Si estás leyendo esto es probable que uses Gmail y que un montón de gente que conozcas, también. Y sin embargo, no todo el mundo se sabe cada truco de la aplicación ni está al tanto de cada función nueva que aparece de vez en cuando.
Es probable que al menos a unos cuantos de sus 1.500 millones de usuarios les resulten útiles estos consejos, cosas que puedes hacer con Gmail o que Gmail puede hacer por ti para sacarle más provecho, y que quizás no conocías.
Liberar espacio en Gmail rápidamente
Si llevas años y años usando Gmail y no pagas por ningún plan de almacenamiento, es posible que los 15 GB se te hayan empezado a quedar cortos. Una forma simple de liberar espacio es obviamente borrando mails viejos, pero lo más importante es borrar los emails más pesados, y la clave es saber encontrarlos.
Si haces una búsqueda especial usando el comando "size" seguido del valor en bytes, kilobytes o megabytes, puedes encontrar más fácilmente los mails con adjuntos de gran tamaño. Por ejemplo, puedes buscar larger:25M o usar este enlace para buscar emails de más de 25 MB. O puedes, usar size:5000000 para buscar emails con adjuntos de más de 5 MB.
Enviar imágenes arrastrando y soltando
Pero, añadiendo como archivo en lugar de como una imagen insertada dentro del mail. Esto se distinguen porque aparecen como adjuntos con extensión, en vez de con la imagen gráfica expandida.
Para añadir imágenes a Gmail como archivo arrastrando solo tienes que soltar el archivo sobre la zona de los botones de herramientas, donde están las opciones de estilo, adjuntar, Drive, etc. Es decir, en lugar del cuadro en el que Gmail indica "Deja los archivos aquí", si arrastramos hasta ahí, se inserta como imagen expandida.
Fichas de búsqueda
Esta es una función nueva, empezó a llegar el pasado mes de febrero para hacernos la vida más fácil. Las "search chips" o fichas de búsqueda, son etiquetas que aparecen debajo de los resultados de búsqueda y encima de la lista de correos.
Por ejemplo, si escribes el nombre de alguien en la búsqueda, aparecerán fichas para refinar los resultados con diferentes sugerencias, ya sean emails con adjuntos, o de una fecha en particular, con invitaciones de calendario o chats. Un click ahí puede llevarte exactamente a lo que buscas en pocos segundos.
Hacer videollamadas en Google Meet
Si quieres iniciar una videollamada en Google Meet, puedes hacerlo directamente desde Gmail, un servicio que desde hace tiempo ofrece llamadas grupales de hasta 100 participantes de forma gratuita.
Así que básicamente solo tienes que abrir tu correo de Gmail para unirte o crear una reunión. Mira en la barra lateral izquierda y justo encima del Chat, ahora verás una sección que dice "Meet" con dos botones: el primero te permite iniciar una reunión, y el segundo unirte a una existente.
Adjuntar correos a otros correos
Desde finales de 2019 es posible adjuntar correos a otros correos. Si te suena un poco confuso, lo que esto quiere decir es que posible adjuntar un email o un hilo completo a otro email.
Esto es algo sumamente útil si queremos reenviar varios correos a una misma persona, en lugar de enviar uno por uno, podemos adjuntar varios correos dentro de un solo correo. Es tan simpe como arrastrar y soltar correos dentro del email que estás redactando.
Saber cuántas palabras tienen los correos
Y además, saber cuánto se tardará el destinatario en leerlo. Con esta extensión para Chrome llamada Email reading time for Gmail puedes saber justamente eso. Si la instalas obtendrás un contador de palabras para Gmail.
Lo que hace es mostrar el número de palabras y el tiempo estimado de lectura del email que estás redactando justo al lado del título del email, siempre que la actives desde el botón que añade a tu barra de herramientas de Gmail.
Responder con GIFs a tus correos
A veces un GIF dice más que mil palabras. Si lo que quieres es añadir estás imágenes animadas a tus correos, la forma más sencilla es usar los mismos addons que están disponibles en el G Suite Marketplace.
Solo tienes que hacer click en el botón "+" que aparece debajo del icono de Google Calendar, Google Keep y Tareas en la barra de la derecha. Esto te lleva a la descarga de complementos y ahí deberás buscar e instalar Gyfcat. Cuando lo tengas podrás añadir directamente GIFs a tus emails desde la barra de la derecha.
Vuelve a sentirte como en Inbox
Si eres de los que prefería el fallecido Inbox de Google, todavía es posible devolverle en parte ese estilo a tu bandeja de entrada de Gmail. Una opción muy buena es la extensión para Chrome Simplify Gmail.
Con ella obtendrás de vuelta parte de la simplicidad y el minimalismo de Inbox, y además se elimina todo el ruido que tiene la interfaz de Gmail. Dependiendo de tu uso del correo, puede venirte como anillo al dedo.
Gmail para concentrarte y crear mejores hábitos
Si te va la onda del minimalismo quizás te interese probar Tempo. Esto es un cliente de correo minimalista para Gmail cuyo objetivo es ayudarte a concentrarte con una interfaz extremadamente limpia y simple que nos anima además a llevar nuestro inbox a cero.
Por ahora solo está disponible en beta gratuita para macOS, pero prometen que llegarán a Windows, iOS y Android.
La app no oficial de Gmail para Windows 10
Si quieres un cliente de correo más nativo y usas Windows 10, tienes que probar Wundermail, una app de Gmail diseñada especialmente para el sistema operativo de Microsoft y que usa su lenguaje de diseño Fluent.
Puedes descargarlo de forma gratuita y verás alguno que otro anuncio, o puedes pagar por una cuenta premium.
Aprende a detectar cuando te están engañando
Este último es una curiosidad más que interesante y además útil. No hace mucho, Google lanzó un test de phishing para que todos los usuarios puedan saber si son capaces de detectar cuándo los están intentando engañar en Gmail.
El cuestionario que puedes tomar desde este enlace te mostrará múltiples correos sospechosos y tendrás que identificar si te trata de pishing o un correo legítimo. Al responder te irán explicando tanto las señales más comunes como las más difíciles de identificar cuando recibimos un correo estafa.
