Una de las opciones para acceder a estos documentos rápida y fácilmente sería crearnos unos accesos directos en el escritorio (o donde nos convenga). Pero bien es cierto que hay personas que no es demasiado amiga de los accesos directos y de ir dejando por aquí y por allá iconos dispersados por el sistema.

Para estas personas Microsoft ha incorporado en la última versión de Microsoft Office (no recuerdo haberlo visto en anteriores versiones) la opción de marcar los documentos que queramos para que se queden fijos. Para ello simplemente deberemos marcarlos con una chincheta cuando nos vamos a la opción Abrir.

Cuando le damos a Abrir en cualquiera de sus programas (Word, Excel, etc) nos mostrará todos los archivos que hayamos abierto recientemente. Esta lista se modifica cada vez que abrimos un documento nuevo, sin embargo gracias a este pequeño truco los que tengamos marcados estarán siempre fijos en la lista.

Así que cada vez que queramos abrir alguno de estos documentos simplemente nos vamos a Abrir y allí estarán siempre, hasta que decidamos quitarle la chincheta.

Vía | Digital Inspiration

Albany es el nombre de uno de los servicios de Microsoft que más va a dar que hablar en los próximos meses. Se trata de la apuesta del gigante de Redmond por los servicios de suscripción, no desde el navegador, sin en aplicaciones locales.

Entre las aplicaciones que compondrán este pack estarán Office 2007, OneCare y diversos servicios online de Windows Live. Nos situamos, por tanto en una situación en que en lugar de comprar software, lo alquilamos, obteniendo el derecho a usarlo y a disfrutar de la última versión disponible.

A cambio, y es algo muy importante en este tipo de aplicaciones como Office, cuando dejamos de pagar perdemos el derecho a usarlo y, por tanto, perdemos el acceso a los datos creados con él, algo a tener muy en cuenta por los usuarios, sobretodo si intentan implantar un sistema de este tipo en empresas.

De momento, ofrecen pocos detalles más de como funcionará el sistema, aparte de que vendrá todo en un solo instalador, pero no conocemos cual será el precio del servicio ni como se distribuirá. Yo, desde luego, en una aplicación ofimática o cualquier otra con la que cree datos que luego tenga que recuperar prefiero que esta sea de mi propiedad y no depender del proveedor externo y de los pagos mensuales para poder disponer de esos datos.

Vía | News.com.

Su funcionamiento es sencillísimo lo único que tendremos que indicarle es el directorio donde están los archivos de Word (tanto en formato DOC como DOCX) y acto seguido seleccionar los archivos cuyas propiedades queremos cambiar y cambiarlas. Entre los posibles cambios que podemos hacerle a los archivos están el título, el asunto, el autor, el manager, la compañía y las palabras clave.

Esto nos puede ser especialmente útil por ejemplo en el caso de que cambiemos de nombre nuestra empresa o que queramos agrupar todos nuestros documentos con las mismas palabras clave. Por lo demás no se me ocurren otras utilidades a este programa, pero estoy seguro que a más de uno le va a venir de perlas.

Easy Microsft Word Properties tiene licencia freeware, funciona bajo Windows, está en inglés y requiere que tengamos instalado en nuestro ordenador alguna versión de Microsoft Word.

Vía | Lifehacker
Descarga | Easy HR Microsoft Word Document Properties

Si recuerdas, Microsoft presentó, en beta cerrada, su apuesta por llevar los documentos de Office de escritorio, a la web, pero no para poder editarlos, como hace Google Docs, sino para manejarlos, compartirlos, anotar sobre ellos y tenerlos a buen recaudo de forma online.

Ahora, Microsoft Office Live Workspace ha salido a beta pública y cualquiera que tenga Microsoft Office en su ordenador, y una cuenta Live, puede empezar a usarlo. La primeras impresiones son enfrentadas. Por un lado nos gusta la idea pero consideramos que no la han terminado de desarrollar al necesitar tener instalado Microsoft Office en el ordenador para editar los documentos.

Lo más positivo es la integración total con la versión de escritorio de Office, que con un añadido, nos deja guardar los documentos con los que estemos trabajando directamente en nuestro espacio web, y compartirlo directamente. Se posiciona pues como una alternativa a Google Docs pero con un planteamiento distinto. En vez de dejarnos trabajar completamente online, nos obliga a hacerlo de forma local, pero con las ventajas de tener todo en Internet.

Además de documentos, podemos tener en nuestros espacios de trabajo fichas de personal, listas de notas e incluso calendarios. Y disponemos de un historial con los cambios que se han efectuado en los documentos y la posibilidad de que se nos avise con un correo electrónico cuando hay novedades o movimientos en nuestro espacio.

Vía | Mashable.
Sitio Oficial | Microsoft Office Live Workspace.

Hace algo más de un mes que se presentó de forma oficial Office for Macintosh 2008, la versión de Office para la plataforma de Apple, y hoy ha sido el día en que ha llegado a España, en un presentación que se ha hecho en Madrid y en la que hemos podido conocer los precios y que incluye cada una de las diferentes versiones.

La edición estándar incluye Word, Excel, Powerpoint y Entourage con soporte de Exchange, además de Automator, y tiene un precio de 569 euros. La edición Hogar y Estudiantes, que incluye tres licencias, viene con Word, Excel y Powerpoint más una versión de Entourage sin soporte para Exchange, con un interesante precio de 149 euros.

Finalmente, la edición Special Media Edition incluye lo mismo que la versión estándar y le añade Microsoft Expression Media, un sistema de gestión digital, con un precio conjunto de 599 euros.

Para los que echen de menos actualizaciones de Messenger en su versión para Mac, se ha confirmado que están trabajando en ellas, especialmente en el soporte de vídeo y audio, y que podrían estar listas para verano de este año.

Vía | Applesfera y Faq-mac.

Los formatos binarios utilizados por las distintas aplicaciones de Office han venido siendo, más o menos, un secreto, aunque diversos programas han implementado la compatibilidad con ellos, con más o menos grado de acierto.

Ahora será mucho más sencillo conseguir esta compatibilidad, después de que Microsoft haya publicado las especificaciones de los formatos de Word, Powerpoint, Excel y Office Drawing, además de algunas aplicaciones de soporte.

Las especificaciones publicadas cubren las versiones desde 97 hasta 2007, de modo que la compatibilidad con otras aplicaciones ofimáticas está prácticamente garantizada, a poco que los desarrolladores las estudien y puedan implementarlas en sus programas.

De momento, se ha lanzado un proyector para permitir la conversión desde los formatos de fichero binarios a Office Open XML, que esperan tener listo y finalizado para antes del mes de agosto. Uno que convierta a OpenDocument sería, desde luego, más que bienvenido, sobretodo si la conversión es exacta.

Vía | VariableNotFound.
Enlace | Especificaciones.
Enlace | b2xtranslator.

No es comparable a otros procesadores online, pero Buzzword tiene una funcionalidad que puede salvarnos de algún que otro contratiempo si no disponemos de una versión de Office 2007 instalada en el ordenador en el que estemos trabajando y queramos crear o convertir un archivo en el formato nativo de esta última versión de la suite ofimática de Microsoft, .docx.

Si recordáis, cuando guardamos un documento con Office 2007, por defecto nos lo guarda en formato .docx, el cual no podemos manejar con otra versión que no sea la 2007, aunque podemos evitar esto si seguimos trabajando con el formato .doc tradicional. Pero si necesitamos crear un documento con ese formato .docx y no tenemos Word 2007, con Buzzwork podemos hacerlo sin problema pues es una de las opciones que se nos ofrecen cuando tenemos que guardar el documento.

Pero la utilidad de esta herramienta online es todavía mejor pues podemos convertir un documento .docx en otro .doc con solo abrirlo con Buzzword y volver a guardarlo en el formato que deseemos. Memoriza bien este truco porque te aseguro que puede salvarte de más de una.

Vía | DigitalInspiration.
Sitio Oficial | Buzzword.

Sin embargo podemos arreglar este problema con un pequeño truco muy sencillo de utilizar. Lo único que tenemos que hacer es irnos a Buscar y reemplazar, bien con Contron + B y yéndonos a la pestaña Reemplazar o bien dando directamente en Reemplazar en el panel del Word.

Una vez que tengamos la ventana de Reemplazar en primer plano en la primera linea debemos insertar el formato que queremos buscar, fuentes, estilo, tamaños, etc. dándole al botón Formato y buscándolo en la lista. En la segunda linea introducimos el formato definitivo que queremos dejarle a lo que estamos buscando o dejarlo en blanco si no queremos darle ningún formato.

Y ahora ya podemos darle a Reenplazar o Reemplazar todos y Word se pondrá a hacer el trabajo duro.

Vía | The How-to Geek

Si tanto Microsoft Office como OpenOffice te parecen demasiado sobrecargados y necesitas una alternativa, puedes darle una oportunidad a Gobe Productive, una completa suite ofimática muy sencilla y muy ligera. Para que te hagas una idea el instalador solo pesa 12 megas, se abre casi instantáneamente y su consumo de RAM es solo una pequeña fracción de lo que gastan sus hermanas mayores.

La suite consta de 5 partes: procesador de textos, hojas de cálculo, presentaciones, editor de dibujos y editor de fotografías. Su interfaz es casi calcada a la de Office 2000, pero evidentemente tiene menos opciones. Además es compatible con los formatos de Office más usados: doc y xls, entre otros muchos (excepto pps/ppt). Por ahora solo está disponible para Windows y cuesta 50 dólares (unos 33 euros), pero están trabajando también en versiones para Linux y Mac. Si quieres probarlo tienen una versión trial totalmente funcional de 30 días.

Vía | DownloadSquad
Sitio Oficial | Gobe Productive
Descarga | Gobe Productive Trial 30 días

Más de una vez nos hemos encontrado con que tenemos un documento en un formato raro y que no podemos leer, o que al mandarle un documento a un amigo este nos reprocha la imposibilidad de abrirlo.

Gracias a Docx2Rtf podemos olvidarnos a priori de los problemas, ya que este pequeño programa nos permite convertir de una manera francamente rápida casi cualquier formato de documento. Y no solo eso sino que también permite imprimir de forma sencilla.

Los formatos que soporta son PDF, HTML, RTF, DOCX/DOTX (Word 2007), SXW/ODT (OpenOffice) y PDB/PRC (PalmOS DocBook) pudiendo abrirlos sin ningún problema y con la posibilidad de exportarlos a RTF, formato legible prácticamente desde cualquier editor de documentos.

Lo he probado con un par de documentos y es increíblemente rápido a la vez que sencillo y además de lo comentado en el párrafo anterior también permite exportar a PDF.

El programa tiene licencia Freeware y no necesita instalación. Sólo funciona bajo Windows y es muy ligero (1,7 MB).

Vía | Lifehacker
Descarga | Docx2Rtf

Office 2007 me gusta. No voy a negarlo. El avance respecto a la versión anterior es notable, y simplemente con la nueva forma de mostrar los menús en pestañas se logra aumentar bastante la productividad. Además, ya es menos necesario navegar por infinitos menús para muchas de las opciones que más se usan, y que quedan disponibles de forma mucho más visual. Además, los cambios en tiempo real están muy logrados. Eso sí, es necesario un periodo para adaptarse a la nueva forma de trabajar con Office.

El gran inconveniente de esta versión es que con la introducción del nuevo formato de archivo XML, los documentos de Word ya no se guardan por defecto como .doc sino como .docx. Esto genera un problema pues no es posible abrirlos manteniendo el formato con una versión anterior.

La solución sencilla es acordarse de al guardar por primera vez el documento de Word (esta guía es extensiva a todo Office pero nos centramos para mayor comodidad en el más usado, Word 2007), hacerlo como archivo compatible completamente con versiones anteriores, como ves en la imagen de más abajo.

Pero seguro que alguna vez nos podemos olvidar de hacerlo, así que si solemos necesitar guardar los archivos que creamos en un ordenador con Office 2007 en un formato que vamos a leer en uno con Office 2003, por ejemplo, podemos hacer lo siguiente.

En primer lugar vamos a las Opciones de Word:

Allí nos fijamos en la parte de Guardar y donde pone Guardar archivos en formato … seleccionamos el que queremos: Documento de Word97-2003.

A partir de ahora, todos los documentos que guardemos con Word 2007 los podremos abrir sin problemas con otra versión de anterior de Word.

No creo que pase mucho tiempo hasta que alguien saque (si no existe ya) algo parecido que no requiera de un paquete completo de ofimática y encima de Microsoft. Lo digo por la parte que toca a la gente que usa Mac.

Microsoft, que saca su última versión de Office para Mac el 15 de enero, ha comentado que con esta versión será posible exportar contenido de presentaciones en Powerpoint directamente a un iPod o al iPhone. Exactamente no se hace de forma directa, pues hay que contar con un tercer elemento en la pareja que es iPhoto.

El proceso será exportar primero de Office a iPhoto y posteriormente sincronizar con iTunes con las carpetas de imágenes de los iPods o el iPhone. El contenido de los mismo los podremos contemplar pues en proyectores o en televisores.

Vía | Yahoo.

La autopista, con permiso de nuestras conexiones, que Microsoft está construyendo entre el escritorio y la web (Google hace una paralela pero en el sentido contrario), parece que tendrá buen final en breve. Una obra que llega a buen puerto.

Office Live Workspace podría salir en breve si nos atenemos al plugin que ya tenemos disponible para instalar en nuestro Microsoft Office, apareciéndonos desde entonces un nuevo menú en la aplicación.

Office Live Connector nos permitirá desde el mismo Office de nuestro escritorio gestionar y subir archivos a nuestra cuenta online y poder trabajar desde otro lugar o compartirlo.

Para usar por cierto el Office Live Workspace necesitaremos Internet Explorer 6 y de momento no podemos apuntarnos en España para usarlo cuando salga.

Vía | Digial Inspiration.
Más información | Office Live Workspace.

Parea escribir textos, a la mayoría de las personas les basta con un editor sencillo que les permita modificar ciertos aspectos y dar formato de forma directa a lo que se escribe. Las opciones que hay online, con Zoho Office o Google Docs son una gran opción a tener en cuenta. Lo malo es que al tratarse de elementos que funcionan con un navegador e Internet, debemos estar conectados todo el tiempo.

Sin embargo, con Google Gears tenemos una opción más: trabajar en modo desconectado y luego actualizar los datos cuando dispongamos de conexión a Internet activa.

Precisamente Zoho Office ya puede ser usado con Google Gears. Una vez instalado este plugin en el navegador (nos vale tanto Firefox como Iexplorer), podemos editar texto sin necesidad de estar conectado a Internet.

La habilitación de esta función en nuestras cuentas Zoho se producirá de forma escalada.

Vía | Digital Inspiration.
Sitio Oficial | Zoho.

Ya lleva unas semanas en marcha y muchos nos lo habéis mandado. Se trata de la promoción Student Hero con la que Microsoft quiere facilitar el acceso legal de estudiantes a su paquete de herramientas Office 2007. Concretamente a la versión más completa, la Ultimate.

Student Hero nos deja el paquete completo de Office con una reducción de precio del 95%, lo que permite a los universitarios que demuestren que están estudiando en una universidad española, descargar y activar el producto por solo 52 euros si se opta por una licencia indefinida o por 18 euros para la de un año. Estamos ante un movimiento claro de Microsoft en un ámbito en el que es importante contar (además de la empresa), pero que está compuesto por gente que conoce perfectamente las alternativas gratuitas, por lo que facilitarle el acceso a un paquete completo y dicho sea de paso muy mejorado, es una gran idea. ¿Pensarán que un estudiante pague 700 euros por un par de programas?

La oferta podrá obtenerse en principio hasta abril de 2008 y se trata de una iniciativa que se aplica en más países.

Con la licencia, obtenemos el paquete completo de Office 2007 Ultimate, con programas como Word, Excel, Access, Powerpoint, Publisher o OneNote. Como complemento, hay disponibles cursos y trucos para manejar los más conocidos programas del paquete.

Más información | Daelgolpe.

Es lo que pasa a Proyect Office, una aplicación online que nos permite la gestión total de nuestros proyectos bajo un entorno de usuario sencillo basando cada una de sus funciones por pestañas. Un repaso por ellas nos permite ver primero a su tablón, donde podemos ver de un vistazo los proyectos que estamos realizando, los cambios recientes, las tareas pendientes, nuestras tareas propias y un calendario. Pasamos al editor, la pestaña donde crearemos los proyectos, las tareas y asignaremos recursos humanos a las mismas. Luego tenemos la pestaña para administrar los tiempos de nuestros proyectos, otra para los wikis, otra para la lista de cuestiones y finalmente tenemos la pestaña de calendario.

Vía | Wwwhat´s New
Enlace | ProyectOffice

Si Adobe anunciaba la compra de Buzzword, Microsoft, por su parte, lo hace con el lanzamiento de Office Live Workspace. Cuidado, no confundir con Office Live, que era un conjunto de herramientas para gestionar el correo y la página web de una empresa.

Office Live Workspaces se acerca un poco más al concepto de lo que entendemos como ofimática en la web, aunque de momento solo como compartición de ficheros, es decir, solo en modo lectura al menos en la versión web. La idea es que se integre con la versión de escritorio de Office, de forma que desde esta podamos abrir y editar los documentos de la versión web.

Estos documentos podrán ser compartidos, otorgando diferentes permisos a los usuarios, los cuales podrán visualizarlos, comentarlos o editarlos.

De momento está en beta, aunque podemos registrarnos para que nos avisen cuando esté listo, y su uso será gratuito, aunque están pensando en incluir publicidad u ofrecer servicios adicionales(por ejemplo, más espacio de almacenamiento) a cambio de una cuota.

Vía | i4u.
Enlace | Office Live Workspaces.

Microsoft se ha puesto en el ojo del huracán por culpa de un bug en Office 2007, concretamente en la hoja de cálculo de Excel, en el que algunos valores parecen calcularse incorrectamente. Podemos ver diversos ejemplos en la imagen superior.

En ciertas operaciones, en las que el resultado debería ser 65535 podemos ver como se muestra el número 100000 en lugar del valor correcto. Esto es un problema bastante serio pues podría afectar a todos los cálculos posteriores que se hagan con ese valor.

De todos modos, y dentro de la gravedad del asunto, hay que desdramatizarlo un poco y ponerlo en contexto, ya que el error no es tan grave como aparenta, aunque tampoco hay que desmerecerlo.

Por no hacer esta explicación larga y aburrida simplemente diremos que con esta implementación algunos números no se pueden representar exactamente, sino que lo hacen con un número con muchos decimales significativos que se le aproxima mucho y que, en la mayoría de los casos, nos sirve igual.

El problema de Excel no está en el cálculo de los resultados, el cual hace correctamente, sino a la hora de mostrar estos resultados en pantalla. Es decir, si hacemos la multiplicación 5.1 * 12850 nos dará un resultado que, representado en binario se aproxima mucho a 65535. Pero Excel tiene un bug que hace que ese valor se muestre como 100000.

Pero el resultado se sigue guardando correctamente y podemos comprobarlo si realizamos más operaciones con ese valor. Por ejemplo si en la hoja de cálculo de la imagen insertáramos en una celda el valor F2 * 2 se mostraría como resultado 131070 en lugar de 200000.

Ahora, el bug concreto por el que esto se produce solo lo saben en Microsoft, donde están trabajando en una solución al problema. Este bug, por cierto, solo se produce con 12 valores del total de los 9.214 * 10^18 que se pueden representar en coma flotante.

Más información | Excel Blog.

Todavía queda bastante para que ocurra, pero ya se sabe que para la próxima versión de OpenOffice, la 3.0, será nativa en Mac.

La fecha prevista de salida de la primera beta es abril de 2008, mientras que la versión definitiva no llegará hasta dentro de un año, en septiembre de 2008.

Sun ha puesto toda la carne en el asador, habiendo mandado incluso a desarrolladores para que la próxima versión de esta alternativa a Office de Microsoft aproveche toda la potencia de los nuevos Mac y no haya que recurrir ni al entorno X11 ni a la versión que usaba la gente de Mac hasta ahora, NeoOffice.

Vía | Applesfera | NoticiasTIC.

No hablamos de Oppenoffice, que recordemos ayer presentó la versión 2.3. En este caso es IBM y su suite Lotus Symphony la que ha lanzado un órdago a la todopoderosa Microsoft.

Así, Lotus Symphony ya la podemos descargar gratis. Está compuesta por tres elementos: procesador de textos, hoja de cálculo y programa de presentaciones.

La suite está basada en Open Office, lo que le da numerosas ventajas, entre ellas ser compatible con Microsoft Office y Open Document Format (ODF), además de poder exportar los documentos al formato PDF.

Sin duda una entrada potente que quien sabe si puede afectar a Microsoft allí donde más le duele: las rentables licencias de empresa.

Todo esto llega precisamente con el nuevo Office casi recién salido del horno, y para mi, que ya llevo unos meses probándolo, una gran avance frente a las anteriores versiones de esta suite ofimática del gigante de Redmond.

La suite, que te recordamos de nuevo que es gratuita, y compuesta por un procesador de textos, una herramienta de presentaciones y otra de hoja de cálculo, está disponible en beta para Windows y para Linux.

Vía | Reuters | Cincodias.
Más información | IBM.
Sitio Oficial y descarga | Lotus Symphony Beta.