En el mundo de hoy, saber firmar documentos PDF de manera rápida y segura se ha convertido en un procedimiento útil, cuando no esencial, tanto para profesionales como para particulares por igual. Afortunadamente, no necesitas recurrir a instalar ningún software adicional para realizar esta tarea.

En este artículo combinado, exploraremos dos métodos eficientes que utilizan herramientas que probablemente ya tengas a tu alcance: el navegador Microsoft Edge —si prefieres que tu PDF no salga de tu disco duro— y el procesador de textos online Google Docs —si no te importa subir tu PDF a la nube—.

El primero viene preinstalado con Windows 10/11, y al segundo tenemos acceso sólo con tener una cuenta de Google, algo con lo que la práctica totalidad de los usuarios ya cuenta.

Este es mi truco para firmar cualquier PDF con MS Edge

Paso 1: Abrir el PDF en Microsoft Edge

Lo primero es lo primero: localiza el PDF que necesitas firmar y ábrelo en Microsoft Edge. Puedes hacerlo simplemente haciendo doble clic en el archivo si Edge es tu lector de PDF predeterminado, o haciendo clic derecho en el archivo, seleccionando 'Abrir con' y eligiendo Microsoft Edge.

Paso 2: Acceder a las Herramientas de Dibujo

Una vez que tu PDF está abierto en Edge, busca el icono de "Dibujar" en la barra de herramientas superior. Al hacer clic en este icono, se activará la función de dibujo, permitiéndote escribir o dibujar directamente sobre el documento.

Paso 3: Crear tu firma

Con las herramientas de dibujo activadas, selecciona la opción de lápiz o pluma. Aquí puedes ajustar el grosor y el color según tu preferencia. Luego, en el lugar del documento donde necesitas firmar, usa el ratón (o tu dedo o lápiz óptico si tienes una pantalla táctil) para dibujar tu firma.

Paso 4: Guardar tu documento firmado

Después de firmar, desactiva la herramienta de dibujo para evitar hacer cambios accidentales. Ahora es el momento de guardar tu documento. Puedes hacerlo simplemente haciendo clic en el icono de guardar o guardar como en la barra de herramientas de Edge. Asegúrate de seleccionar un nombre de archivo y ubicación que te permitan encontrar fácilmente tu documento firmado.

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Este es mi truco para firmar cualquier PDF con Google Docs

Paso 1: Subir el PDF a Google Drive

Antes de empezar, necesitas tener el archivo PDF que deseas firmar subido a Google Drive. Si aún no lo has hecho, simplemente arrastra y suelta el archivo en la ventana de Google Drive o utiliza el botón de "Nuevo" para subirlo desde tu computadora.

Paso 2: Abrir con Google Docs

Una vez que tu PDF esté subido a Google Drive, haz clic derecho sobre el archivo y selecciona "Abrir con", luego elige "Documentos de Google". Esto convertirá el PDF en un documento editable. Ten en cuenta que este proceso de conversión puede alterar ligeramente la maquetación del documento original, especialmente si contiene elementos complejos como tablas o imágenes.

Paso 3: Insertar tu firma

Para firmar el documento, necesitarás una imagen de tu firma. Si aún no tienes una, puedes firmar en un papel y tomarle una foto o usar una aplicación de dibujo para crearla. Una vez que tengas la imagen, en Google Docs, ve a "Insertar" > "Imagen" > "Subir del ordenador" y selecciona la imagen de tu firma.

Paso 3 Alternativo: Dibujar tu firma

En el documento abierto, ve a 'Insertar' en la barra de menú, luego selecciona 'Dibujo' y 'Nuevo'. Se abrirá una ventana de dibujo. Aquí, haz clic en la línea en la barra de herramientas y selecciona 'Línea a mano alzada'.

Utiliza el ratón (o tu dedo o un lápiz si estás en un dispositivo táctil) para dibujar tu firma en el espacio en blanco. Puedes ajustar el grosor y el color de la línea según lo necesites. Una vez que estés satisfecho con tu firma, haz clic en 'Guardar y cerrar'.

Paso 4: Ajustar la firma

Después de insertar/dibujar la imagen de tu firma en el documento, puedes moverla y ajustar su tamaño según sea necesario. Colócala en el lugar del documento donde debe ir tu firma. Ajusta el tamaño si es necesario para que se vea natural.

Paso 5: Guardar y exportar

Una vez que estés satisfecho con la ubicación y el tamaño de tu firma, es importante guardar los cambios. Luego, para convertir tu documento de nuevo a formato PDF, ve a "Archivo" > "Descargar" > "Documento PDF". Esto guardará el documento firmado como un PDF en tu ordenador.

Imagen | Marcos Merino mediante IA

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Signature Hound se describe como una herramienta online para generar y administrar firmas de e-mail. A su creador (pues la plataforma al completo es obra de un solo hombre), Madison Giles, se le ocurrió la idea de crearla durante el tiempo que trabajó como programador web en una agencia:

"Cualquiera que haya codificado para correo electrónico sabe lo que es una pesadilla. ¡Pues codificar firmas de correo electrónico es 5 veces peor!".

Así que Giles decidió abandonar su puesto de trabajo y lanzarse a la aventura de crear Signature Hound. Y todo el trabajo realizado desde entonces le ha permitido llegar a una conclusión:

"Ahora creo firmemente que es imposible construir una sola plantilla HTML que se represente perfectamente en todos los clientes de correo electrónico.

Signature Hound realmente detecta a qué cliente de correo electrónico está instalando su firma y realiza ajustes entre bastidores en el código específico de ese cliente".

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Así funciona

Esta plataforma nos facilita personalizar nuestra firma, utilizando un selector de estilos y colores y facilitando la integración del logotipo y la imagen de perfil de nuestra empresa.

Pero esta herramienta de personalización no obliga a trabajar desde cero: aquellos usuarios con habilidades de programación podrán cargar sus propias plantillas previas y utilizar Signature Hound para mejorarlas.

Una vez creada la firma, nos facilita el poder compartirla con el resto de empleados (en número ilimitado), que a su vez podrán personalizarla con sus propios datos personales.

Y finalmente, cuando todos los usuarios cuenten con su propia firma, Signature Hound les guiará en la tarea de instalarla en una amplia gama de clientes de correo electrónico diferentes. En el caso de que el nuestro no esté disponible, el sistema nos ofrece la opción de copiar y pegar el código HTML.

Una opción 100% gratuita

Sabiendo todo esto, ¿cuáles son las tarifas para acceder a las diferentes opciones de suscripción de este servicio? Pues bien... ninguna: es gratis. No siempre lo ha sido, eso sí.

Lo que ha ocurrido es que Giles ha conseguido un nuevo trabajo y, al no contar la plataforma con nadie más trabajando en la misma, ha decidido que "ya no puede dar a los suscriptores de pago el apoyo que se merecen", de tal forma que decidió desbloquear todas las características de la opción premium y convertirlas en disponibles para todos los usuarios.

Aunque pueda a sonar a una cosa un tanto jurásica, la firma que colocamos en nuestro email puede ser muy importante a la hora de ofrecer información que ayude a otras personas a saber a qué nos dedicamos.

La gran mayoría de nosotros, seguramente utilizamos Gmail, y llama la atención que esta plataforma no ofrezca demasiadas opciones a la hora de configurar una buena firma. Para eso podemos recurrir a herramientas tan útiles como el generador creado por cloudHQ. Es gratuito, muy fácil de utilizar y sólo necesitarás instalar una extensión.

Personaliza la firma de tu correo según tus necesidades

Sus creadores afirman que una "firma sólida" en nuestro correo electrónico es mucho más que "sólo información de contacto". Nos recuerdan que "algunos destinatarios pasarán más tiempo mirando nuestros correos electrónicos que nuestros adorables rostros en persona", ya que es una gran "oportunidad de promoción".

Una vez que hayamos instalado la extensión para Google Chrome, desde esta herramienta podemos incluir todo tipo de información y multimedia a nuestra firma. A continuación desglosamos algunos ejemplos:

• Una imagen tuya o un logo
• Enlaces a tus redes sociales
• Avisos legales para protegerte a ti o a tus clientes
• Un vídeo de YouTube
• Enlace a una página de venta, a la última entrada de tu blog o un comunicado de prensa
• Un banner promocional
• Un enlace para que los destinatarios puedan programar rápidamente una reunión

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Como podemos comprobar en el vídeo superior (que sirve como tutorial), una vez que hayamos instalado la extensión veremos un icono para seleccionar y crear la firma cada vez que vayamos a componer un nuevo email.

En el lado izquierdo aparecen los diferentes campos que podemos rellenar, divididos por distintas categorías. Existen muchas opciones de personalización: colores, iconos, tamaño y tipo de letra, etc.

En el lado derecho, podemos ver en cada momento una previsualización de la firma, para comprobar cómo llegará cuando pulsemos el botón de enviar. Como vemos, se trata de una herramienta muy útil y sencilla, y a estas alturas es un tanto extraño que Gmail no haya integrado algo parecido de manera oficial.

Si no abusamos y tenemos un poco de corrección estética, siempre resulta agradable y conveniente tener la firma de nuestro correo personalizada. Para hacer esto en Gmail, como en otros servicios (aunque reconozco que hace mucho que no uso otro), había que recurrir a herramientas de terceros. Pero en Gmail ya no es necesario.

A partir de ahora, se podrán incluir en los correos enviados desde Gmail una firma con texto enriquecido que puede contener texto formateado, imágenes y enlaces. Si váis a Configuración, veréis que en la sección de Firma aparece ahora un pequeño editor que nos permite modificar nuestra firma de manera más completa.

Eso sí, hay que tener en cuenta que no se pueden subir imágenes, sino colocarlas desde una URL, por lo que tendrás que tener subida la imagen que quieras incorporar en algún servidor. Lo que sí es posible es utilizar una firma para cada dirección de correo que esté asociada a nuestra cuenta. Esta novedad no está incluida en la versión HTML ni en las versiones móviles.

Anteriormente, esto sólo era posible por medio de extensiones como WiseStamp o scripts de Greasemonkey como Gmail Insert HTML Signature. Ahora, ya puedes prescindir de estos complementos, lo cual siempre le viene bien al navegador para aligerarse. Muy conveniente además si enviamos correos desde diferentes ordenadores donde no podamos instalarlos.

Vía | Official Google Blog