Office. Como es normal, hay funciones y opciones que están presentes en ambas suites, pero en sitios diferentes o que se utilizan de otra forma. Esto requiere un tiempo de adaptación, que será mayor o menor en función de lo acostumbrado que esté el usuario a los cambios. Este problema no sería tal si empezáramos a trabajar directamente en Open Office, pero ¿qué usuario de Windows no está acostumbrado a MS Office? Personalmente, aún recuerdo lo que me costó adaptarme cuando dejé de usar Word Perfect, o lo que echaba de menos mis atajos de teclado de WordStar.

Ah, que no se me olvide. PowerPoint es odioso, pero Open Impress es imposible de usar. No voy a entrar en compararlos, porque no hay nada que comparar. Habría que rehacer Impress desde cero: usabilidad nula, resultados desastrosos, y características muy limitadas.

Conclusiones

Pese a todo, no nos arrepentimos del salto a Open Office (salvo momentos puntuales de desesperación cuando algo no funciona como querrías). Poco a poco los problemas son menos y las ventajas compensan. Y mantenemos la esperanza de que estos fallos, casi todos achacables a la inmadurez, vayan siendo depurados en próximas versiones. Por eso, miramos con lupa las novedades que llegan desde el fork Libre Office.

Y a Microsoft no habla en su vídeo de las incompatibilidades que hay entre sus documentos guardados con diferentes versiones de MS Office. Hay muchos que como nosotros decide no dar el salto a una versión nueva de MS Office para evitar este tipo de molestias.

Eso sí, no nos ha quedado más remedio que mantener MS Office en la reserva, para aquellas ocasiones en que nos llegan documentos que no hay forma de que se conviertan bien a los formatos estándar de Open Office, o para crear presentaciones.

En Genbeta | Microsoft ataca abiertamente a Open Office, Libre Office: Open Office quiere seguir vivo aunque tenga que cambiar de nombre

Ahora, OffiSync acaba de actualizarse, incorporando varias mejoras interesantes, destacando especialmente el soporte para trabajo colaborativo. Gracias a esta feature, podremos trabajar en un mismo documento junto a varias personas, sin importar que nuestros compañeros están ocupando Microsoft Office (cualquier versión) o Google Docs. Si pensamos que ni siquiera Office Web Apps dispone de este tipo de integración entre la nube y el escritorio, es claro que OffiSync nos ofrece algo bastante práctico e innovador.

Dentro de los “peros” encontramos que la colaboración no es del todo instantánea. Es decir, el resto de los colaboradores no verán las acciones que un usuario realice hasta que este guarde los cambios. Cuando esto ocurra, nos aparecerá una notificación donde podremos elegir entre ignorar los cambios, ver el nuevo documento, o “combinar” el documento actual con el nuevo.

Las otras mejoras de esta nueva versión de OffiSync tienen que ver con el soporte a nuevas características de Google Docs. Por ejemplo, como ahora se pueden subir archivos de cualquier formato a Google Docs, OffiSync toma ventaja de esto y sube los archivos de Office 2007 en su formato original (OOXML), sin convertirlos. Así nos aseguramos de no perder el formato avanzado. Además, se agrega soporte para Google Sites, y se incorpora una “barra lateral” a la derecha con accesos directos útiles (documentos recientes, colaboradores, etc).

Vía | ReadWriteWeb
Enlace | OffiSync
En Genbeta | OffiSync permite que Microsoft Office y Google Docs

La clave, según Girouard, reside en que los formatos propietarios como los de Office están perdiendo terreno rápidamente frente a los abiertos, que cada vez están más a la orden del día. Google Docs, por ejemplo, va a tener suficiente capacidad para permitir que el usuario medio pueda hacer el cambio. También están disponibles, cómo no, las alternativas gratuitas y libres como OpenOffice.

Girouard también ha mencionado que Office no va a desaparecer completamente, siendo una herramienta que acabará destinada a usuarios más especializados. De momento, la clave está en que los nuevos usuarios se decanten a los formatos abiertos y el movimiento empiece a adentrarse en el mundo de las empresas.

Vía | ReadWriteWeb
En Genbeta | Carpetas compartidas en Google Docs

Para acceder al servicio debéis hacerlo desde Internet Explorer, Firefox o Safari y si estabais pensando entrar desde Linux ya os adelanto que de momento el servicio nos indica que sólo está activo para Mac y Windows. Tampoco dice nada de compatibilidad con Opera o Chrome a los que simplemente ignora.

Por lo que he podido ver, se trata más que nada, de una respuesta adecuada para desarrollar trabajos de forma colaborativa, en línea con lo que se puede hacer con Google Docs o Zoho, pero a años luz respecto de las funcionalidades de ambos programas y además no incluye un soporte nativo para los documentos de MS Office.

En la edición online de un documento con Microsoft Office Live Workspace no me respetaba el formato del documento. Eso sí, si lo guardamos y editamos con el programa de MS Office en su versión de escritorio sin ningún problema. Es lo mejor de esta suite de colaboración, su integración con el popular programa de escritorio que nos permitirá ir subiendo los archivos de forma cómoda a Office Live con un límite de capacidad de hasta 5 GB.

La verdad es que a mi me deja un regusto amargo, entre lo que puede ser, porque potencial tiene y mucho y lo que se nos ofrece. En este aspecto, al igual que viene ocurriendo con todo lo que se refiere a la innovación últimamente, Microsoft está un punto por detrás de sus competidores, empezando por una china que tiene en el zapato llamada Google, que le está pasando por la derecha y sin intermitentes en todo lo que se refiere a computación online.

Vía | The Inquirer
Más Información |Office Live Workspace
En Genbeta | Office Live Workspace incorporará nuevas características y ofrecerá 5GB de espacio

Una de esas aplicaciones en las que se echaba en falta el uso de pestañas es Microsoft Office (que no es una aplicación en si, pero si un conjunto de aplicaciones). La verdad es que es un poco incomprensible pensar en porque Office 2007 no incorporaba pestañas si ya estaban más que presentes en la mayoría de las aplicaciones, pero bueno, gracias a OfficeTab ya no tendremos que llorar más.

OfficeTab es una pequeña aplicación que añadirá pestañas a Word, Excel y Powerpoint. ¿Nada más? Si, porque en realidad no hace falta nada más. Por otro lado si solo queremos añadir pestañas a alguna de estas tres aplicaciones podremos hacerlo, no es necesario aplicarlo a todos si no queremos. Además la integración es bastante transparente para el usuario, parecerá que eso ha estado ahí siempre, que incluso venía ya con el Office.

OfficeTab funciona con Office 2003 y 2007 y es compatible con todos los Windows a partir del XP además de ser una herramienta totalmente gratuita. La aplicación está en inglés y chino aunque la web está completamente en chino.

Vía | DownloadSquad
Descarga | OfficeTab, traducido a español mediante Google Translate

Para adaptar Word y que no infrinja esa patente, Office estaría fuera del mercado durante meses mientras se modifica el código.

Microsoft alega que aunque tenga éxito en la apelación, no será “capaz de recuperar los fondos gastados en rediseñar y redistribuir Word, las ventas perdidas durante el periodo en el que Word y Office estén fuera del mercado, y la disminución de la provisión de bienes de Microsoft en muchos clientes y proveedores industriales”.

Vamos, que no sólo será la hecatombe para Microsoft, sino para la economía en general, la salud nacional y la paz en el mundo.

En concreto, llegan a mencionar que estas pérdidas afectarían a Best Buy, Hewlett-Packard y Dell, que se enfrentarían “a la inmediata posibilidad de graves trastornos en sus ventas” al tratar de adaptar y redistribuir Word antes del 10 de Octubre.

Mientras, “los clientes podrían verse perdidos a la deriva sin un conjunto de software alternativo durante la etapa de re-desarrollo”. Porque claro, no hay alternativas a Microsoft Office...

Está claro que esto no es más que la típica maniobra de miedo, incertidumbre y duda que tan bien se le da a empresas como esta, destinada únicamente a presionar en su favor en las negociaciones para cerrar la demanda por la puerta de atrás. Veremos si les funciona, porque si no estaremos condenados a Water Word: el Apocalípsis sin Word.

Vía | The Register
En Genbeta | Un juez prohíbe a Microsoft vender Word

Muchas veces esto ocurre de manera automática cuando instalamos Microsoft Office. Para saber si esto está activado ya simplemente nos vamos a Outlook Express por ejemplo, luego a Libreta de direcciones y en Archivo debemos observar si las opciones de Importar y Exportar están deshabilitados. Si es así es porque está compartida la libreta de direcciones de Microsoft Outlook, pero sino es que son independientes.

Ahora, para compartir la libreta entre estas dos aplicaciones nos iremos al registro (Inicio, Ejecutar, regedit). Ahí debemos localizar la siguiente ruta:

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\WAB\WAB4

Ahí debemos crear un nuevo valor DWORD llamado UseOutlook y cambiar su valor a 1. Cerramos todo y ahora, si abrimos Outlook Express, en la libreta de direcciones nos deben aparecer todos los contactos que ya teníamos en Microsoft Outlook.

P.D: Sobra decir que esto es una cosa muy delicada y que si lo hacemos a las bravas nos podemos quedar sin contactos.

Vía | SlipStick Systems

Lamentablemente, el soporte es sólo para los documentos de Word (.docx) y de Excel (.xlsx), quedándonse de momento fuera las presentaciones de PowerPoint en .pptx. Además, tampoco se nos deja descargar los documentos que ya hemos subido a Google Docs en formato OOXML.

Es de esperarse que esta nueva función se integre también con Gmail, para que cuando nos lleguen archivos adjuntos en .docx o .xlsx podamos editarlos directamente en Google Docs (y no solo visualizar una versión en HTML, como podíamos hacer hasta ahora).

Vía | Google Operating System
Más información | Google Docs Blog

Ahora bien, ¿no sería genial contar con un servicio que mezclara la integración con el escritorio de OLW, con las potentes herramientas online de Google Docs? Eso es exactamente lo que nos permite OffiSync, un add-on que hace que la suite ofimática de Microsoft se integre con Google Docs de la misma forma como lo hace con Office Live Workspace. Es decir, nos permite abrir documentos directamente desde “la nube”, sin tener que descargarlos, o empezar a editar un documento desde Office, y luego guardarlo inmediatamenteen Google Docs, incluso en formato OOXML.

No es lo mismo que otros servicios como DocSyncer, que se limitan a sincronzar los documentos guardados en el local con los almacenados en Google Docs, sino que nos deja trabajar directamente con los documentos almacenados en la web.

Al instalar OffiSync nos aparecerá una nueva pestaña en la Ribbon de Word, Excel y Powerpoint. Desde ella podremos registrarnos con nuestra cuenta de Google o de Google Apps, para luego explorar los documentos que tengamos guardados en Google Docs. Otra cosa interesante es que disponemos de una caja de búsqueda para encontrar rápidamente ciertos archivos, e incluso podemos hacer uso de las funciones colaborativas de Google Docs directamente desde Microsoft Office.

En muchos sentidos, OffiSync vendría siendo la “herramienta definitiva” para la ofimática en la nube. Nos permite trabajar con la comodidad de tener todos los documentos en “la nube” (y poder editarlos online aunque estemos en un PC sin programas ofimáticos), y la vez disponer de las potentes herramientas de edición con que cuenta Microsoft Office.

Es importante mencionar que el plugin requiere del .NET Framework 3.5, y que de momento no funciona con la Tech Preview de Office 2010.

Vía | ReadWriteWeb
Enlace | OffiSync

Este add-on para Office en realidad ya estaba disponible desde hace un tiempo, pero ahora se acaba de actualizar a la versión 1.2. Para usarlo simplemente tenemos que ir a la pestaña “Creative Commons”, si usamos Office 2007, o ir al menú Archivo y luego seleccionando la opción “Creative Commons, si usamos Office XP/2003. Una vez ahí, un asistente nos permitirá las condiciones de la licencia CC que deseamos aplicar, para agregará al final de nuestro documento. Además funciona tanto con Microsoft Word como con PowerPoint y Excel.

Por cierto, en los comentarios de Lifehacker han hecho una observación bastante sagaz: uno de los fallos de este add-on es que en Office 2007 ocupa toda una pestaña de la Ribbon, solamente para mostrar 2 botones. Sería mucho más razonable si compartiera la pestaña “Complementos” junto a otras extensiones que tampoco requieren una pestaña completa.

Vía | Microsoft Download Notifications
Enlace para Office XP/2003 | Microsoft Download Center
Enlace para Office 2007 | Microsoft Download Center