Lo primero que hacía cuando tenía en frente un nuevo ordenador, o formateaba uno antiguo, era centrarme en dos cosas: instalación de drivers y hacerme con el paquete de Microsoft Office. Sabía que existían varias alternativas gratuitas a Office y que no era de obligado cumplimiento tenerlo, pero me lo tomaba algo así como una tradición.

No obstante, con el paso del tiempo me he dado cuenta de que en mi día a día, y debo recalcar que hablo de mis propias circunstancias, por si aún no lo teníais claro, únicamente utilizo Word y Excel de todas las opciones que ofrece el paquete de Office. Hoy en día son herramientas tan básicas que por suerte existen múltiples alternativas que satisfacen mis necesidades. Es por ello que decidí utilizar la versión web y gratuita de Office.

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Requisitos a tener en cuenta

Para acceder a esta versión, tan solo hace falta un requisito: disponer de una cuenta de Microsoft. Bueno, también se requiere una conexión a Internet por si alguien dudaba. Teniendo esto, ya estamos listos para entrar en la web de Office y ponernos a trabajar.

Si os fijáis en la interfaz, puede que os resulte familiar, pues si trabajáis de forma asidua con el paquete Office, es bastante intuitivo y sencillo navegar por los menús que ofrece. En la parte superior izquierda tenemos todas las aplicaciones a las que podemos acceder de manera gratuita, incluyendo Word, Excel, PowerPoint, OutLook, etc.

Dando un paseo por las opciones que tenemos, creo que no hace falta que me detenga en OutLook ni en OneDrive, ya que son herramientas que han permanecido en la web desde sus inicios. Pero si me gustaría hablar de Teams.

Microsoft Teams

Quizás de todo el conjunto de aplicaciones web que ofrece Microsoft, es probable que Teams sea la que más falta haga descargar su versión de escritorio. Y es que si bien las funciones básicas nos pueden ir bien, aquellas tales como el desenfoque de fondo, fondos personalizados, grabación de llamadas, o compartir nuestra pantalla no estarán disponibles en su versión web.

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Además, en caso de que queramos seguir adelante con la versión web de Microsoft Teams, cabe mencionar que es en el navegador Microsoft Edge donde obtendremos un mayor rendimiento, debido a tiempos de carga menores y mayores funcionalidades.

Microsoft Word

Probablemente de todo el paquete Office, sea el más utilizado. Y es que este procesador de textos tiene un largo recorrido en la historia de Windows. Hoy lo mencionamos para hablar de sus funcionalidades en su versión web y algunas acciones que no podremos realizar si no tenemos su versión de escritorio.

Para aquellos que vayan a utilizar únicamente las funciones básicas de Microsoft Word, entre los que me incluyo, no vamos a echar en falta nada. Con una interfaz prácticamente idéntica a su versión de escritorio, podremos cargar cualquier tipo de documento y trabajar sobre él como hasta ahora lo hemos hecho siempre en Word.

Así pues, podremos subir cualquier documento que tengamos instalado en local, cargarlo, e incluso guardarlo en OneDrive si así lo deseamos. Además, también se nos permite guardar nuestro documento en formato PDF. Lo cierto es que para el uso que le he estado dando todos estos años, podría sobrevivir perfectamente sin ninguna otra herramienta.

Junto a esto, desde hace un tiempo es posible también editar texto por medio de la voz gracias a su función de dictado. Esta característica está disponible en multitud de idiomas, incluyendo el español.

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Sin embargo, Microsoft no nos daría acceso a Word de forma gratuita si no estuviera limitada en múltiples aspectos. Para empezar, en web no podremos referenciar, lo que nos impide añadir citas o bibliografía de manera cómoda. Tampoco existiría la colaboración avanzada para hacer seguimiento de los cambios, fusionar documentos, etc.

Las herramientas avanzadas de diseño de página tampoco las tendríamos disponibles en la versión web de Word, así como las de impresión. Además, tampoco podríamos añadir marcas de agua.

Si sois capaces de sobrevivir sin estas funciones, probablemente la versión web de Word sea suficiente para vosotros.

Microsoft Excel

En Excel ocurre tres cuartos de lo mismo. Aquellas funciones básicas por las que se caracteriza esta herramienta van a seguir funcionando igual en su versión web. No obstante, ésta cuenta con una serie de limitaciones que vienen bien saber por si en algún momento nos hace falta acceder a dicha versión.

Para empezar, y lo más importante, no contamos con una herramienta avanzada de fórmulas. Tendremos la posibilidad de escoger muchas de ellas, aunque su utilización resulta más completa en Excel para escritorio. Además, tampoco podremos crear gráficos dinámicos, aunque sí los podemos ver en la web.

En Excel web tampoco tenemos la posibilidad de crear conexiones de datos externas o referencias, además de que tampoco podríamos usar Power View, Power Pivot o slicers ni filtros avanzados.

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Modificar libros de datos resulta cómodo en web, ya que podemos acceder de manera rápida y desde cualquier dispositivo sin tener nada instalado. Aunque quizás algunos echen en falta las funcionalidades que hemos mencionado arriba.

Microsoft PowerPoint

Esta es otra de esas herramientas que sí recomendamos su uso en escritorio, principalmente porque aquí se trabaja con animaciones y contenido multimedia, siendo el rendimiento mejor en la versión mencionada. Además, tenemos también una serie de limitaciones que pueden echar para atrás a algunos usuarios.

Las animaciones y transiciones son limitadas. Solo podremos acceder a un total de 37 animaciones y 8 transiciones. Tampoco podremos añadir animaciones propias. Además, no podremos reproducir vídeos embebidos.

En cuanto al estilo y diseño, también es limitado. La versión web carece de formatos variados y efectos. Tampoco tenemos integración con Excel para gráficos y los encabezados y pies de página son inexistentes en esta versión.

Cómodo si prescindimos de las funciones avanzadas

Como habéis podido comprobar, existen bastantes limitaciones, sobre todo en el ámbito avanzado de cada una de las aplicaciones descritas. No obstante, si nuestro uso habitual se centra únicamente en explotar las funciones básicas y típicas que nos han ofrecido desde siempre en Microsoft, no deberíais de tener ningún problema en usar solamente la versión web.

Ni que decir tiene que también podemos recurrir a otras diversas alternativas gratuitas, como el siempre confiable OpenOffice o LibreOffice.

Las Office Web Apps, para muchos, eran alternativas bastante solventes a otras soluciones presentes en el mercado, como Zoho o Google Drive. Aunque carecían de una función realmente importante para muchos: la capacidad de que varios autores editen simultáneamente un documento. De hecho eso es lo único para lo que utilizo Google Drive.

Microsoft por fin se ha decidido a implementar esta característica en las versiones Web de sus aplicaciones ofimáticas. A pesar de que la mostraron hace algún tiempo, ya iban con retraso.

Han implementado esta edición, de momento, en las Office Web Apps de Office 365 y de los clientes que no son de pago (aquellos que simplemente utilizan SkyDrive). Aquel usuario que edite en la aplicación de escritorio deberán guardar para que los cambios se reflejen en la versión Web (y, por tanto, para que los otros autores vean los cambios realizados por él).

Hay más novedades, como nuevas características en Word Web App (posibilidad de introducir números de página, tablas con estilo, autoguardado) y algunas en Office 365 Hogar, (como poder compartir una única suscripción con hasta cuatro Microsoft Account adicionales).

¿Era necesario? Desde luego

Office se estaba quedando muy atrás con respecto al resto de la competencia en este apartado. Apple ha sido el último en incorporarse con una suite que Microsoft tilda de «debilitada y diluida». Y es que, desde luego, es una vergüenza para el rey de la ofimática que rivales supuestamente (nótese la itálica) más débiles le superen en estos aspectos, tan básicos hoy en día.

Además, estando estas webapps (y también las aplicaciones de escritorio) integradas con la solución colaborativa de Office (SharePoint), era obvio que tarde o temprano tendría que aparecer esta característica. ¿Podría estar mejor implementada? Desde luego: la edición colaborativa en las aplicaciones de escritorio debería ser la próxima prioridad de Microsoft en este ámbito.

Espero que no se quede atrás y que siga enriqueciéndose en características, sobre todo para que los otros actores de este mercado reaccionen a ese movimiento y para que, en definitiva, tengamos las mejores aplicaciones que sea técnicamente posible conseguir.

Más información | Office 365 Blog

Los de Redmond siguen mejorando su suite ofimática en la nube, esta vez con la posibilidad de colaborar en tiempo real en un documento. Hasta ahora, varios usuarios podían editar el mismo documento a la vez, pero ninguno veía los cambios del otro hasta que no se guardaban.

Con esta nueva característica no sólo verás lo que escriba el otro de manera instantánea: también funcionará con los cambios de formato, nuevas imágenes... En Excel, por ejemplo, se reflejarán los cambios que hagas a nivel de celda y se actualizarán los gráficos al momento.

De momento es sólo una pequeña vista previa de la que no tenemos muchos más detalles, y no estará disponible hasta dentro de unas semanas. Probablemente en el Build nos comentarán algo más sobre Office Web Apps y esta colaboración en tiempo real. Mientras, os dejamos con el vídeo en el que Microsoft explicaba esta característica.

Vía | Xataka Windows

En febrero Office Web Apps se actualizó añadiendo nuevas funcionalides, como la posibilidad de copiar y pagar imágenes desde la web. Ahora, la herramienta de edición online de Microsoft, ha añadido dos nuevas características muy interesantes e importantes para seguir su expansión: edición colaborativo en tiempo real y soporte para tablets con Android.

La edición en tiempo real permitirá, en los próximos meses (tiempo en que se active para todos los usuarios), mostrar inmediatamente los cambios y modificaciones que están realizando otros usuarios en un documento, sin necesidad de recargar la página. Gracias a la edición colaborativa se facilitará enormemente la tarea de realizar trabajos o documentos en equipo, característica que hasta ahora solo soportaba Google Drive.

Por otro lado se ha añadido soporte para tablets con Android. Los usuarios con dispositivos compatibles podrán editar documentos directamente desde Chrome, al igual que sucede actualmente en el iPad y tablets con Windows 8. La edición en tiempo real con compañeros va a suponer una característica muy importante a la hora de decidir entre usar Office Web Apps o Google drive, por ejemplo. Quizás Microsoft ha llegado algo tarde pero, más vale tarde que nunca.

Fuente | Office 365

Microsoft sigue añadiendo características a sus productos online en un proceso de mejora continua que comenzó ya hace un tiempo. Ahora le toca el turno a las Office Web Apps, que añaden cuatro nuevas características de edición. Es la primera actualización desde la gran renovación que sufrieron en el pasado octubre.

Las novedades introducidas afectan a los principales programas, Word, Excel o PowerPoint. Vamos a ver en qué consisten:

• Permite copiar y pegar imágenes desde la web en un documento abierto a través del navegador, donde en otra pestaña podemos estar seleccionando una imagen para crear una presentación, por ejemplo. Ahora podemos seleccionar la opción de copiar imagen y pegarla directamente en el documento sin abandonar el navegador o tener que descargarla para luego volver a subirla.

• Otra opción muy interesante es que el menú contextual de formato ahora aparece justo cuando realizamos una selección de texto. Algo muy útil para añadir una negritas, cursivas o dar formato a un título...

• También nos permite cambiar el diseño de una diapositiva también desde el menú contextual, sólo con pulsar el botón derecho del ratón. Además podemos copiar y pegar elementos de una diapositiva a otra de forma sencilla.

• Por último tenemos la opción de ver y editar los comentario en Excel. Además este programa se inicia ahora más rápido e incorpora opciones para trabajar desde equipos táctiles que nos permiten seleccionar una casilla con un toque y ampliar la selección arrastrando hasta añadir todas las celdas deseadas.

Son mejoras necesarias, aunque el tema de las imágenes, en las pruebas que he estado realizando no han acabado de funcionar bien. Por otro lado la pregunta que me surge siempre que utilizo las Office Web Apps es, ¿podría trabajar sólo con estas herramientas online? Cada vez estoy más convencido de que para el uso que hago no tendría mayor inconveniente.

Eso sí, hay una característica que Microsoft debería resolver para que fuera más cómodo. Bastaría con añadir la posibilidad de abrir un documento, que recibimos por correo electrónico, por ejemplo, directamente con las Office Web apps en el menú contextual, seleccionándola desde "Abrir con". Sólo con esto para mi sería una opción mucho más cómoda y prácticamente no tendría sentido tener instalada una suite ofimática en mi equipo.

Más información | Blog Office Web Apps En Genbeta | SkyDrive ahora permite ver y editar documentos sin necesidad de tener una cuenta de Microsoft

SkyDrive, el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft, ha añadido una serie de novedades. Office Web Apps, la herramienta para visualizar y editar documentos de Word, PowerPoint, Excel y OneNote, ha incorporado la posibilidad de compartirlos y posteriormente abrirlos sin necesidad de iniciar sesión.

Una vez accedamos al documento en cuestión que queramos compartir con compañeros nos aparecerá una nueva opción llamada "Compartir" en el menú de herramientas. Podremos configurarlo como solo lectura o ver y editar, inmediatamente nos generará un vínculo que será la el que tenemos que indicar a nuestros amigos para que puedan visualizarlo o editarlo sin necesidad de iniciar sesión. Otra opción que está disponible es la posibilidad de compartir con un usuario en concreto, mediante su correo electrónico.

Se trata de un cambio sencillo pero que, en ocasiones en las trabajamos en grupo y alguno de los componentes no dispone de una cuenta en Microsoft, puede llegar a evitar diversos quebraderos de cabeza y pérdida de tiempo. Ten en cuenta que estos enlaces podrán ser accesibles por cualquier persona, por lo que deberías de evitar hacer público archivos confidenciales o comprometidos, nunca sabes en que manos puede acabar.

Es un cambio interesante y que otros servicios rivales todavía no disponen. Google Drive, por ejemplo, permite compartir documentos con cualquier usuario sin necesidad de cuenta, pero dicho usuario no podrá editar el documento a no ser que le hayamos asignado el permito adecuado en concreto.

Fuente | Windows Blog Sitio oficial | SkyDrive

A mediados del pasado mes de Julio Microsoft renovó por completo sus aplicaciones en la nube, mejorando mucho todas las aplicaciones ofimáticas para trabajar online que tenía disonibles. Pues bien ahora ha llegado el momento de acabar la fase de pruebas y Office Web Apps termina su etapa Preview y ya está disponible para todos.

Por supuesto, la adaptación a la interfaz Modern UI es obligatoria, como forma de unificar la apariencia de todas las aplicaciones en lo que Microsoft está poniendo mucho empeño. Entre las mejoras que se pueden destacar se podrían citar las co-autoría en todas las aplicaciones web, que ya estaba presente en Word o Excel pero a la que ahora también se suma PowerPoint.

Pero además de las nuevas características que se añadieron a mediados de Julio, la sensación que me queda probando la suite es que ha quedado mucho más pulida. En el uso de la versión Preview lo cierto es que me fallaban bastantes documentos a la hora de editar, tanto online como al pasar a la versión instalada en local. Ahora es mucho más estable. Y más rápida, un 30% según afirma desde Microsoft.

Además han incorporado, como no podría ser de otra manera, el soporte táctil. De esta manera podemos realizar gestos táctiles para su manejo, como pellizcar, deslizar, y arrastrar. La selección de texto es sencilla y con un toque rápido en el área seleccionada, muestran las opciones de contexto para que la edición sea muy fácil.

Esperemos que Microsoft no pare aquí y siga apostando por las Office Web Apps. Lo que me queda la duda es si esta versión online es mejor que el Office 2010 Starter al que sustituía según los planes de la compañía. Por un lado creo que perdemos en Word y Excel, pero ganamos un PowerPoint y un OneNote, que mejoran mucho el global de la suite.

Más Información | Inside SkyDrive Blog
En Genbeta | Microsoft adapta las Office Web Apps a Office 2013 y añade nuevas funcionalidades

La versión móvil de SkyDrive.com y la de Office 365 se ha actualizado y ahora permite a los usuarios de estos servicios visualizar los documentos almacenados allí directamente desde el navegador de nuestro smartphone, ya sean de Word, de Excel o de PowerPoint.

De ese modo podremos visualizar (no editar, que yo sepa) nuestros documentos para consultar algún dato. No es, evidentemente, la mejor manera de hacerlo ni la más cómoda (por ejemplo, yo he intentado visualizar un documento con dibujos y como podemos imaginar han salido totalmente descuadrados, si bien el texto lo he leído de maravilla), pero para un aprieto puede servirnos. Se conservan muchas de las características (SmartArt, imágenes, formas…), eso sí.

De hecho deberíamos poder utilizar gestos táctiles para desplazarnos por los documentos (por ejemplo, para movernos entre diapositivas de PowerPoint deberemos arrastrar hacia los lados de la pantalla). Destacar que los documentos de Excel se muestran de manera muy similar a como aparecerían en otro dispositivo, incluso usando características avanzadas de la aplicación.

Esta característica puede ser utilizada desde iOS 5 o superior y Android 4.0 o superior; se supone que también funcionaría en Windows Phone 7.5, pero al menos en mi caso al abrir un documento se ha acabado ejecutando Office Mobile, por lo que no he podido probarlo.

Más información | Office Web Apps

Con la renovación de las Office Web Apps, de SkyDrive y la llegada de Outlook.com Microsoft ha dado un gran salto de calidad en las herramientas online que tenía disponibles. Por eso he querido probar cómo sería trabajar sin una suite ofimática instalada en mi equipo. Es una pequeña prueba para estar quice días de trabajo normal con mi equipo y ver cómo trabajar con Office Web Apps sin otras aplicaciones ofimáticas instaladas. Claro que para ello necesitamos tener siempre una conexión de Internet a mano. Veamos como podemos trabajar.

Estas herramientas online de Microsoft ya estaban disponibles desde hace tiempo, pero ahora con el rediseño que han sufrido y las mejoras de algunas de sus funcionalidades han dado un salto de calidad. El resultado es que trabajar ahora sólo con las herramientas online es un poco más sencillo.

Bien con los documentos que intercambiamos online

Una cuestión muy cómoda, cuando realizamos cambios en algún archivo que hemos recibido por correo, es que al finalizar la edición nos ofrece enviar un correo al remitente avisando de los cambios que hemos realizado en el documento y con un enlace al mismo almacenado en SkyDrive.

Si hemos recibido una serie de imágenes podemos verlas todas en formato presentación y a pantalla completa, si así lo deseamos. Una forma muy cómoda de visualizar las fotografías sin necesidad de tener que guardarlas en local en nuestro equipo. O por lo menos guardar sólo aquellas que nos interesen.

Además en el correo electrónico nos aparecen los archivos como un carrusel de miniaturas donde ya es muy fácil seleccionar las que deseamos para su descarga. Podemos descargar de forma individual, o todos los archivos recibidos de forma conjunta comprimidos en formato Zip, que es lo más cómodo cuando son múltiples los adjuntos recibidos.

La única pega que le pondría es que no tiene, de momento, vista previa para archivos en formato PDF que tenemos que descargar en nuestro equipo para visualizar, o hacerlo a través de un visor externo, como Acrobat Reader. No es que resulte especialmente incómodo, se descarga e Internet Explorer nos ofrece guardar o abrir, así que directamente lo tenemos en pantalla, pero sería mejor si tuviera soporte directamente.

Poco productivo con los documentos almacenados en local

Hasta ahora hemos visto algunas de las cuestiones con las que podemos tener visualización y edición de archivos con las Office Web Apps cuando los recibimos por correo. Pero ¿qué pasa si los tenemos en local o nos los pasan a través de una memoria USB? En este caso se pierde parte del atractivo, de la productividad, para trabajar con Office online. Pero también ha mejorado mucho gracias a SkyDrive y su cliente de escritorio.

En este caso lo que he hecho es guardar directamente los archivos en mi carpeta de SkyDrive. Para visualizarlos, en lugar de abrir un Office, lo que tenemos que hacer es abrir un navegador e introducir las credenciales para acceder online a SkyDrive. Y a partir de aquí trabajamos igual que si tuviéramos instalada una aplicación ofimática.

La apertura de documentos, trabajar con ellos desde la nube, editarlos y guardarlos es realmente buena. La sincronización entre la nube y nuestros archivos en local también se realizan de forma correcta. Además si hay algún pequeño problema siempre nos avisa y nos propone varias alternativas para solucionarlo, ya sea guardar una copia, descartar los cambios o no hacer nada.

Puede que nos parezca poco productivo trabajar de esta manera. Es cierto que primero tenemos que guardar el documento en SkyDrive y este es el mayor inconveniente. Sobre todo si lo comparamos con una versión de Office u otro programa ofimático instalado, donde sólo tenemos que hacer doble click con el archivo para que se abra. Si consiguieran mejorar este aspecto, para que nos permitiera abrir directamente el archivo en el navegador, sería perfecto.

Una versión básica, al que le faltan algunos detalles

Por último, una cuestión que debemos tener en cuenta es que la versión online de Office se trata de una versión básica. Hay algunos aspectos que no vamos a poder realizar con esta versión. Aunque mejora el Office Starter 2010, algunas cosas siguen faltando. La comparación de la imagen podéis ver la diferencia de opciones que tenemos para insertar entre la opción web, y la opción instala de Word.

Para los usuarios domésticos puede ser más que suficiente, pero si hacemos un uso que se salga un poco de la norma se queda corto. Basta con tener que editar fórmulas, o algo tan sencillo como un encabezado o pie de texto no es posible hacerlo online.

Por eso creo que todavía es necesario mantener una suite ofimática instalada. Si es MS Office mejor, ya que tenemos una gran integración, tanto desde los documentos que tenemos guardados en SkyDrive hacia su edición con Office instalado en nuestro equipo como viceversa. Es más fácil decidir dónde queremos guardar los documentos, si en local o en la nube al igual que su edición. Y este es uno de los grandes activos de Office que dudo mucho que quiera perder.

En Genbeta | Microsoft adapta las Office Web Apps a Office 2013 y añade nuevas funcionalidades

Con la presentación de Office 2013 y su integración con SkyDrive faltaba una pieza para completar el puzzle. Ahora parece completo puesto que Microsoft adapta las Office Web Apps a Office 2013 y añade nuevas funcionalidades, en la más ambiciosa de las renovaciones que han realizado desde su lanzamiento según la compañía.

Más allá de la adaptación de la intefaz para que escritorio y nube sean iguales, con la ribbon que podemos ocultar o mostrar, o si las etiquetas del menú están en mayúsculas, lo cierto es que todo el desarrollo de funcionalidades ha sido creado pensando para mantener el formato del documento según fue creado, que sea accesible desde cualquier lugar y que sea muy sencillo compartir y colaborar en su edición.

Mejoras en las aplicaciones

Por ejemplo, los usuarios de Word tienen ahora más control sobre la disposición del texto, incluyendo el tamaño de página, márgenes, el espaciado entre párrafos, la sangría, etc. También se añade la funcionalidad de contar palabras a petición de los usuarios, aunque de momento no está disponible para un párrafo que hayamos seleccionado. Además nos ofrece una estimación de las palabras, no un conteo exacto. Por último han añadido la posibilidad de añadir comentarios a documentos compartidos por otros sin necesidad de editarlos, para poder facilitar el trabajo colaborativo o las correcciones.

En Excel podemos utilizar más tipos de análisis de datos, con tablas dinámicas y más tipos de gráficos. Además se ha incluido una vista de impresión amigable, que nos mostrará una vista previa de como sería el documento y después podemos seleccionar donde imprimimos. En Word, sólo tenemos la opción de imprimir a PDF. Una vez pasado a PDF ya podremos imprimir según las opciones que tengamos configuradas en nuestro equipo.

PowerPoint agrega la posibilidad de editar las transiciones y animaciones desde el navegador. También se mejoran las posibilidades de su reproducción. Además se añade la posibilidad de editar también presentaciones de forma colaborativa, algo muy interesante para muchos usuarios, puesto que la presentación muchas veces es el paso final de un trabajo en grupo.

Rendimiento y uso desde cualquier dispositivo

Office Web Apps están diseñadas para funcionar en cualquier navegador y también en dispositivos móviles. Además se ha mejorado de forma notable el rendimiento para facilitar el trabajo con documentos de gran tamaño. Sin embargo ,en las pruebas que he estado realizando me he encontrado con diversos fallos y problemas que me obligaban a cargar otra vez el documento.

De todas formas parece una actualización muy necesaria si quieren ofrecer un producto que sustituya a Office Starter. Sin embargo su gran rival en este aspecto es Google Docs. Y es contra este con el que deben luchar. Las mejoras para el uso táctil y en móviles y tablets es un primer paso, pero todavía hay mucho camino por recorrer.

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