Especial Mudándonos a la Nube: trabajando con documentos

Vamos a abordar un tipo de archivo más en nuestro Especial Mudándonos a la nube: los documentos. Hasta ahora hemos considerado qué hacer con las canciones y con las fotografías, archivos que ocupan mucho espacio pero que sobretodo queremos abrir más que editar. Ahora nos topamos con todo lo contrario: documentos que generalmente suelen ocupar poco espacio pero que queremos modificar lo más cómodamente posible.

Antes que nada, parémonos a pensar qué calificamos como documentos: estamos hablando de documentos ofimáticos como textos simples, documentos, hojas de cálculo, presentaciones, PDFs y otros ficheros especializados como pueden ser planos, diagramas o esquemas. También pueden entrar documentos de ilustración o diseño, como ficheros de Photoshop o Illustrator; y código fuente de programadores.

Este último caso, el de los archivos más profesionales que necesitan de una aplicación específica para trabajar, son los más complicados. No porque no sea posible almacenarlos en la nube, sino porque a lo mejor tenemos unos requerimientos especiales de nuestro trabajo que nos impiden hacerlo. Afortunadamente programas como los de Adobe y Autodesk ya empiezan a tener su propia nube, desde la que podemos trabajar sin problemas. Es lo más recomendable en estos casos.

Trabajar en ofimática ha dejado de ser cosa de Office

¿Os acordáis de cuando lo primero que hacíamos al reinstalar Windows era tirarnos un buen rato instalando Office? Era "lo que había que tener", lo "indispensable", no tener Office era algo muy raro hace unos años. Y esa mentalidad sigue todavía en algunos hogares, pero se ha vuelto completamente absurda. Estamos con uno de los tipos de ficheros que mejor se han beneficiado de la nube.

Los principales servicios en la nube para editar documentos, hojas de cálculo y/o presentaciones son SkyDrive/Office 265 y Google Drive, de Microsoft y Google respectivamente. Los motivos: ambos se integran con un buen servicio de almacenamiento de archivos y ejecutan aplicaciones web muy completas para trabajar. Basta con coger nuestra carpeta de documentos y subirla al servicio que más nos convenga.

¿Cuál nos pede convenir? Como siempre, depende de los dispositivos móviles que usemos y de las circunstancias en las que tengamos que editar esos ficheros. Todavía hay muchas empresas que exigen trabajar estrictamente con Office, donde Office 365 garantiza una compatibilidad total de los documentos con los que trabajemos y evita el problema clásico de los archivos que se abren con un formato completamente diferente que el que habíamos puesto en un principio.

Sin embargo, si no necesitamos trabajar estrictamente con formatos de Microsoft, Google Drive es la solución que más facilidades da. Es compatible con Office y con los formatos abiertos que suelen utilizar OpenOffice y similares, incluso con el formato PDF con el que muchos usuarios quieren enviar sus documentos terminados. Otra ventaja es que su interfaz es tremendamente más simple que la que ofrece Office en sus aplicaciones web, y el usuario se siente más cómodo trabajando.

Tampoco nos podemos olvidar de que no cuesta dinero, de la flexibilidad de Google Drive para trabajar con formatos que ni Google soporta gracias a las aplicaciones de terceros que se pueden instalar como complementos y de la buena compatibilidad con dispositivos iOS y Android. Pocos son los que prefieren otras alternativas.

iWork puede ser una alternativa para los maqueros, pero tiene varios inconvenientes: es menos compatible (soporta PDF y formatos de Office, pero con ciertas limitaciones) y está demasiado centrada en los dispositivos y las aplicaciones de Apple. iCloud tiene que mejorar bastante para competir con Google Drive y Skydrive. Lo recomendaría, eso sí, para aquellas personas que trabajan exclusivamente con un iPad. Ah, y acordémonos de iBooks, que es capaz de organizar documentos PDF eficazmente a través de todos los terminales iOS.

No olvidemos tampoco que Google Drive y Skydrive pueden servir de almacenes de documentos, aunque no queramos editarlos. Apuntes de universidad, recibos y facturas, cartas... moverlo todo a este tipo de servicios da muchas ventajas. Y con los 5 o 7 GB que tenemos disponibles y el poco espacio que ocupan este tipo de archivos, la cantidad de almacenamiento no es un problema.

No sólo se vive de Word, Excel y PowerPoint

El modo con el que trabajamos con documentos también ha cambiado bastante durante los últimos años, sobretodo en cuando a textos se refiere. Antes usábamos word para todo, ahora los documentos se han diversificado. Tomamos notas rápidas, listas, apuntes... en definitiva, la mayoría de las veces escribimos contenido que no necesita algo tan potente como un procesador de textos completo.

En estos casos hay que destacar aplicaciones como Evernote o el mismo Google Keep, que desde una web o desde aplicaciones nos gestionan notas en las que podemos incluir imágenes o cualquier otro contenido multimedia. Y aquí las soluciones de cada plataforma entran en juego: aplicaciones como las notas de iOS funcionan muy bien para escribir rápidamente cualquier cosa y desde donde queramos. Lo mismo se aplica para notas dibujadas al vuelo, con soluciones como Penultimate.

En definitiva: hay que mirar qué solución nos conviene más dependiendo de lo que necesitemos. Google Drive es la más completa hasta la fecha, pero eso no significa que sea la que mejor nos vaya. La máxima a tener en cuenta es que instalar Office o cualquier otra suite ofimática se ha quedado atrás, y tenemos opciones mucho más sencillas y gratuitas en la nube.

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