El origen de estas “carpetas inteligentes” se remonta a los tiempos en que Microsoft pretendía incorporar el sistema de archivos WinFS en Windows Vista. En un principio la idea básicamente era incorporar tecnología de bases de datos para prescindir de las “carpetas tradicionales”, y organizar los archivos de forma dinámica, de acuerdo a sus metadatos y contenido. Luego, cuando WinFS fue descartado, Microsoft quiso incorporar algo parecido a las Librerías de Windows 7, que permitiera crear vistas en donde visualizaramos ficheros repartidos por varias ubicaciones físicas. Pero los beta testers de Longhorn se quejaron de que este mecanismo era demasiado difícil de entender para “la gente común”, y los usuarios de Windows tuvimos que conformarnos solo con un sistema de indexación de archivos y carpetas inteligentes, bastante práctico, pero nada revolucionario.

A diferencia de lo que ocurre en Mac OS X, en Vista no nos encontraremos con ningún comando para crear una carpeta inteligente. De hecho, en Windows ni siquiera reciben ese nombre, se las denomina simplemente “búsquedas guardadas”, aunque el modo en que operan es idéntico al de sus equivalentes maqueros. Para crear una, simplemente debemos iniciar una búsqueda en Windows Search (esto se puede hacer desde cualquier carpeta, o invocando el buscador con las teclas WIN + F) para luego hacer clic en “Guardar búsqueda”.

Podemos recurrir al panel de búsqueda para filtrar los elementos por tipo de contenido, fecha, etiquetas, tamaño, etc. Y si deseamos refinar aún más los resultados, podemos recurrir a los controles que se ubican debajo de la barra de herramientas. Por defecto estos controles nos permiten crear reglas en base a metadatos relacionados con el contenido de la carpeta. Si es una carpeta de Música, apareceran controles para filtrar archivos por Intérprete, Bitrate, Álbum, etc. Pero nosotros podemos crear reglas en base a las propiedades que queramos.

También podemos escribir directamente en la caja de búsqueda comandos como etiqueta:naturaleza, tipo:adobe acrobat document, autor:juan pérez o modificado:ayer(la lista completa de comandos aparece en la ayuda de Windows). Y esas instrucciones las podemos acompañar de operadores tales como NOT, OR, AND, las clásicas comillas, etc. para que así nuestra carpeta contega solo los elementos que necesitamos.

Por defecto, vienen unas cuantas carpetas inteligentes ya creadas, tales como “Correo reciente”, “Documentos recientes” o “Contenido compartido”. ¿En que se diferencian las carpetas de “contenido reciente” con el menú “Elementos Recientes” del Menú Inicio? La diferencia es que el menú Elementos Recientes simplemente tenemos accesos directos, en cambio, en la carpeta inteligente podemos interactuar con los archivos mismos.

De la misma manera que en Mac, no podemos guardar archivos en una carpeta inteligente. Si queremos que un fichero aparezca en una de ellas, tenemos que cerciorarnos que cumpla con las condiciones que hemos especificado. Si tenemos una que contiene todos los documentos de Word y Excel con la etiqueta “Cotización nueva casa”, bastará con agregarle ese tag a un archivo de Word o Excel para que aparezca en la carpeta inteligente.

Un defecto de las carpetas inteligentes de Vista con respecto a las de Leopard es que una vez que las hemos creado y guardado nos será casi imposible modificarlas (las que vienen por defecto no se pueden modificar en absoluto). Por otro lado, tenemos la ventaja de poder crear algo así como “carpetas inteligentes dentro de carpetas inteligentes” usando la función de Apilar en los filtros del explorador de archivos, e incluso podemos ver estas “subcarpetas” en el árbol de directorios de la izquierda. A continuación un ejemplo:

Dentro de la carpeta inteligente que contiene PDFs modificados hace más de un mes, he apilado los resultados de acuerdo a su ubicación física (como también pude haberlo hecho de acuerdo a cualquier metadato). Eso puede sernos de utilidad cuando la forma en como tenemos organizados nuestros archivos no nos sea ventajosa para la tarea que queremos cumplir. Pues, en lugar de reorganizar los archivos, creamos carpetas inteligentes y luego apilamos los elementos.

Algunos ejemplos de Búsquedas guardadas útiles son el crear una que contenga todos los documentos de Office sin etiquetar, para que cuando tengamos tiempo nos demos el trabajo de tagearlos. O si estamos trabajando en un proyecto con alguien, podemos crear una carpeta que contenga todos los mails que hemos intercambiado con esa persona y que contengan una palabra clave ligada al proyecto.

Otras ideas prácticas son hacer una con las películas/series que hemos bajado en los últimos días y que no hemos visto (para esto usamos el metadato “Fecha de acceso”), o con los documentos de Word que hayan sido creados por nuestros colegas y que estén marcados como “Pendientes”. Solo tenemos que usar nuestra imaginación y tendremos infinitas posibilidades (Windows Explorer soporta 267 propiedades de archivos). Además, si hemos creado una carpeta inteligente a la que necesitamos acceder con frecuencia, siempre se puede “anclarla” a la barra de vínculos favoritos.

Es importante mencionar que, si vamos a usar las carpetas inteligentes de forma intensiva, es recomendable mantener desactivada la opción de la búsqueda semántica de Windows Vista, ya de lo contrario se podría reducir la exactitud del contenido de las carpetas (apareciendo en ellas elementos que no corresponden a las reglas que hemos definido). Algo que SÍ podemos usar son

¿En que se diferencias las Carpetas Inteligentes y las Librerías de Windows 7?

Básicamente, las librerías de Windows 7 funcionan de la misma manera que las librerías de WMP, iTunes o el Software Zune. Simplemente tenemos una lista de carpetas físicas supervisadas, cuyo contenido podremos visualizar todo junto en la librería. Acá tenemos la ventaja de que sí podemos guardar archivos en una Librería, solamente tenemos que indicar cual será la carpeta física a la que irán a parar esos archivos.

Las librerías no reemplazan a las carpetas inteligentes, sino que cumplen funciones totalmente distintas. Mientras las librerías incluyen los archivos ubicados en una serie de directorios físicos, las carpetas inteligentes incluyen los archivos que cumplen con determinadas condiciones. En cuanto el archivo deje de cumplir con la condición, desaparecerá de la carpeta inteligente, pero solo podremos quitarlo de la librería si lo eliminamos físicamente (o dejamos de supervisar la carpeta que lo contiene).

Y antes de que alguien los pregunte en los comentarios, si eliminamos una “carpeta inteligente” no se eliminan los archivos contenidos en ella, ya que en la práctica la carpeta inteligente solo es un archivo más (una búsqueda guardada).

En Applesfera | Carpetas inteligentes, como trabajar con ellas en Mac OS X

Impresionante la solución que nos ha presentado Google hace un par de días con su gestor de correo. Llevo probándolo toda la mañana y no dejo de encontrarme detalles interesantes. Sobre todo se comprueba que no ha sido algo que han hecho en una semana, sino que lleva mucho trabajo a la espalda y muchas horas de pruebas para dejarlo todo así de pulido.

Al empezar, funciona como se anuncia: un par de clicks, instalas Google Gears si no lo tenías y listo. En primer o segundo plano, automáticamente se baja los mensajes que su algoritmo heurístico decide. Y cuando se termina de descargar los mensajes, empieza a descargar todos sus adjuntos.

Este algoritmo merece un buen repaso, porque al contrario que otras aplicaciones gestoras de correo basadas en copias locales, no se descargará todo nuestro correo sino solo una parte. Sin duda es una desventaja, y una aparente pérdida de control sobre esos emails. Pero como veremos se han cuidado bastante de elegir los correos más importantes, buscando las conversaciones más interesantes:

• Inicialmente, realiza un repaso de tu cuenta y decide cuántos meses atrás va a viajar. Por ejemplo en mi caso ha decidido que solo va a descargarse los de los últimos 6 meses. Suelo utilizar con bastante intensidad mi cuenta principal, pero es posible que si tienes un buzón más relajado Gmail decida dejarte con más emails (aunque 6 meses parece ser la media). Se dice que baja unos 10.000 emails, pero no estoy tan seguro: yo tengo 25000 (entre a Gmail en 2004) y por lo que veo ha bajado solo 3.500. Me temo que ese número puede ser mayor o menor dependiendo de si tenemos muchos adjuntos y muy grandes.

• Por defecto, y salvo que tengas todos tus emails en esas carpetas, todos los mensajes destacados con estrellitas y borradores que tengas se sincronizarán, independientemente de cuánto tiempo tengan.

• También se baja por completo las etiquetas que tengan menos de 200 mensajes, siempre que al menos uno de ellos sea reciente (que esté en ese periodo). Por este filtro, normalmente los borradores y los destacados suelen pasarlo, como comentaba en el punto anterior.

• Por defecto, y salvo que tengan alguna otra etiqueta, la carpeta de Spam y la Papelera no se sincronizarán.

• Tampoco se sincronizarán aquellas etiquetas que contengan un porcentaje alto de mensajes sin leer. Si los mensajes tienen otras etiquetas a lo mejor sí, pero si solo pertenecen a esta lo más probable es que los ignore. Esto tiene sentido sobre todo en suscripciones, o en amigos que nos envían demasiados correos chorras y nunca los leemos. Una carpeta que casi siempre tiene este estado es el Spam y a lo mejor la Papelera, así que esa es la razón del punto anterior.

El algoritmo sigue con otras pequeñas modificaciones, pero a grandes rasgos sigue estos puntos. Para que os hagáis una idea, Gmail me ha sincronizado prácticamente todo el correo netamente personal, mientras que viejas suscripciones de grupos y antiguos proyectos (como asignaturas cursadas hace años) se han quedado fuera. Todo depende de cuán ordenada tengas la bandeja de entrada y cómo uses las etiquetas… Según los desarrolladores, dentro de poco podremos cambiar esos parámetros respetando unos límites, para dar más preferencia a ciertas etiquetas, contactos o conversaciones.

Mientras se realiza todo ese proceso, que para que te hagas una idea puede rondar un Giga de descargas, puedes dejarlo en segundo plano mientras sigues usando tu correo, puedes pararlo durante una hora y reanudarlo cuando quieras, o puedes capar de cierta manera la descarga de archivos con el Modo de conexión inconsistente. En este modo, estarás ejecutando por defecto tu copia local y solo cuando pueda sincronizará los nuevos mensajes con el servidor.

Este modo es un gran añadido que nos permitirá ralentizar el proceso, perfecto para cuando estemos usando la conexión para otras tareas adicionales, o para cuando estemos navegando por redes lentas poco estables, como las conexiones móviles tipo 3G, los antiguos módems o la conexión que se ha dejado abierta tu vecino.

Una vez que se haya bajado todo (y aunque no lo haya hecho), ya puedes disfrutar de tus correos de manera offline. Este punto es el verdaderamente asombroso: la experiencia de usuario es idéntica al Gmail online. Encuentra correos al instante, abre los que quieras, visualiza las fotos a tamaño completo, descarga los archivos comprimidos, abre los documentos pdf/doc… ¿que no quieres/puedes visualizarlos nativamente? Pues también puedes verlos en sus versiones HTML.

Si cerramos el navegador e intentamos acceder a Gmail sin tener conexión, hay que recordar que la única dirección que funciona es, incluyendo todas las letras, http://mail.google.com/mail/ . Para facilitar esta tarea, Google nos ofrece crear un acceso directo desde el escritorio, que se comportará como una aplicación nativa. Por cada navegador que usemos, se creará un enlace directo específico a ese navegador.

Cuando pasemos al modo sin conexión, Gmail automáticamente detectará cuándo volvemos a estar conectados, y sincronizará todos los cambios al servidor, ya sean relacionados con etiquetas, con la lectura de mensajes, etc… La opción ganadora es la de escribir un correo, para lo que se ha necesitado añadir un nuevo buzón, la Bandeja de salida. Cuando le demos a enviar pasará a este buzón, y cuando nos conectemos se enviará de verdad, como se comportan todas las aplicaciones de escritorio. Mientras tanto podemos decartarlos o modificarlos, lo que un usuario esperaría.

No es perfecto todavía, pero como dicen en este aviso, seguirán trabajando hasta dejarlo listo para una versión final. En esta imagen en concreto se disculpan de que no puedes añadir archivos adjuntos mientras estás sin conexión, lo cual es sin duda una carencia y un problema difícil que espero sepan solucionar en un futuro. Otros grandes ausentes, además de obviamente el Chat, son el gestor de contactos y algunos gadgets, como el de las tareas. Igualmente, es de suponer que se implementarán más pronto que tarde, sobre todo los contactos. Sobre todo si tenemos en cuenta que a la hora de escribir un email las sugerencias de contactos siguen apareciendo.

Además, es posible que tengamos alguna pequeña inconsistencia entre las copias locales, aparte de las lógicas causadas por no tener conexión. Un ejemplo directo: debido a que se cachea toda la página en tu navegador, si cambias de idioma (por ejemplo, vuelves a castellano), los cambios se verán en unos cinco minutos, cuando antes era instantáneo.

Pero la sensación que da Gmail en modo offline es muy buena. Mejorando el servicio de correo de Google, el único de los gratuitos que juega en una liga aparte. Es normal que vaya rápido ya que los contenidos están en nuestro ordenador, pero me sigue impactando la rapidez de las búsquedas, aún más veloces que en la versión online. Muy buen trabajo la integración de Gears con Gmail, a ver qué otra aplicación web puede manejar un giga de información en local con esa soltura.

Hasta aquí mi crítica, que ya me he cansado de elogiarlo. Ahora lo que me interesa especialmente es que comentéis vuestra experiencia, a ver si os ha parecido tan bueno como a mí. A lo mejor me ha afectado dormir poco.

Por cierto, en Firefox 3.1 Beta 2 ni intentéis probarlo, pero en Firefox 3.0.5 sí que funciona todo correctamente.

Más información | Grupo de soporte de Offline Gmail Labs
Enlace | Gmail Labs
Descarga | Google Gears