Con Microsoft Excel pueden hacerse auténticas maravillas, pero también grandiosas metidas de pata. Porque la hoja de cálculo te permite hacer presupuestos, estimaciones, balances de caja, horarios, análisis de datos... de todo. Por supuesto, es uno de los programas responsables de llevar la contabilidad de numerosas empresas.

Pero todo gran poder conlleva una gran responsabilidad y esa cifra que se nos cuela o esa fórmula mal puede parecer un pequeño detalle, pero puede tener consecuencias catastróficas para el bolsillo. Hemos recopilado alguna de las pérdidas de millones más sonadas en empresas y todas tienen un denominador común: se deben a un fallo de Excel.

Malditos errores humanos

El oro se lo lleva (o mejor dicho, lo pierde) la Alianza Bancaria Irlandesa y lo peor es que lo hicieron por ahorrarse dinero.  Eso sí, en este caso no solo hay fallo de Excel sino también manipulación de datos. La Alianza no estaba dispuesta a pagar 10.000 dólares para recibir datos de control directos directamente de Reuters, así que el operador estadounidense John Rusnak descargó los datos de Reuters en una hoja de cálculo y sustituyó los enlaces a su hoja de cálculo privada y manipulada. 

Las pérdidas totales ocultas por el fraude superaron los 700 millones de dólares. Rusnak tuvo que dar explicaciones de sus prácticas al FBI, como explica El País, pero hay otra realidad: una herramienta de auditoría encontró enlaces externos en la hoja de cálculo clave y si hay un error en ellos, afecta a la propia hoja.

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Seguimos con un fallo garrafal que costó 980 millones de coronas noruegas al fondo soberano de Noruega (unos 86 millones de euros) a principios de este año. El error estaba relacionado con el cálculo de su índice de referencia obligatorio, más concretamente con una simple fecha incorrecta. Pero ojo que estos fallos no siempre salen mal: la misma entidad metió la pata en 2021 y como resultado, ganó 582 millones de coronas noruegas, según recoge Slashdot.

24 millones de dólares en contratos le costó un error de Excel a la corporación TransAlta hace más de 20 años. Un fallo en las licitaciones le permitió obtener más contratos energéticos en Estados Unidos de lo esperado y a precios más altos de los que estaba dispuesto a pagar. Al parecer, en Excel con la clasificación y ordenación de las ofertas alguien copió y pego mal. Quédate con este fallo porque es bastante común, lo veremos más veces y sale caro.

De Noruega nos vamos a Escocia, donde en plena pandemia una revisión del Servicio Nacional de Salud dio con un error humano de 2012 asociado a las especificaciones del flujo de aire pautadas para las salas de la UCI, como explica BBC. Pues bien, el caudal de aire era incorrecto respecto a lo pautado y tuvieron que repararlo, lo que supuso un gasto de 16 millones de libras (unos 19 millones de euros).

La Agencia Nacional de Gestión del Tesoro irlandesa adquirió un fondo en dólares, pero no dejó constancia de ello en su hoja de cálculo. En su lugar, alguien puso puso el euro como moneda. Como explica RTE, cuando se descubrió el error, el tipo de cambio del dólar había cambiado en contra de la inversión de la entidad. Como consecuencia, el rendimiento de la inversión había caído 750.000 euros. En resumen, el Fondo Estatal para el Empleo había perdido 750.000 euros por un error humano.

Nos vamos hasta Pensilvania, donde un auditor puso bajo la lupa los datos de transporte escolar de los cursos que van 2013-14 a 2016-17. En este caso el fallo estaba en la cantidad de millas recorridas y días operativos del servicio, como detalla Pocono Record. En el caso de la distancia, para su estimación no usaron datos promedio, sino acumulaciones. Respecto a los días, había fórmulas duplicadas para algunas actividades. La consecuencia fue cuantiosa: casi medio millón de dólares de más.

Copiar y pegar es una bendición, pero a veces el dedo o los formatos nos juegan una mala pasada. Y sino que se lo digan a la oficina del Sheriff del condado de Clallam County y su presupuesto de 2017. Al parecer, las hojas de cálculo se enviaron por correo electrónico entre la oficina y el administrador y como fruto de ese copia y pega de fórmulas negligente, al condado le costó casi medio millón de dólares, según recoge Peninsula Daily News.

Una versión anterior de este artículo se publicó en 2024

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Usar las hojas de cálculo de Excel puede ser una experiencia muy repetitiva, y por tanto, tediosa en algunas ocasiones. Sin embargo, la herramienta cuenta con diversas capas de profundidad a la hora de querer rellenar documentos, pudiendo facilitarnos la vida con su infinidad de comandos y funciones.

En este artículo hemos querido recopilar algunos de los trucos más destacados para ahorrar tiempo cuando lidies con Excel. Si logras memorizarlos, trabajar con sus hojas de cálculo te resultará pan comido, por lo que te recomendamos echarle un vistazo y juzgar por ti mismo.

Personalizar atajos rápidos

Imagen: Xataka.com

En las últimas versiones de Microsoft Excel, puedes ahorrar tiempo utilizando atajos rápidos que aparecen en la barra superior en forma de iconos. Estos atajos predeterminados nos permiten acciones como 'Guardar automáticamente', 'Guardar', 'Deshacer' y 'Rehacer', pero puedes personalizarlos según tus necesidades.

Para hacerlo, haz clic en la flecha hacia abajo de la barra superior y selecciona los elementos que deseas incluir como atajos rápidos. Si deseas ocultar algún atajo, simplemente desmárcalo. De esta manera, tendrás un acceso más rápido a las funciones que usas con mayor frecuencia.

Resaltar duplicados

En ocasiones resulta práctico encontrar y señalar los datos que se repiten en una hoja de cálculo de Excel. Aunque existen distintas maneras de hacer esto, la más sencilla es mediante la función de resaltado de celdas por condiciones, que resalta las cifras que se duplican.

Para aplicar esta función, primero selecciona las filas o columnas que deseas analizar y luego cambia a la pestaña 'Inicio' de la barra superior de Office. A continuación, haz clic en 'Formato condicional' y elige la opción de 'Valores duplicados' dentro del submenú de 'Reglas' para resaltar celdas. Finalmente, confirma la selección pulsando Aceptar y los valores duplicados se mostrarán en un color distinto al resto de la hoja de Excel.

Ordenar celdas alfabéticamente

En Excel, es muy útil poder ordenar una tabla de datos de forma alfabética o numérica para facilitar la interpretación de los datos y evitar confusiones. Afortunadamente, ordenar una tabla en Excel es muy fácil, solo necesitas seleccionar las celdas que quieres ordenar y hacer clic en la pestaña 'Inicio' de la barra de herramientas superior de Excel. Luego, en el grupo de herramientas de 'Edición', toca en la opción 'Ordenar y filtrar' y elige si deseas ordenar de forma ascendente (de A a Z o de menor a mayor) o descendente (de Z a A o de mayor a menor).

Si quieres mantener la relación con las celdas adyacentes, selecciona la opción 'Ampliar la selección' cuando Excel te lo pregunte. De esta manera, toda la información que se encuentra en la misma fila o columna que la celda que estás ordenando se moverá junto con ella, manteniendo la coherencia en la tabla de datos.

Fijar una columna o fila

Cuando trabajas con una tabla de Excel que contiene una gran cantidad de datos, es común tener que desplazarte horizontal o verticalmente para visualizar toda la información. Sin embargo, al hacer esto, las cabeceras de las columnas o filas quedan fuera de la vista, lo que puede dificultar su interpretación. Para solucionar este problema, puedes fijar ciertas columnas o filas para que se mantengan siempre visibles.

Para fijar columnas o filas en Excel, primero selecciona la columna o fila que deseas fijar. Luego, accede a la pestaña 'Vista' y haz clic en la opción 'Inmovilizar'. En el submenú que se despliega, elige la opción que corresponda a tu necesidad: 'Inmovilizar paneles' fijará todas las filas y columnas seleccionadas, 'Inmovilizar fila superior' mantendrá siempre visible la primera fila e 'Inmovilizar primera columna' mantendrá visible la primera columna aunque te desplaces a la derecha. De esta manera, podrás trabajar con tus datos sin perder de vista las cabeceras de la tabla.

Cambiar filas por columnas

Si tienes una tabla de datos que originalmente está en formato horizontal o vertical y quieres cambiar su orientación, Excel tiene una herramienta para transponerla, eliminando así el problema de elección entre ejes.

Para hacerlo, primero debes seleccionar todas las filas y columnas de la tabla y copiarlas al portapapeles con la combinación de teclas CTRL + C. A continuación, selecciona una celda vacía y haz clic derecho para elegir 'Pegado especial'. En el menú que aparece, selecciona 'Transponer' para invertir la orientación de la tabla, cambiando las filas por columnas y viceversa.

Conocer el número de días entre dos fechas

Excel cuenta con una función para averiguar fácilmente el número de días que existe entre dos fechas del documento. Para ello podemos hacerlo mediante la función 'DIAS(fecha_final;fecha_inicial)'.

Basta con añadir esta función a la celda que quieras y añadir una fecha final e inicial en formato dd/mm/aaaa. También puedes incorporar la posición de las celdas que incluyen las fechas dentro de la función.

Pasar una tabla de PDF a Excel

Imagen: Xataka.com

Las hojas de cálculo de Excel suelen ser archivos con extensión XLS o XLSX, pero en algunas ocasiones puede que tengas que lidiar con situaciones en las que recibes una tabla dentro de un archivo PDF y necesites importarla a Excel. Afortunadamente, Excel cuenta con una herramienta que te puede ser de ayuda para obtener datos desde archivos.

Para utilizar esta herramienta, lo primero que debes hacer es crear una nueva hoja en blanco en Excel y luego acceder a la pestaña 'Datos'. A continuación, selecciona la opción 'Obtener datos' y elige la opción 'Desde un archivo'. Si tienes la opción, elige 'Desde un PDF'. En caso contrario, elige 'Desde el texto/CSV'.

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Luego, elige el documento PDF que contiene la tabla que deseas importar y haz doble clic en su nombre. Se mostrará una previsualización de la tabla y deberás seleccionar el campo llamado 'Table' haciendo doble clic y pulsando el botón de 'Cerrar y cargar'.

Insertar bordes diagonales en una celda

Imagen: Xataka.com

Microsoft Excel mantiene las opciones para configurar los bordes de una celda siempre visibles en la pestaña Inicio, pero hay opciones avanzadas donde encontramos otro tipo de bordes. Por ejemplo, puedes añadir un borde en diagonal a una celda.

• Selecciona la celda.
• En la pestaña 'Inicio', haz clic en la flecha en el botón de 'Bordes'.
• Elige 'Más bordes'.
• En la previsualización, haz clic en mitad de la celda.

Insertar menú desplegable

Si quieres asegurarte de que los datos en tu tabla de Excel sean homogéneos, una opción es crear una lista cerrada de valores posibles para un campo en particular. De esta manera, los usuarios solo podrán elegir un valor de una lista predeterminada, en lugar de escribir cualquier dato que deseen. Para hacerlo, puedes crear una lista desplegable en una celda.

• Comienza seleccionando una celda.
• Haz clic en la pestaña 'Datos'.
• Selecciona 'Validación de datos'.
• Escoge 'Lista'.
• Escribe los elementos que deseas que aparezcan en la lista, separados por una coma y sin dejar espacios.

Automatizar Excel con macros

Si utilizas Microsoft Excel con frecuencia, es posible que tengas que realizar tareas repetitivas al trabajar con hojas de cálculo. Una manera de ahorrar tiempo y evitar errores es utilizar macros de Excel. Las macros son una herramienta que te permite grabar una serie de acciones que haces en Excel y luego reproducirlas cuando las necesites.

Para crear una macro, debes ir a la pestaña de 'Vista' en la barra superior y seleccionar 'Macros'. A continuación, debes elegir la opción 'Grabar macro' y darle un nombre y un atajo. Después de hacer esto, puedes realizar las acciones que quieres que se graben en la macro en la hoja de cálculo. Una vez que hayas terminado, detén la grabación.

Cuando quieras utilizar la macro, sólo necesitas presionar el atajo de teclado que le asignaste. Excel repetirá automáticamente las acciones grabadas en la macro, ahorrando mucho tiempo en tus tareas.

Mantener números acabados en cero

A veces, cuando se intenta escribir un número que empieza por cero en Microsoft Excel, el programa elimina el cero inicial de forma automática, lo cual puede ser un problema si necesitas mantenerlo.

Para solucionar esto, se puede añadir un apóstrofo antes del número que comienza por cero para que Excel lo reconozca como un valor de texto en lugar de un número. Por ejemplo, si quieres escribir 0123456789, en Excel deberás escribir '0123456789.

Corregir texto automáticamente

Imagen: Xataka.com

• Abre el menú 'Archivo'.
• Haz clic en 'Opciones' y luego entra en 'Revisión'.
• Pulsa 'Opciones de Autocorrección'.
• Añade el texto que quieres reemplazar en 'Reemplazar' y el texto que se usará, en 'Con'.
• Pulsa Aceptar.

Completar celdas con datos recurrentes

En ocasiones, trabajar con Excel puede resultar extremadamente repetitivo, ya que lidiarás con fórmulas y procedimientos muy recurrentes para completar documentos. Sin embargo, con el sencillo comando CTRL + Shift + E podrás completar texto de manera automática.

CTRL + Shift + E sirve para completar celdas con una cadena de caracteres que ya haya aparecido en otra celda. De esta manera, no tendrás que escribir a mano datos concretos de una columna.

Es más fácil explicar el procedimiento con un ejemplo práctico. Y es que si tenemos una columna en la que aparece una lista con el nombre completo de algunas personas, otra con solo el nombre y otra columna con solo los apellidos, podrás completar las columnas de nombre y apellidos por separado con tan solo poner el primer nombre o el primer apellido.

Siguiendo con este ejemplo, una vez hayas escrito el primer nombre, baja a la siguiente celda de la columna, presiona CTRL + Shift + E y verás como todas las celdas de la columna se rellenan con únicamente el nombre de la lista de nombre completo. Lo mismo ocurrirá con la tabla de apellidos.

Sumar todos los números de una tabla

Si estás haciendo gestiones de contabilidad esta función te resultará muy útil, y es que con tan solo seleccionar las celdas que deseas sumar y presionar el comando de ALT + =, la suma de todas las cifras se mostrará en la fila de celdas vacía que tengas justo debajo.

Este sencillo truco es una abreviación de la fórmula de suma de Excel, aunque con este atajo podrás realizar esta función de manera mucho más rápida.

Más fórmulas destacadas

• SUMA. Esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo:=SUMA(A1:A50)
• PROMEDIO. Esta fórmula devuelve promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Ejemplo:=PROMEDIO (A2:B2)
• MAX y MIN. Esta fórmula te devuelve el mayor valor o el menor valor del conjunto que le pases como parámetro. Ejemplo:=MAX(A2:C8)
  /=MIN(A2,B4,C3,29)
• SI.ERROR. Sirve para devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error, como al aparecer divisiones por cero. Ejemplo:=SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")
• SI. Devuelve un valor distinto según si se cumple una condición o no. Ejemplo:=SI(B2="Madrid","España","Otro país")
• CONTARA. Esta fórmula sirve para contar cuántos valores hay en la selección que le pases, ignorando solo las celdas que estén vacías. Ejemplo:=CONTARA(A:A)
• CONTAR.SI. Parecida a la anterior, pero cuenta los valores siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos que le indiques como parámetro. Ejemplo:=CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")
• ALEATORIO.ENTRE. Devuelve un número aleatorio entre los dos números que le pases como parámetros. Ejemplo:=ALEATORIO.ENTRE (1,10)
• AHORA. Genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan. Ejemplo:=AHORA()
• HIPERVINCULO. Te permite crear un enlace en Excel con un texto personalizado. Ejemplo:=HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")
• REEMPLAZAR. Con esta fórmula puedes insertar o reemplazar parte de un texto, en una posición concreta. Ejemplo:=REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")
• CONCATENAR. Devuelve como resultado la unión de los valores de las celdas que le pases como parámetro. Ejemplo:=CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)
• ESPACIOS. Elimina los espacios adicionales que haya en el texto que le pases como parámetro. Ejemplo:=ESPACIOS ( F3 )
• ENCONTRAR. Te devuelve la posición en la que se encuentra un texto dentro de otro, o un error si no se encuentra el texto. Ejemplo:=ENCONTRAR ( "aguja", "pajar" )

Una versión anterior de este artículo se publicó en 2024.

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Con Microsoft Excel pueden hacerse auténticas maravillas, pero también grandiosas metidas de pata. Porque la hoja de cálculo te permite hacer presupuestos, estimaciones, balances de caja, horarios, análisis de datos... de todo. Por supuesto, es uno de los programas responsables de llevar la contabilidad de numerosas empresas.

Pero todo gran poder conlleva una gran responsabilidad y esa cifra que se nos cuela o esa fórmula mal puede parecer un pequeño detalle, pero puede tener consecuencias catastróficas para el bolsillo. Hemos recopilado alguna de las pérdidas de millones más sonadas en empresas y todas tienen un denominador común: se deben a un fallo de Excel.

Malditos errores humanos

El oro se lo lleva (o mejor dicho, lo pierde) la Alianza Bancaria Irlandesa y lo peor es que lo hicieron por ahorrarse dinero.  Eso sí, en este caso no solo hay fallo de Excel sino también manipulación de datos. La Alianza no estaba dispuesta a pagar 10.000 dólares para recibir datos de control directos directamente de Reuters, así que el operador estadounidense John Rusnak descargó los datos de Reuters en una hoja de cálculo y sustituyó los enlaces a su hoja de cálculo privada y manipulada. Las pérdidas totales ocultas por el fraude superaron los 700 millones de dólares. Rusnak tuvo que dar explicaciones de sus prácticas al FBI, como explica El País, pero hay otra realidad: una herramienta de auditoría encontró enlaces externos en la hoja de cálculo clave y si hay un error en ellos, afecta a la propia hoja.

Seguimos con un fallo garrafal que costó 980 millones de coronas noruegas al fondo soberano de Noruega (unos 86 millones de euros) a principios de este año. El error estaba relacionado con el cálculo de su índice de referencia obligatorio, más concretamente con una simple fecha incorrecta. Pero ojo que estos fallos no siempre salen mal: la misma entidad metió la pata en 2021 y como resultado, ganó 582 millones de coronas noruegas, según recoge Slashdot.

24 millones de dólares en contratos le costó un error de Excel a la corporación TransAlta hace más de 20 años. Un fallo en las licitaciones le permitió obtener más contratos energéticos en Estados Unidos de lo esperado y a precios más altos de los que estaba dispuesto a pagar. Al parecer, en Excel con la clasificación y ordenación de las ofertas alguien copió y pego mal. Quédate con este fallo porque es bastante común, lo veremos más veces y sale caro.

De Noruega nos vamos a Escocia, donde en plena pandemia una revisión del Servicio Nacional de Salud dio con un error humano de 2012 asociado a las especificaciones del flujo de aire pautadas para las salas de la UCI, como explica BBC. Pues bien, el caudal de aire era incorrecto respecto a lo pautado y tuvieron que repararlo, lo que supuso un gasto de 16 millones de libras (unos 19 millones de euros).

La Agencia Nacional de Gestión del Tesoro irlandesa adquirió un fondo en dólares, pero no dejó constancia de ello en su hoja de cálculo. En su lugar, alguien puso puso el euro como moneda. Como explica RTE, cuando se descubrió el error, el tipo de cambio del dólar había cambiado en contra de la inversión de la entidad. Como consecuencia, el rendimiento de la inversión había caído 750.000 euros. En resumen, el Fondo Estatal para el Empleo había perdido 750.000 euros por un error humano.

Nos vamos hasta Pensilvania, donde un auditor puso bajo la lupa los datos de transporte escolar de los cursos que van 2013-14 a 2016-17. En este caso el fallo estaba en la cantidad de millas recorridas y días operativos del servicio, como detalla Pocono Record. En el caso de la distancia, para su estimación no usaron datos promedio, sino acumulaciones. Respecto a los días, había fórmulas duplicadas para algunas actividades. La consecuencia fue cuantiosa: casi medio millón de dólares de más.

Copiar y pegar es una bendición, pero a veces el dedo o los formatos nos juegan una mala pasada. Y sino que se lo digan a la oficina del Sheriff del condado de Clallam County y su presupuesto de 2017. Al parecer, las hojas de cálculo se enviaron por correo electrónico entre la oficina y el administrador y como fruto de ese copia y pega de fórmulas negligente, al condado le costó casi medio millón de dólares, según recoge Peninsula Daily News.

Vía | Euspring

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En Genbeta | Las 10 fórmulas y atajos de teclado de Excel que todo el mundo debería saber según la Universidad de Harvard

En entornos laborales, todo el mundo está de acuerdo que las hojas de cálculo, y en concreto Microsoft Excel, son herramientas poderosísimas que nos permiten realizar multitud de operaciones a la hora de realizar documentos, enriquecer bases de datos, procesar y analizar datos, gráficas y mucho más.

Ante todo su contenido, este tipo de herramientas suelen incluir multitud de atajos que nos permiten ahorrar muchas horas de trabajo. Con Excel, da la sensación de que nunca se termina de aprender, ya que hay tantos atajos de teclado, combinaciones, y formas eficientes de finalizar lo que nos planteamos hacer con la herramienta que a veces resulta agotador incluso el hecho de retener toda esta información.

Algunos de los atajos de Excel favoritos de los usuarios

En Genbeta hemos dedicado varios artículos para ahorrar tiempo con Excel a través de sus atajos de teclado, aunque también cabe destacar los testimonios de cientos de personas acerca de las combinaciones de teclas que les ha “cambiado la vida”, tal y como sugieren muchos usuarios en esta publicación de Reddit. Algunos de ellos son muy conocidos, por no por ello dejan de ser imprescindibles para tenerlos en cuenta. En este artículo te contamos cuáles son y para qué sirven.

Imagen: Microsoft

La siguiente lista de atajos y teclas son para Excel, aunque hay algunos que dependerá de la versión que tengas de la herramienta.

CTRL + Espacio: en Excel se utiliza para seleccionar toda la columna en la que se encuentra el cursor. Esto incluye todas las celdas desde la primera hasta la última en la columna activa.

Shift + Espacio: se utiliza para seleccionar toda la fila en la que se encuentra el cursor. Esto incluye todas las celdas de esa fila, desde la primera hasta la última columna en la hoja de cálculo.

Tip: si a estos atajos de teclado les sumamos CTRL + o -, añadiremos o quitaremos filas/columnas en nuestra selección.

CTRL + T: en Excel se utiliza para convertir un rango de celdas en una tabla. Al presionar CTRL + T, Excel abrirá una ventana emergente para confirmar el rango de datos que deseas convertir en una tabla. También puedes especificar si tu tabla tiene encabezados o no.

CTRL + ; (punto y coma): El atajo CTRL + ; en Excel se utiliza para insertar la fecha actual en la celda seleccionada. Este atajo coloca la fecha del sistema (es decir, la fecha actual según el reloj de tu PC) directamente en la celda, así no tienes que escribirla manualmente.

En Genbeta

15 increíbles trucos de Excel para hacer en segundos las tareas más repetitivas

CTRL + Shift + L: esta combinación de teclas sirve para activar o desactivar los filtros en un rango de datos. Al presionar este atajo, Excel aplica filtros a la fila superior del rango de celdas donde se encuentra el cursor, permitiendo ordenar y filtrar datos de manera rápida.

Alt + W + N: podemos utilizar este atajo en Excel para abrir una nueva ventana de la misma hoja de cálculo. Este atajo permite que puedas ver y trabajar en diferentes partes de la misma hoja de cálculo simultáneamente.

F12: en Excel se utiliza para abrir el cuadro de diálogo "Guardar como". Este atajo es muy útil cuando deseas guardar tu archivo con un nombre diferente o en una ubicación diferente de la que tiene actualmente.

F2: Al presionar F2 en Excel, se activa el modo de edición para la celda seleccionada, colocando el cursor al final del contenido dentro de esa celda.

CTRL + . (punto): en Excel se utiliza para mover el cursor a la celda siguiente que tiene datos en la dirección en la que se encuentra la celda actual, según el orden de las celdas visibles. Un buen atajo para navegar entre celdas sin la necesidad del ratón.

Alt + F12: si eres power user, este atajo en Excel abre el editor de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Este editor te permite escribir, editar y gestionar macros y código VBA para automatizar tareas y personalizar el comportamiento de la herramienta.

CTRL + Shift + .(punto): Este atajo desplaza la selección a la siguiente hoja de cálculo.

CTRL + Shift + , (coma): Este atajo desplaza la selección a la hoja de cálculo anterior.

En Genbeta

Las 10 fórmulas y atajos de teclado de Excel que todo el mundo debería saber según la Universidad de Harvard

Alt + N + V: en Excel se utiliza para insertar una vista de tabla dinámica. Este atajo abre el cuadro de diálogo "Crear tabla dinámica", que te permite seleccionar el rango de datos que quieres analizar y elegir dónde deseas colocar la tabla dinámica, ya sea en una nueva hoja de cálculo o en una hoja existente.

CTRL + 9: este atajo sirve en Excel para ocultar las filas seleccionadas. Cuando usas este atajo, las filas seleccionadas se vuelven invisibles, pero no se eliminan; simplemente están ocultas en la hoja de cálculo.

CTRL + Shift + 9: Al presionar esta combinación de teclas tras seleccionar las filas adyacentes a las ocultas (arriba y abajo), se volverán a mostrar aquellas filas que hayamos ocultado previamente.

Alt + F1: en Excel se utiliza para crear rápidamente un gráfico basado en los datos seleccionados. Este atajo genera automáticamente un gráfico incrustado en la misma hoja de cálculo donde se encuentran los datos.

En Genbeta | Estos son los atajos más importantes para tu PC que probablemente no conozcas

Sí, vale, todos relacionamos a Excel con columnas de datos y gráficos de cuentas corporativas, y cosas así. Pero hablamos de un software que ha existido durante tres décadas y que ya cuenta con mil millones de usuarios...

...lo previsible es que, a estas alturas, muchos usuarios hubieran pensado 'fuera de la caja' (¿'fuera de la celda'?) aplicando la herramienta a docenas de contextos alejados de su misión original.

Repasemos algunos ejemplos...

Los cuadros de museo de Tatsuo Horiuchi

Tatsuo Horiuchi, un japonés octogenario, es conocido como "Miguel Ángel de Microsoft Excel": lleva más de dos décadas (desde el momento en que se jubiló) usando esta inesperada herramienta de dibujo para crear sus obreas, que ya han desembarcado en el Gunma Museum of Art (Takasaki, Japón).

No queriendo comprar material artístico o un software digital para comenzar su nuevo pasatiempo, y pareciéndole "excesivamente complejo" el MS Paint, decidió conformarse con exprimir Excel. Con exprimir Excel más allá de lo imaginable, más bien. Y aunque Horiuchi trata de mantener en secreto su técnica, se sabe que recurre al uso de figuras, vectores, degradados o el relleno estándar.

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Lo último en eSports se juega con Excel: la herramienta de Microsoft ya no solo sirve para hacer cálculos o arte

Videoclip en stop-motion

Joe Penna, más conocido en Internet como Mystery Guitar Man, se grabó actuando frente a una pantalla verde. Luego, él y su equipo usaron After Effects para darle al vídeo un aspecto de mosaico y luego recrearon a mano 730 de los fotogramas en Open Office. Luego, el muy movido vídeo se movió aún más en redes y se volvió viral. No es para menos.

2048 en la oficina

Las dos versiones del juego

Hace 10 años, el sencillo videojuego 2048 alcanzó el éxito viral, primero como app móvil, y más tarde desembarcando en múltiples plataformas. Pero seguro que no esperabas que Microsoft Excel fuera una de ellas; sin embargo, los responsables de la web spreadsheet1.com lanzaron una hoja de cálculo que, efectivamente, permitía jugarlo, tanto en 2D como en 3D.

Más tarde, un usuario de Reddit creó una versión muy útil del juego: estaba dotada de aspecto de informe financiero, para facilitar que nos tomemos un breve descanso durante la jornada laboral en la oficina.

• Descargar la versión en 2D/3D
• Descargar la versión camuflada

Clones del DOOM

[C BEL] es un youtuber que imparte clases de Excel, y que quería demostrar que, aunque muchos usuarios del programa recurran en seguida a macros programadas en VBA para hacer cosas 'difíciles' en Excel, esto muchas veces no sólo es necesario, sino que ni siquiera resulta eficiente. Y para demostrarlo, programó nada menos que un motor de juegos en 3D.

Es un motor sencillo, pero uno que incluye mapas infinitos generados procedimentalmente, ray-tracing en tiempo real, iluminación básica, etc.

Si prefieres algo un poco más parecido a 'DOOM' (siempre tiene que haber un Doom ejecutándose en cualquier plataforma imaginable, ya lo sabéis), aunque, ahora sí, con VBA, tienes disponible "Dave vs Ziggy", de Oleksandr Shumakov:

"Todo el juego se ha escrito como una única macro de VBA y almacenado con todos los datos adicionales (incluidos mapas de niveles basados en hojas de cálculo, arte en píxeles, modelos 3D de vóxeles/poligonales, música auténtica y sonidos) en un único archivo .xls de más de 4 MB de tamaño".

En Genbeta

Este cómico anuncio de Excel ya presumía hace 30 años de las herramientas por las que hoy es la referencia de las hojas de cálculo

Una partida de rol

Cary Walkin es un contable canadiense que en 2012 empezó a crear un RPG (un videojuego de rol) completo... utilizando para ello, únicamente, un libro de Excel. El resultado, lanzado cinco meses después, fue Arena.Xlsm: una historia con cuatro finales diferentes, dependiendo de cómo lidie el usuario con los 2000 enemigos potenciales que incluye. Más tarde, incluyó en su blog una serie de tutoriales basados en el juego para lograr que recreemos su hazaña.

Un simulador de circuitos

Los contables usan las hojas de cálculo para simular escenarios hipotéticos con datos comerciales y financieros. Pero, ¿podría un ingeniero hacer lo propio, pero aplicado a circuitos electrónicos? Por supuesto que sí, también hay una hoja de cálculo para eso.

Gracias a la misma, resulta posible capturar algoritmos de diseño de circuitos, facilitando la experimentación y la optimización de diseños electrónicos, cambiando fácilmente los parámetros y observando instantáneamente los resultados.

Una CPU al completo

Hace un par de semanas, un youtuber llamado Inkbox presentó una CPU de 16 bits y 128 kilobytes de RAM, completamente funcional y de su propia creación... con todos los componentes de hardware emulados dentro de una hoja de cálculo de Excel, sin usar macros VBA ni plugins adicionales, recurriendo únicamente a fórmulas.

Este Inkbox incluso desarrolló un lenguaje ensamblador personalizado, EXCEL-ASM16, y un compilador para ejecutar programas dentro de esta CPU. A pesar de su limitada velocidad de procesamiento (2-3 Hz), este proyecto ofrece un recurso educativo valioso para entender cómo funciona internamente esta clase de componentes.

Imagen | Marcos Merino mediante IA

En Xataka | He visto hojas de Excel que nunca creeríais 

"La mejor herramienta low code es Excel", afirmaba la semana pasada el vicepresidente de Microsoft Charles Lamanna, en referencia al modelo de creación de software que permite prescindir en la mayoría de los casos de la programación basada en código.

"Puedo abrir Excel y usarlo para hacer una lista de cosas, sin necesidad de formación previa. Pero luego tienes gente que —te lo juro— básicamente logran doctorados creando modelos derivados supercomplejos en Excel".

Pero, ¿y si fuera posible usar Excel para cosas mucho más complejas que los meros listados de ítems y —aun así— el usuario pudiera prescindir del código… o, como mínimo, de escribirlo él mismo? Bueno, pues eso es precisamente lo que intenta ofrecernos Excel Formula Bot.

Fórmulas de Excel para 'nocoders'

Su autor, David Bressler, se define como un experto en analítica y 'nocoder' ("No sé HTML, ni CSS, ni Python ni otro lenguaje de programación de IA, pero he desarrollado una app web basada en inteligencia artificial")…

…y es a otros 'nocoders' a quienes se dirige su nueva creación: se trata de un generador de fórmulas de Excel que trabaja a partir de una descripción de lo que queremos hacer. Nosotros le decimos, en lenguaje —más o menos— llano, y la web se encarga de 'traducir' nuestra petición a una fórmula de Excel, tal como se ve en el siguiente vídeo:

Where the heck was GPT-3 when I was in business school?!@bresslertweets created a bot that generates Excel formulas. Just type in what you want Excel to do, and the bot will give you the formula.

This is brilliant. pic.twitter.com/ZeSfrtoIhy

— Allie K. Miller - in NYC (@alliekmiller) July 20, 2022

En Genbeta

Excel ya es oficialmente un lenguaje de programación, y Microsoft dice que es el más usado del mundo

Adiós a volvernos locos revisando la ayuda de Excel y tirando de prueba y error. Al menos, en su mayor parte: a Bressler todavía le quedan cosas por limar en su app, y además siempre existe la posibilidad de que no hayamos redactado de la forma más clara posible nuestra petición (problema agravado porque, por el momento, Excel Formula Bot sólo 'traduce' desde el inglés, lo cual en ocasiones obliga a cambiar los puntos por comas, y las comas por puntos y comas).

La web ya avisa de que tenemos que tener eso en cuenta:

"Los resultados del modelo serán mejores cuando el mensaje sea lo más específico posible (es decir, si hace referencia a celdas, filas o columnas exactas). Si no obtiene los resultados deseados, intente replantear su oración. Si está utilizando comillas, use sólo comillas simples: las dobles causarán un error".

Al igual que las Power Apps de Microsoft y que el asistente Github Copilot, Excel Formula Bot hace uso del modelo GPT-3 de OpenAI para 'comprender' el lenguaje natural. Recordemos que GPT-3 fue entrenado haciendo uso de billones de ejemplos extraídos de toda la red, incluyendo tutoriales, manuales, cheatsheets o artículos académicos.

Unos botones verde y rojo, en la parte de abajo de la web, nos permitirán mejorar el servicio aportando nuestro feedback: "Estoy superponiendo mis propios datos para tratar de refinar aún más [el modelo]", explica Bressler.

• Crear una réplica de la herramienta que genere fórmulas para las Hojas de Cálculo de Google (algo que ya está disponible),

• Añadir una sección para "cada fórmula popular" que mostrase múltiples casos de uso de la misma basándose en solicitudes anteriores.

Imagen | Basada en original de la Texas State Library and Archives Commission

Lotus 1-2-3 era el rey de las hojas de cálculo cuando aún no existía Microsoft Excel. E incluso entonces, la compañía de Bill Gates aún tuvo que esperar a lanzar Excel 4.0 para arrebatarle el trono. Y esto sólo fue posible por la tardanza de sus desarrolladores a la hora de desembarcar en Windows, satisfechos con su cómoda posición de liderazgo en MS-DOS.

Sin embargo, Lotus lanzó en 1990 también una versión de 1-2-3 para el sistema operativo UNIX… una versión que tuvo poco impacto en el mercado (también aquí había llegado tarde, y su rival SCO había lanzado su propia suite) y que se dio por perdida durante muchos años…

…aparentemente, nadie en su compañía desarrolladora había considerado necesario guardar una copia… "¡era uno de los grandes nombres del software en aquel momento!" —pensaron— "¿Cómo iban a llegar a desaparecer todas las copias de alguna de sus versiones?".

El fan que buscaba un tesoro y encontró dos

En cualquier caso, permaneció perdida hasta que Tavis Ormandy, un absoluto fan de Lotus 1-2-3 (desarrolla un driver para permitir el uso actual de su versión para DOS), encontró a una persona que había ejercido como SysOp (hoy diríamos 'administrador') de una BBS a comienzos de los 90 y que conservaba los archivos en cintas.

En realidad, Ormandy no estaba buscando la versión para UNIX de este software, sino un kit de desarrollo de software de Lotus que en su momento permitía (previo pago de casi 400 dólares) crear 'plug-ins' para el software original. Sin embargo, al revisar los archivos de la BBS… ¡ahí estaba!.

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Y Ormandy, por supuesto, se propuso, nada menos, que lograr ejecutar de forma nativa Lotus 1-2-3 en sistemas Linux. Eso presentaba algunos problemas: en primer lugar, el instalador contenía un montón de archivos TD0, un formato de archivos de discos comprimidos en desuso, que tuvo que investigar cómo convertir a otro formato.

En segundo problema era obvio: los viejos Unix son sistemas muy similares a Linux… pero no idénticos, y en este caso el formato binario (COFF, en lugar de ELF) no era el adecuado. Más que comprensible, porque en 1990 Linux ni tan siquiera existía aún. Pero Ormandy desarrolló un código que 'traducía' sobre la marcha las llamadas al sistema del binario Unix para que pudieran ser traducidas a las del sistema Linux.

Por último, estaba el tema de las medidas 'anticopia': la versión de Lotus 1-2-3 para UNIX incluía un verificador de la licencia para asegurarse de que ningún usuario de 1990 le estaba pasando copias a sus amigos de la oficina, por lo que Ormandy tuvo que 'hackear' el sistema para lograr que funcionara. Según cuenta en su web (llena de interesantes detalles técnicos), se siente legitimado para ello porque Lotus 1-2-3 for UNIX lleva 32 años siendo abandonware… y porque él mismo conserva aún una caja del programa con la clave de la licencia.

De tal modo que, bueno, Lotus 1-2-3 ya se puede ejecutar en Linux sin necesidad de emuladores, y el código que lo hace posible está disponible en Github.

Vía | Hackaday

Tras su lanzamiento hace menos de dos meses, han surgido toda clase de variantes del popular juego Wordle, frecuentemente con cambios de temática —los hay de geografía o de matemáticas— o de idioma —en español, catalán y multilenguaje (con letras extra), por ejemplo—.

La mayoría de esas variantes están, como el juego original, destinadas a ser jugadas en la web desde un navegador, aunque también encontrarás apps móviles en la Play Store y la Apple Store basadas en el mismo concepto.

Sin embargo, existen más modos de jugar a Wordle, algunos ciertamente inesperados. Y uno de ellos pasa por jugarlo en Excel. Sí, sí, dentro de una hoja de cálculo.

Opción 1

Hay dos opciones para hacerlo si la idea te seduce. La primera la puedes encontrar aquí, subida a Google Docs, aunque también te la puedes descargar y abrirla en tu suite ofimática favorita.

I was bored last night so I basically made a fully playable excel version of Wordle pic.twitter.com/P2Mn1ffekn

— Akshath Killa (@akshathkilla) February 12, 2022

Es una creación de un usuario indio llamado Akshath Killa que hace unos días contaba en Twitter que había estado "aburrido", así que había optado por dedicar su tiempo a lo que "básicamente se trata de una versión Excel totalmente jugable de Wordle".

La versión actual del archivo permite elegir un 'número de partida' entre el 1 y el 500, cada uno de ellos vinculado a una palabra distinta: deberemos marcarlo en la casilla color salmón de la cabecera.

Más abajo, encontraremos otro espacio más en color salmón: 5 líneas en las que podemos ir escribiendo sucesivamente las palabras; como es costumbre ya en este juego, las letras coincidentes pero descolocadas se destacarán en amarillo, y las 100% coincidentes en verde.

Opción II

La segunda opción para jugar a Wordle en Excel salió hace ya unas semanas, y cuenta con el aspecto negativo de forzarnos a habilitar el uso de macros en Excel para poder jugar una partida (lo que significa, invariablemente, tener que descargarlo, pues los editores online no dan soporte a dicha función).

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Podemos descargar desde aquí el archivo *.XLSM (esto es una hoja de cálculo Excel habilitada para macros). Una vez abierto, deberemos asegurarnos de habilitar las macros y, posteriormente, pulsar el botón de 'Restart'.

Luego, podemos escribir en las casillas en blanco y pulsar el botón 'Check' para que verifique nuestro nivel de aciertos letra por letra, hasta cubrir el límite de 6 intentos.

Microsoft ha patrocinado este fin de semana un torneo de e-sports con premios por un valor total de 10.000 dólares. No es nada raro: la compañía está detrás del desarrollo de múltiples videojuegos de renombre, desde Minecraft hasta MS Flight Simulator, pasando por Age of Empires.

Sólo que, en este caso, los participantes del torneo no estaban poniendo a prueba su destreza con ningún videojuego, sino con un programa ofimático. Concretamente, Microsoft Excel.

Sí, has leído bien: la Financial Modeling World Cup (FMWC) ha reunido a los 128 mejores ¿usuarios? ¿jugadores? del programa de hojas de cálculo por excelencia. La ronda de clasificación comenzó el 13 de noviembre y finalizó en una ronda final, con 8 participantes, que fue retransmitida tanto por YouTube como por el famoso canal televisivo de deportes ESPN.

Aunque relacionemos las hojas de cálculo con entornos serios y formales, todo lo que rodeó al torneo, desde las presentaciones de los participantes a la presencia de joviales comentaristas (entre los que destaca Bill Jelen, responsable de MrExcel.com y 'Most valuable professional' de Microsoft), recordaba al formato típico de las competiciones de e-sports.

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Las reglas de la FMWC establecen que en cada ronda se le presente a los competidores un estudio de caso de 1-5 páginas de largo que presenten problemas del mundo real (la mayoría de las veces propios de una jornada de trabajo, otras ves algo más atípicos), además de 6-15 preguntas de complejidad y puntuación variables.

Por supuesto, los problemas han de responderse utilizando las habilidades de modelado financiero de los participantes y una hoja de cálculo. Y los jugadores obtienen puntos según se evalúe la precisión y rapidez de sus respuestas.

Finalmente, el triunfo (y el título de 'Excel Master') cayó del lado del australiano Andrew Ngai tras enfrentarse en la final al canadiense Michael Jarman. Si estás interesado en probar los problemas a los que ambos tuvieron que enfrentarse a lo largo de las distintas rondas del torneo (quizá de cara a entrenar para participar en la siguiente edición), están todos disponibles en la tienda online de la FMWC.

O quizá prefieras competir en un torneo similar pero más amplio, que aborde el uso de las principales herramientas de la suite de MS Office, en ese caso, deberías saber que existe un Microsoft Office Specialist World Championship, que pone a prueba tu destreza con Excel, Word y PowerPoint.

Imagen | Basada en original de The International at KeyArena (vía Flickr)

Cuando se están programando prototipos, pruebas rápidas para llevar a la práctica ideas, el desarrollador necesita agilidad. Los procesos deben ser lo más livianos posibles para que el esbozo de producto esté preparado para ser puesto a prueba en el menor tiempo posible. Y soluciones como Sheety lo hacen más fácil.

Esta fantástica herramienta web tiene un único fin: convertir cualquier hoja de cálculo de Google en una API al instante. Y lo hace, además, gratis. Una sencilla forma de alimentar una página web, una aplicación o una interfaz con información que reuniremos en una hoja de cálculo. Difícil que sea más sencillo.

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Cómo usar Sheety

Lo primero que debe hacerse es publicar la hoja de cálculo deseada en la web. Para ello, basta acceder al menú Archivo > Publicar en la web. Dado este primer paso, lo segundo que debemos hacer será seleccionar una pestaña y, a continuación, seleccionar .csv como formato de exportación.

Una vez hecho esto, pegaremos la URL obtenida en el campo para tal efecto ubicado en la página principal de Sheety y presionaremos el botón que nos dará la API. ¡Listo! No tiene mayor misterio. Y además, según prometen desde este servicio gratuito, los cambios que se vayan realizando en la hoja de cálculo se actualizarán en la API en tiempo real.

La idea es sencilla y, sobre todo, útil. Es una forma imaginativa de sustituir una base de datos interna de una web o campos de registro de información que tiene, como plus, el potencial de la aplicación de Google, ya que por ejemplo podremos añadir colaboradores a la hoja de cálculo.

Naturalmente, y como bien señalan sus responsables, la intención es que estos usos se realicen con prototipos y en pruebas. Para proyectos en serio, que manejen datos sensibles o tienen grandes números de acceso, no sería recomendable esta forma de hacer funcionar la web.