Desde hace décadas, pocos iconos reflejan tan bien el alma —y las miserias— del trabajo de oficina como una hoja de Excel. Sus filas y columnas, impersonales y repetitivas, se han convertido en el molde que da forma a buena parte del mundo moderno: desde presupuestos empresariales y estudios financieros hasta listas de invitados para una boda.

Cuando Leila Gharani, hoy una 'influencer' global con millones de seguidores gracias a sus tutoriales de Excel, comenzó su carrera, jamás imaginó que su futuro estaría ligado al programa de hojas de cálculo. Ella misma reconoce que Excel

"no es un software que abras y digas: 'Oh, Dios mío, lo amo'".

Y, sin embargo, su vida profesional acabó orbitando alrededor de él, como la de millones de trabajadores en todo el mundo.

Y, lo que resulta aún más relevante: ni la IA generativa ha sido capaz de destronar al viejo Excel de su reinado silencioso pero absoluto. Muy al contrario, la IA parece estar fortaleciendo su posición.

Comprender cómo un software aparentemente 'aburrido' sostiene a una de las compañías más valiosas del mundo obliga a adentrarse en la historia del mismo y en el fenómeno cultural que lo rodea.

De los sumerios al Excel

La propia idea detrás de Excel tiene raíces milenarias: una tablilla de arcilla encontrada en Irak y datada hacia el 1800 a.C., conocida como Plimpton 322, muestra una tabla de números sorprendentemente similar a las que hoy se generan en un PC. Pero fue en los años setenta cuando se produjo el salto tecnológico decisivo. Dan Bricklin, estudiante de Harvard, imaginó una 'hoja mágica' en la que modificar un número recalculara automáticamente toda la tabla.

"Pero por todos los hammurabis, ¿dónde está el icono de 'Autosuma'?"

Así nació VisiCalc, el primer programa de hoja de cálculo para ordenadores personales, que en 1979 convirtió el Apple II en una máquina útil para el mundo empresarial, no solo para videojuegos y educación.

Así que Microsoft no inventó la hoja de cálculo. Tampoco fue la primera en mejorarla. Pero sí fue, desde sus inicios, la más ambiciosa. Cuando otros competidores como Lotus 1-2-3 dominaron el mercado, Microsoft lanzó en 1985 su propia versión mejorada: Excel, inicialmente para Mac (qué ironía). Lo decisivo fue su velocidad y su transición a un entorno gráfico mucho más intuitivo que el de sus rivales.

Excel, además, introdujo innovaciones fundamentales como:

• El 'intelligent recalc': un algoritmo que recalculaba solo las celdas afectadas, multiplicando la velocidad por 10.
• El 'print preview', hoy estándar absoluto, que permitía ver cómo quedaría el documento impreso.

Con esto, Excel no solo superó a Lotus 1-2-3: lo desplazó por completo. Pero su victoria vino acompañada de polémica: Microsoft impulsó agresivamente el bundling, empaquetando Excel junto con Word y PowerPoint para crear Microsoft Office, una maniobra que muchos competidores calificaron de anticompetitiva y que acabaría desembocando en un histórico caso antimonopolio en Estados Unidos.

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Un ecosistema de miles de millones: Excel como cultura, negocio y deporte

A estas alturas, Excel ya no es solo un software: es un ecosistema económico, cultural y social que mueve millones de dólares y genera fenómenos insólitos alrededor de un programa que, en apariencia, nació meramente para facilitar tareas administrativas... 

Un negocio global

Excel genera cada año miles de millones de dólares de manera directa e indirecta. Por un lado, forma parte esencial de Microsoft 365, un producto que genera más de 88.000 millones de dólares en ingresos empresariales al año y que cuenta con unos 500 millones de usuarios de pago, según las estimaciones mencionadas en el informe original. Aunque es difícil aislar la parte atribuible solo a Excel, resulta evidente que la suite completa sería insostenible sin él-

Pero el negocio no acaba ahí. Excel ha dado lugar a toda una economía paralela que incluye:

• Consultores especializados que cobran por optimizar modelos financieros o automatizar tareas complejas.
• Empresas que desarrollan complementos, macros y software específico basado en Excel.
• Miles de cursos formativos, desde programas universitarios hasta microtutoriales para redes sociales.
• Servicios corporativos de auditoría, limpieza de datos y análisis basados en procesos construidos dentro del propio Excel.

En este sentido, la historia de la ya mencionada Leila Gharani es representativa: al lanzarse como consultora, pensó que su dominio de Excel sería un recurso secundario... pero pronto descubrió que era la habilidad más demandada por las empresas: incluso cuando la contrataban para enseñar sistemas financieros avanzados, los alumnos insistían en preguntarle por Excel.

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Cultura Excel

La cultura en torno a Excel es tan rica como insólita. Alrededor del programa ha surgido una legión de creadores de contenido —auténticos "predicadores de las hojas de cálculo"— que han conseguido transformar algo tan aparentemente árido como una función VLOOKUP o una tabla dinámica en un espectáculo educativo con audiencias masivas.

Dejando de lado los 3 millones de suscriptores de Gharani (en su canal 'XelPlus'), caben destacar creadores de referencia como Your Excel Dictionary* (más de 4 millones de seguidores en Instagram), excelisfun (1,3 millones en YouTube) o Miss Excel (fenómeno viral en TikTok, con cerca de un millón de seguidores).

Todos ellos monetizan su popularidad mediante YouTube, cursos premium, membresías o incluso merchandising, como sudaderas o tazas con mensajes humorísticos ("Eat. Sleep. Query. Repeat.").

A ello se suma un enorme componente comunitario, como los subreddits con cientos de miles de usuarios que debaten trucos, comparten plantillas y exponen retos técnicos. Y eso por no mencionar a los usuarios que emplean Excel como lienzo creativo, desde arte pixelado hasta complejos experimentos de programación.

El deporte del futuro

Pero quizá la faceta más sorprendente del ecosistema sean cosas como el Excel World Championship, un campeonato mundial con sede en Las Vegas y que se retransmite en ESPN, que ha transformado el uso avanzado de fórmulas y funciones en un espectáculo digno de una final deportiva. Este evento presenta:

• Retos cronometrados extremadamente complejos, donde los competidores deben construir modelos avanzados, resolver puzzles numéricos o recrear comportamientos físicos (como plegar un origami) dentro de Excel.
• Clasificaciones, eliminatorias, comentaristas y un cinturón de campeón, igual que en el boxeo o la lucha libre.
• Jugadores estrella, como Michael Jarman, campeón de 2024, o Diarmuid Early, que arrasó en 2025 gracias a su dominio del ecosistema LAMBDA y técnicas avanzadas de modelización.

¿Por qué Excel sigue dominando?

Excel es un software de más de cuarenta años, surgido en una época de disquetes y ordenadores con monitores monocromos, pero mantiene un dominio absoluto en pleno auge de la computación en la nube y la IA. ¿Cómo es posible que una herramienta nacida en 1985 siga siendo el estándar global en 2025?

Las razones no se limitan a la costumbre o a la inercia corporativa —aunque ambas son importantes—, sino a una combinación de ventajas estructurales, históricas, psicológicas y tecnológicas que convierten a Excel en un producto prácticamente irremplazable, incluso frente a rivales tan potentes como Google o OpenAI.

1) Excel está en todas partes

Excel no es solo una herramienta ampliamente usada: es el lenguaje operativo del trabajo moderno. Millones de trabajadores lo utilizan a diario para tareas pequeñas y grandes: presupuestos, previsiones financieras, análisis de datos, inventarios, cálculos estadísticos y decenas de procesos corporativos críticos.

Así que, para que una organización abandone Excel, tendría que cambiar simultáneamente cientos o miles de flujos de trabajo. La realidad es que Excel está tan profundamente integrado en las dinámicas laborales que retirarlo sería tan complejo como reemplazar un idioma.

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2) Cuesta escapar de Microsoft 365

Cuando Google lanzó su suite en la nube, muchas empresas vieron una alternativa atractiva. Sin embargo, en ese momento las compañías ya estaban pagando sumas enormes por la suite ofimática en la nube de Microsoft, lo que incluía Excel, Word, PowerPoint y Outlook.

Las consecuencias eran fáciles de ver: Cambiar implicaba abandonar toda la suite completa, migrar archivos, automatizaciones y macros, capacitar a miles de empleados, y reconstruir procesos críticos desde cero.

Para la mayoría de organizaciones, ese cambio era económicamente inviable. Además, existe un potente componente generacional: las personas con capacidad para tomar decisiones se formaron en el ecosistema tecnológico de Microsoft. Es decir, Excel domina no solo por su utilidad, sino también por la estructura institucional que se ha formado alrededor de él durante décadas.

3) Excel es polivalente

Pocos programas logran este equilibrio:

• Un usuario básico puede usar Excel como una lista.
• Uno intermedio, para funciones lógicas o tablas dinámicas.
• Uno avanzado, para macros, modelos financieros o programación funcional con LAMBDA.

Ni Sheets ni las herramientas de IA ofrecen esa combinación de accesibilidad y utilidad.

4) Sheets es bueno… pero

Google Sheets ha logrado imitar casi todas las funciones que usa "el 99% de los usuarios". Sin embargo, tal como admite Jabe Blumenthal, uno de los creadores originales de Excel, la hoja de Google sigue siendo una imitación simplificada: "Sheets tiene el 99% de la funcionalidad que usa el 99% de la gente".

Pero ese 1% restante marca la diferencia:

• Modelos financieros con millones de celdas.
• Automatización con macros, VBA o LAMBDA.
• Operaciones masivas sobre conjuntos complejos de datos.
• Integración con herramientas empresariales heredadas.
• Cálculos iterativos o simulaciones avanzadas.

En estos escenarios, Excel sigue siendo insuperable. Y esos escenarios son precisamente los que sostienen el tejido productivo y financiero global. Google Sheets, pese a su facilidad y gratuidad, nunca logró romper esta dependencia. Como recuerda Ray Ozzie, antiguo arquitecto jefe de software en Microsoft:

"Pensábamos que Google Sheets iba a matar Excel, pero no lo hizo".

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Además, Google Sheets popularizó la colaboración en tiempo real, pero este tipo de colaboración no resulta adecuada para datos sensibles, complejos o sometidos a control profesional.

En sectores como finanzas, consultoría, auditoría, banca o análisis científico, la capacidad de controlar cada cambio, verificar fórmulas y auditar el proceso es crucial. Así que la misma característica que hace que Sheets destaque lo convierte en una mala opción para quienes manejan datos delicados.

5) La IA está reforzando a Excel

La llegada de ChatGPT y otros modelos generativos se anunció como una posible sentencia de muerte para Excel. ¿Para qué manipular tablas si la IA podía construir modelos enteros con una frase? Pero la realidad ha sido muy distinta:

• Los modelos de IA se equivocan con cálculos básicos, algo documentado reiteradamente.
• Los resultados pueden ser inconsistentes o poco fiables para procesos críticos. Como dice Nick Frescas, moderador de la comunidad de Excel en Reddit:

"Paso más tiempo luchando contra proyectos vibe-codificados que integrando IA útil".

• Las IAs no muestran su proceso interno, lo que impide auditar decisiones. Por el contrario, Excel es comprensible. Reproduce la lógica humana de causa–efecto. La 'transparencia cognitiva' es una de sus grandes ventajas:
• Una celda tiene un valor.
• Ese valor proviene de una fórmula.
• Esa fórmula se puede leer, editar y rastrear.

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Sumemos a todo esto que, además, la mayoría de 'competidores' basados en IA no buscan reemplazar Excel, sino construirse encima de él, y que Microsoft, lejos de rehuir esta realidad, la ha abrazado integrando Copilot, que no sustituye a Excel sino que multiplica su poder.

Resumiendo: Excel domina porque es insustituible en demasiados frentes

Google Sheets no lo destronó porque no iguala su potencia ni su control, la inteligencia artificial no lo destronó porque es buen complemento suyo, pero mal sustituto. Y las empresas no pueden abandonarlo porque su cultura operativa entera está construida sobre Excel.

Por eso, incluso en la era de la IA, Excel sigue —y seguirá— estando en el centro del universo laboral.

Vía | Bloomberg

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Airbus anunció en 2018 que abandonaría Microsoft Office para adoptar Google Workspace, un anuncio que sacudió el panorama tecnológico europeo. La decisión de un gigante industrial (con más de 130.000 empleados entonces y 150.000 hoy) parecía marcar un punto de inflexión en la hegemonía de Microsoft en el entorno corporativo.

Siete años después, sin embargo, aquella migración sigue siendo un objetivo inacabado, lo que demuestra que desatarse del ecosistema de Redmond es mucho más difícil de lo que parece.

Una promesa incumplida de 18 meses

En 2018, el entonces CEO Tom Enders aseguró a la plantilla que el cambio a Google Workspace estaría completado en un plazo de 18 meses. Con la perspectiva actual, queda claro que ese calendario pecaba de un excesivo optimismo. Catherine Jestin, vicepresidenta ejecutiva de digital en Airbus, reconoce ahora que aquel plazo fue "extremadamente ambicioso".

Según cifras recientes, más de dos tercios de los 150.000 empleados de Airbus ya operan de forma plena con las herramientas de Google, pero importantes áreas internas continúan dependiendo de Microsoft Office, lo que mantiene a la empresa atrapada en una situación híbrida, costosa y difícil de gestionar.

Excel, el eslabón más difícil de romper

Uno de los principales obstáculos es de carácter puramente técnico: Google Sheets no está preparado para las hojas de cálculo mastodónticas que usan ciertos departamentos de Airbus. La división financiera, por ejemplo, trabaja con ficheros que alcanzan hasta 20 millones de celdas, algo imposible de manejar de forma eficiente en la plataforma de Google.

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"Algunas de las limitaciones tienen que ver con el número de celdas que puedes tener en un único archivo".

Aunque Google está trabajando para ampliar estas capacidades, el cuello de botella continúa obligando a gran parte de los equipos a mantener Excel como herramienta principal.

Ingenieros consultados por el medio estadounidense The Register confirman que los problemas de compatibilidad son recurrentes y que muchas tareas terminan ejecutándose en Excel incluso cuando se inició el trabajo en Google Sheets.

La trampa de la compatibilidad: trabajar entre dos mundos

Además de los límites técnicos, la convivencia entre ambos ecosistemas genera fricciones continuas: cuando los documentos viajan entre Google Workspace y Microsoft Office, aparecen incompatibilidades y comportamientos inesperados.

Google asegura que está trabajando para lograr una compatibilidad del 100 % en 2026, un compromiso clave para clientes como Airbus, cuyos equipos legales, de compras y comerciales necesitan funciones avanzadas de trazabilidad y control de cambios en los contratos. Estas funciones aún no están al nivel de Word, lo que obliga a mantener parte de la actividad en Microsoft.

Un cliente demasiado importante para perderlo

En Google consideran fundamental mantener a Airbus dentro de su cartera de grandes clientes, especialmente en un mercado dominado históricamente por Microsoft. Jestin subraya que Google ha mostrado disposición para adaptar su software: ampliar capacidades de Sheets, mejorar la trazabilidad documental y acelerar los avances en compatibilidad.

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Para Airbus, la colaboración estrecha con Google es imprescindible si desea completar —o al menos acercarse— a la migración soñada hace siete años. Mientras tanto, la empresa continúa pagando licencias de Microsoft, aunque no especifica cuánto ni para cuántos usuarios, lo que implica un coste significativo y sostenido en el tiempo.

El obstáculo invisible: las restricciones regulatorias

Más allá de los retos técnicos, existe un freno ajeno a Google o Microsoft: las regulaciones militares. Una porción del negocio de Airbus maneja documentación clasificada que no puede almacenarse en la nube bajo ningún concepto. Esas áreas deben seguir utilizando software local, y por tanto Microsoft Office en versiones on-premises.

Este requisito, según Airbus, no desaparecerá a corto plazo y mantendrá una dualidad operativa en la empresa, sin importar cuántas mejoras introduzca Google Workspace, puesto que dicha plataforma se basa íntegramente en la nube.

Vía | The Register

Imagen | Airbus + Marcos Merino mediante IA

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Desde que ChatGPT llegó a mi vida hace tres años no he dejado de usarla ni un solo día: desde resúmenes de textos pasando por guiones o traducciones, incluso estando de vacaciones. Así que ante una de las aventuras vitales de más envergadura como la compra de una casa, no me lo pensé dos veces. Eso sí, para este proyecto no empleé la inteligencia artificial de OpenAI, sino que tenía muy claro qué IA era la mejor para revisar mis ofertas de hipoteca y su letra pequeña: NotebookLM.

Tengo que decir que la IA me ha servido para resolver algunas dudas y tener una visión general, pero que después de chocar con un muro unas cuantas veces y tener que andar con pies de plomo ante información omitida o malinterpretada, terminé en mi viejo y fiable Excel haciendo las tablas.

Usar la IA para elegir la hipoteca buena idea. Hasta que me topé con la cruda realidad

Este no es un post de economía, pero hace falta algo de contexto de la inversión. El piso que he comprado está en un pueblo y la hipoteca a solicitar era pequeña. Así que tenía claro que iba a ser a plazo fijo en 15 o 20 años. Es lo que pedí a todos los bancos que me interesaron. Valoré algunas hipotecas mixtas, pensando en la pequeña cuantía y en que probablemente acorte plazos (spoiler: mi hipoteca es inferior a 400 euros al mes), pero pudo más la confianza de olvidarse del Euribor. Hoy en día es bastante habitual que te ofrezcan productos asociados a la hipoteca con bonificaciones, por ejemplo si tienes el seguro de hogar o de vida, pagas menos de letra.

¿Por qué NotebookLM? Básicamente porque me permite añadir todas las ofertas en PDF (o en fotografía) y a partir de aquí trabajar con la información proporcionada para resolver dudas, además de preparar una ingente cantidad de contenido para estudiarlas mejor. Eso sí, antes de subir cualquier oferta lo que hice fue pasar los PDF e imágenes por un editor para anonimizarlos, borrando datos personales. Si sigues mi ejemplo, te invito encarecidamente que también apliques esta medida de privacidad. La teoría pintaba muy bien, luego llegó la realidad.

Me fueron llegando ofertas de todo tipo, en contenido y forma de presentación. Mientras que algunos bancos ofrecen todo lujo de detalles (la transparencia es una buena cualidad) con información como el TAE, el cuadro de amortizaciones o bonificaciones (si las hubiera), otros apuestan por la parquedad y el oscurantismo. También los formatos diferían: algunos me presentaban las ofertas en un email de forma somera, otros con un informe a color de lo más intuitivo impreso en papel o en PDF y los hay que hasta manuscribieron ciertas condiciones.

A la izquierda, una oferta bastante detallada de una entidad. A la derecha, otra entidad me da todas sus bonificaciones en el reverso de la hoja

Mi gozo en un pozo. Todo esto es importante porque es información que tienes y que no tienes. E información que se lee mejor o peor. Y un añadido: información que se da por hecho pero que no está escrita de forma expresa. Por ejemplo, que las bonificaciones implican que si contratas el seguro de hogar, el TIN te baja, pudiendo reducirlo muchísimo si cumples varias (porque se van deduciendo del TIN base). O que ese TIN bonificado solo se aplica si contratas varias cosas a la vez. O  incluso que tienes que contratar unas cámaras con permanencia (esto me lo escribieron a mano) y que si no, no te dan la hipoteca.

Esto me trajo dos problemas que hicieron que mi intento de obtener la mejor hipoteca con ayuda de la IA fuera una tarea estéril.

Sin ir más lejos, NotebookLM fallaba a la hora interpretar tablas y escenarios posibles contratando uno o varios servicios para estimar costes. Entendía los números, pero no esa vinculación de bonificación, lo que se tradujo en que los datos que me ofrecía en ocasiones eran erróneos. En este sentido, la experiencia de comprensión fue decepcionante. Y en el caso de la oferta manuscrita, directamente no se enteraba de nada.

Tabla de bonificaciones proporcionada por una entidad

Por otro lado, la homogeneidad de los datos es esencial para obtener un buen análisis, algo que descubrí a las malas. En pocas palabras: que con cada oferta tendría que haber preparado una ficha con toda la información que tenía y la que no, con una estructura similar. El problema de coger todas las ofertas una por una y prepararles una plantilla para trabajar con ellas con IA después es: 1. pensar la plantilla y 2. rellenarla, con el tiempo que eso supone.

Estuve probando con ChatGPT pero ninguna se ajustaba a la gran cantidad de variables que puede llegar a ofrecer un banco. Incluso usando una plantilla más o menos encajable, el proceso de automatizar  con IA daba tantos fallos que terminé preparando un Excel con las propuestas de cada banco considerando escenarios con o sin bonificaciones. A mano, porque tener que revisar potenciales errores y olvidos hacía que el riesgo de equivocarse era más alto.

Con el Excel hecho, la cosa cambió. Lo pasé por ChatGPT y por Gemini y ahí sí, pudieron leerme y ofrecerme información valiosa, si bien con una maquetación decente prácticamente podía hacerlo a la vieja usanza, esto es, mirándolo yo misma. Está claro que con una gran cantidad de datos la homogeinización es esencial, pero si tienes media docena de ofertas como yo, lo tengo claro: si volviera a empezar, iría directamente a Excel.

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Portada | Xataka y  Towfiqu barbhuiya (Unsplash)

Con Microsoft Excel pueden hacerse auténticas maravillas, pero también grandiosas metidas de pata. Porque la hoja de cálculo te permite hacer presupuestos, estimaciones, balances de caja, horarios, análisis de datos... de todo. Por supuesto, es uno de los programas responsables de llevar la contabilidad de numerosas empresas.

Pero todo gran poder conlleva una gran responsabilidad y esa cifra que se nos cuela o esa fórmula mal puede parecer un pequeño detalle, pero puede tener consecuencias catastróficas para el bolsillo. Hemos recopilado alguna de las pérdidas de millones más sonadas en empresas y todas tienen un denominador común: se deben a un fallo de Excel.

Malditos errores humanos

El oro se lo lleva (o mejor dicho, lo pierde) la Alianza Bancaria Irlandesa y lo peor es que lo hicieron por ahorrarse dinero.  Eso sí, en este caso no solo hay fallo de Excel sino también manipulación de datos. La Alianza no estaba dispuesta a pagar 10.000 dólares para recibir datos de control directos directamente de Reuters, así que el operador estadounidense John Rusnak descargó los datos de Reuters en una hoja de cálculo y sustituyó los enlaces a su hoja de cálculo privada y manipulada. 

Las pérdidas totales ocultas por el fraude superaron los 700 millones de dólares. Rusnak tuvo que dar explicaciones de sus prácticas al FBI, como explica El País, pero hay otra realidad: una herramienta de auditoría encontró enlaces externos en la hoja de cálculo clave y si hay un error en ellos, afecta a la propia hoja.

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Un informático escribió un e-mail directamente a Bill Gates, cabreado por un bug de Excel. Y así salvó su empleo

Seguimos con un fallo garrafal que costó 980 millones de coronas noruegas al fondo soberano de Noruega (unos 86 millones de euros) a principios de este año. El error estaba relacionado con el cálculo de su índice de referencia obligatorio, más concretamente con una simple fecha incorrecta. Pero ojo que estos fallos no siempre salen mal: la misma entidad metió la pata en 2021 y como resultado, ganó 582 millones de coronas noruegas, según recoge Slashdot.

24 millones de dólares en contratos le costó un error de Excel a la corporación TransAlta hace más de 20 años. Un fallo en las licitaciones le permitió obtener más contratos energéticos en Estados Unidos de lo esperado y a precios más altos de los que estaba dispuesto a pagar. Al parecer, en Excel con la clasificación y ordenación de las ofertas alguien copió y pego mal. Quédate con este fallo porque es bastante común, lo veremos más veces y sale caro.

De Noruega nos vamos a Escocia, donde en plena pandemia una revisión del Servicio Nacional de Salud dio con un error humano de 2012 asociado a las especificaciones del flujo de aire pautadas para las salas de la UCI, como explica BBC. Pues bien, el caudal de aire era incorrecto respecto a lo pautado y tuvieron que repararlo, lo que supuso un gasto de 16 millones de libras (unos 19 millones de euros).

La Agencia Nacional de Gestión del Tesoro irlandesa adquirió un fondo en dólares, pero no dejó constancia de ello en su hoja de cálculo. En su lugar, alguien puso puso el euro como moneda. Como explica RTE, cuando se descubrió el error, el tipo de cambio del dólar había cambiado en contra de la inversión de la entidad. Como consecuencia, el rendimiento de la inversión había caído 750.000 euros. En resumen, el Fondo Estatal para el Empleo había perdido 750.000 euros por un error humano.

Nos vamos hasta Pensilvania, donde un auditor puso bajo la lupa los datos de transporte escolar de los cursos que van 2013-14 a 2016-17. En este caso el fallo estaba en la cantidad de millas recorridas y días operativos del servicio, como detalla Pocono Record. En el caso de la distancia, para su estimación no usaron datos promedio, sino acumulaciones. Respecto a los días, había fórmulas duplicadas para algunas actividades. La consecuencia fue cuantiosa: casi medio millón de dólares de más.

Copiar y pegar es una bendición, pero a veces el dedo o los formatos nos juegan una mala pasada. Y sino que se lo digan a la oficina del Sheriff del condado de Clallam County y su presupuesto de 2017. Al parecer, las hojas de cálculo se enviaron por correo electrónico entre la oficina y el administrador y como fruto de ese copia y pega de fórmulas negligente, al condado le costó casi medio millón de dólares, según recoge Peninsula Daily News.

Una versión anterior de este artículo se publicó en 2024

Portada | Microsoft Bing con IA y Caution icons created by hqrloveq - Flaticon

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En los últimos años, Microsoft ha reforzado su apuesta por la nube, integrando de manera cada vez más profunda a OneDrive en Windows y en las aplicaciones de Office. Ahora, la compañía ha dado un paso decisivo: a partir de la versión 2509 de Word para Windows, todos los documentos nuevos se guardarán automáticamente en la nube en lugar de hacerlo en el disco local del ordenador.

Este cambio no es menor: supone una transformación en la manera en que millones de personas almacenan y acceden a sus archivos, y ofrece tanto ventajas como potenciales malos usos.

¿Qué significa este cambio?

Hasta ahora, los usuarios de Word podían elegir entre guardar sus documentos en el disco duro, en una unidad de red o en OneDrive. Aunque el sistema de AutoSave ya privilegiaba el almacenamiento en la nube, crear un nuevo documento solía implicar decidir manualmente la ubicación.

Con la actualización, Word guardará automáticamente cualquier nuevo archivo en OneDrive o en la nube que el usuario tenga configurada como predeterminada, sin necesidad de que intervenga.

Además, los nuevos documentos se nombrarán con la fecha de creación en lugar de con el clásico "Documento1, Documento2...", aunque siempre se podrá cambiar el nombre con la opción "Guardar como" o usando el atajo Ctrl + S.

Ventajas de la nube según Microsoft

Raul Muñoz, responsable del equipo de experiencias compartidas de Office, justifica la decisión sobre la base de varias ventajas:

• Evitar pérdidas de trabajo gracias al guardado continuo.
• Acceso inmediato desde cualquier dispositivo, ya sea móvil, navegador o escritorio.
• Colaboración en tiempo real con otros usuarios.
• Seguridad y cumplimiento normativo reforzados, al contar con las protecciones de la nube de Microsoft.

En resumen: la promesa es la de una experiencia más fluida, sin sobresaltos y con la flexibilidad que demanda el trabajo híbrido y remoto.

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Microsoft admite que no puede garantizar a la UE su "soberanía de datos", porque ellos se deben al gobierno estadounidense

Las críticas y las dudas

Sin embargo, no todo son aplausos. Para muchos usuarios, este giro supone un recorte en su autonomía digital:

• Privacidad y control: al guardar por defecto en servidores de Microsoft, los archivos quedan potencialmente expuestos a vigilancia, minería de datos o brechas de seguridad.
• Pérdida de la simplicidad local: quienes prefieren almacenar sus documentos en su disco duro deberán cambiar la configuración manualmente.
• Imposición silenciosa: como señalan analistas, es probable que el cambio se implemente sin avisos claros, de modo que muchos usuarios no notarán la modificación hasta tiempo después.

Este movimiento refleja una tendencia más amplia: grandes tecnológicas que empujan a sus usuarios hacia ecosistemas en la nube, incluso a costa de complicar la gestión local de archivos.

¿Cómo volver a guardar en el ordenador por defecto?

Afortunadamente, quienes prefieran mantener sus archivos fuera de la nube todavía tendrán la posibilidad de hacerlo. Los pasos son sencillos:

1. Abrir Word o cualquier documento.
2. Ir a Archivo > Opciones.
3. En la ventana de Opciones de Word, seleccionar la categoría Guardar.
4. Desmarcar la opción "Guardar automáticamente archivos en la nube de forma predeterminada en Word".
5. Marcar "Guardar en el equipo de forma predeterminada".
6. Verificar o establecer correctamente la carpeta de guardado en el apartado "Ubicación predeterminada de archivo local".

De este modo, se recupera la lógica tradicional de almacenamiento en disco.

Más allá de Word: lo que viene

Microsoft ya ha adelantado que este mismo modelo se implementará próximamente en Excel y PowerPoint para Windows. Todo indica que la compañía busca consolidar a OneDrive como el eje central del ecosistema Office, reforzando su estrategia de suscripciones y servicios en la nube.

Imagen | Marcos Merino mediante IA

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En 1996, un joven técnico de TI, al que conocemos únicamente por su nombre (Brad), trabajaba para un minorista de alimentos en una gran ciudad de Estados Unidos. Su responsabilidad principal era gestionar los ordenadores de la empresa, una tarea que normalmente implicaba resolver problemas menores y realizar actualizaciones de software. Sin embargo, en 1996, se enfrentó a un problema que a punto estuvo de costarle su trabajo.

El minorista estaba en proceso de actualizar su suite de Microsoft Office de la versión 95/7.0 (que había demostrado ser inestable con hojas de cálculo grandes) a la nueva versión 97/8.0. Brad, con la responsabilidad de realizar esta actualización en más de cien computadoras, se dedicó a la tarea con diligencia, utilizando los disquetes que Microsoft había proporcionado, pero las cosas no salieron como esperaba.

vía WinWorld

Al completar la instalación, Brad descubrió un error crítico: las hojas de cálculo creadas en un PC con Windows no podían abrirse correctamente en las computadoras Mac, y viceversa. Esta incompatibilidad hacía que los archivos se corrompieran, convirtiéndose en jeroglíficos ilegibles cuando se transferían entre los dos sistemas operativos (y permanecían corrompidas una vez volvían a abrirse con el sistema original).

Esto era un problema catastrófico para Brad.

El correo que lo cambió todo

Desesperado y frustrado, Brad decidió tomar una medida arriesgada: envió un correo electrónico furioso directamente a Bill Gates, utilizando la dirección billg@microsoft.com. En su mensaje, acusó al fundador de Microsoft de utilizar a los usuarios como conejillos de indias para probar su software, describiendo el bug como algo tan evidente que no podía creer que hubiera pasado desapercibido.

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Lo que Brad no esperaba era una respuesta, y mucho menos una tan rápida. Apenas 48 horas después de enviar su correo, a las 9:00 AM, su teléfono sonó y al otro lado de la línea se encontraba un desarrollador del equipo de Office de Microsoft. Éste pasó una hora charlando con Brad, reconstruyendo el error y analizando cada detalle del problema.

Años más tarde, Brad comentaría que nunca había conocido a alguien tan desesperado por entender y solucionar un problema.

Al día siguiente, un paquete con disquetes de la nueva versión Microsoft Office 8.01 llegó al escritorio de Brad, junto con una carta que aseguraba que el error había sido aislado y corregido en esta nueva versión. Brad instaló la actualización en los equipos de la empresa y el problema quedó resuelto. Brad había salvado su empleo.

Una oportunidad perdida

Brad está convencido (aunque nunca pudo confirmarlo) de que su correo llegó a Bill Gates o, al menos, a alguien muy cercano a él. El hecho de que una compañía del tamaño de Microsoft respondiera con tanta rapidez y eficiencia a un problema reportado por un técnico de soporte de una empresa minorista le sigue sorprendiendo.

Sin embargo, Brad también lamenta no haber aprovechado la oportunidad para pedir algo más en su segundo correo de agradecimiento. En lugar de limitarse a expresar su gratitud, como terminó haciendo, se arrepiente de no haber añadido una pregunta que podría haber cambiado el rumbo de su carrera: "¿Necesitan a alguien en su departamento de control de calidad?".

Imagen | Marcos Merino mediante IA

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"Era mi primer día como analista de datos en una pequeña y acogedora empresa, de esas con sillas de oficina desparejadas y una cafetera más vieja que yo". Así comienza a relatar su historia Daniel Builescu, recién graduado en ese momento en un máster en Ciencias de Datos.

El primer reto que le asignó su jefe fue el de extraer información valiosa de una maraña de datos contenida en hojas de cálculo de Excel tan anticuadas como desordenadas:

"Me sonrió y dijo 'Necesitamos información de estos datos de ventas. ¡Bienvenido a bordo!'. [...] Abrí la hoja de cálculo y me encontré con una monstruosidad pixelada llena de números".

El desafío. De las tablas dinámicas a la limpieza de datos

La primera tarea. Durante la primera semana, el nuevo analista de datos pasó sus días inmerso en funciones de búsqueda y tablas dinámicas interminables. Sin embargo, el verdadero reto surgió cuando le asignaron la creación de un informe esencial para la estrategia de la empresa.

"La hoja de cálculo era un laberinto: pestañas que referenciaban celdas codificadas por colores con fórmulas crípticas que nadie, ni siquiera mi predecesor, entendía completamente"

La actualización de esta hoja requería una precisión quirúrgica, ya que un solo error podría provocar el colapso de toda la estructura. Así que, desesperado por encontrar una solución más eficiente, el analista recordó sus estudios de Python, el lenguaje de programación más popular en la actualidad, y decidió probar suerte con Pandas, una poderosa biblioteca para el análisis de datos.

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Con algo de ensayo y error, escribió un sencillo script que importaba los datos de Excel, creaba una tabla dinámica y generaba un nuevo informe, todo en cuestión de segundos. Así, la tarea que antes tomaba días se resolvía ahora en un abrir y cerrar de ojos:

"[El código] era… simple, casi risible. Presioné ejecutar, con el corazón latiendo rápido. Apareció una nueva hoja de cálculo, limpia, legible y, lo más importante, precisa".

La segunda tarea. Su siguiente misión fue lidiar con las direcciones de los clientes, que presentaban múltiples formatos inconsistentes, como "123 Main St," "123 Main Street" y "123 Main St. (Apt 402)". Arreglar estos datos manualmente era una tarea tediosa y repetitiva... hasta que Builescu decidió utilizar expresiones regulares en Python para automatizar el proceso de limpieza de direcciones.

Tercera (y última tarea). El jefe del analista tenía una predilección por los gráficos de pastel generados por Excel, a menudo difíciles de interpretar debido a su complejidad y diseño anticuado: así, por ejemplo, un informe específico requería visualizar las tendencias de ventas por región, pero los gráficos generados en Excel eran confusos y poco útiles.

Decidido a mejorar la situación, el analista recurrió a Matplotlib, otra biblioteca de Python:

"Hice todo lo posible para dominar el asistente de gráficos de Excel, pero decidí que ya era suficiente. Y recordé esos gráficos, limpios y hermosos, de mis tutoriales de Python".

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Más útil de lo que parecía

Tras varias semanas de pequeñas victorias, el analista se sintió lo suficientemente confiado como para presentar sus soluciones a su jefe. Aunque inicialmente escéptico, al presenciar cómo las tareas complejas se resolvían en minutos gracias a Python, su actitud cambió de la burla a la curiosidad:

"—Oye, creo que he encontrado una forma más rápida de manejar esos informes... verás, he usado algo llamado Python...".
"—Jajaja. Mira, aprecio tu iniciativa, pero eso de programar lleva una eternidad. Limítate a usar Excel, ya le cogerás el truco".
"—¿Y qué tal si te lo enseño? Sólo me llevará dos minutos".
(Saqué mis scripts, presioné 'ejecutar' y boom: datos limpios).
—"…Uh. Bueno, tal vez sea más útil de lo que pensaba".

Builescu reconoce que su jefe tampoco se convirtió de repente en un entusiasta de Python; tampoco recurrir a Python reemplazó la necesidad de usar intensivamente Excel en su nueva empresa... pero sí se convirtió en una herramienta de referencia a la hora de automatizar tareas tediosas y mejorar la calidad de los informes.

Una versión anterior de este artículo se publicó en 2024.

Imagen | Marcos Merino mediante IA

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Excel es un programa realmente versátil que para muchas personas puede ser un auténtico reto usarlo. Y es que clásicamente se ha asociado a un ser un programa donde hay que saber prácticamente programar para aplicar las fórmulas de cálculo, pero la realidad es que se puede usar teniendo cero conocimientos al respecto. Todo gracias a las plantillas que hay disponibles en internet.

Son muchos los usos que se le puede dar a Excel como por ejemplo tener una agenda personal, para hacer inventarios, organizar las clases, hacer  facturas o también para gestionar los gastos que hacemos. Para esto último son muchas las plantillas que se pueden encontrar, y yo en mi día a día uso algunas que son muy buenas.

Ahora mismo hay algunas aplicaciones para poder hacer el control de todos los gastos que se tienen, pero la realidad es que a veces un Excel puede ser mucho mejor. Obviamente esto requiere de constancia para ir apuntando todo lo que se va gastando para ir teniendo un análisis exhaustivo de a dónde se va a ir yendo el dinero cada mes.

Además, el punto positivo de estas plantillas es que no se necesita tener una licencia para Office 365, ya que se puede editar a través de la versión online en el navegador de manera gratuita.

Crear un presupuesto personal

Antes de hacer un análisis de los gastos, lo más interesante puede ser crear un presupuesto personal de todos los gastos y también ingresos que se espera tener a lo largo de un mes. Esto es algo fundamental si el objetivo que se tiene delante para poder ahorrar algo al final de mes.

En este caso hay una plantilla que me gusta bastante para Excel que se llama 'Hoja de cálculo del presupuesto mensual personal'. Cuenta con un diseño realmente sencillo para poder ir completando las diferentes casillas. En la cabecera se debe introducir el ingreso que se va a tener a lo largo del mes, y después ir agregando los  gastos que se prevén.

Los diferentes gastos están divididos por categorías generales como por ejemplo alojamiento, transporte, seguros, comidas, mascotas... Hasta se agrega la posibilidad de introducir el pago que se haga de IVA o IRPF.

Una vez se introducen los gastos, habrá que esperar todo el mes para finalmente introducir los gastos reales que se hayan tenido. Automáticamente hará el cálculo entre lo gastado de verdad y lo previsto. En el caso de que haya superávit, aparecerá un indicador verde. Pero si has gastado más de lo previsto aparecerá un indicador naranja o rojo.

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Al final del todo lo que se verá es el resultado final de todo el mes para saber si se ha conseguido ahorrar algo o no. En el caso de que no, se va a poder saber el apartado donde se ha gastado más en el mes para poder hacer ajustes en el siguiente mes.

Excel para apuntar todos los gastos

Para poder llevar el control de todos los gastos para llevarlos al presupuesto mensual, es importante apuntarlos en otro Excel. Para ello tenemos la plantilla llamada 'Calculadora de gastos' que es tan sencilla como indica su nombre. Va a ser una simple hoja con los huecos necesarios para anotar los gastos que se tienen a lo largo del mes.

Al ejecutarlo en Excel se va a encontrar diferentes columnas como son la fecha, la categoría, la subcategoría y el importe que se ha gastado en ese concepto. Además, permite tener alguna nota para tener alguna idea de lo que hemos gastado.

Pero lo más interesante de todo es que se puede ver de manera gráfica en todo lo que hemos gastado y además con la posibilidad de agregar diferentes filtros para que los gráficos vayan cambiando. De esta manera se ajusta a un mes concreto, una categoría o una subcategoría, para saber como ha evolucionado por ejemplo el gasto que has tenido en la alimentación a lo largo de cierto tiempo.

Imágenes | Rubaitul Azad

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Mientras que todos relacionamos la productividad con las recién llegadas ChatGPT o Gemini, una legión de personas trabaja a diario con una herramienta clásica de Microsoft que sigue siendo una auténtica navaja suiza: Excel. Con esta hoja de cálculo crean macros para comparar hipotecas, redirigen correos o incluso hacen la lista de la compra de forma automatizada. Y con ello logran en segundos lo que a otros les llevaría horas, como si vivieran literalmente en el 2050.

En un mundo obsesionado con la inteligencia artificial generativa, es fácil olvidar las herramientas que ya tenemos instaladas. Aunque parezca que Excel está "muerto", los datos dicen lo contrario: según Microsoft, más de 1.100 millones de personas usan sus aplicaciones de productividad, entre ellas las míticas hojas de cálculo.

Excel como una navaja suiza de la productividad

Para muchas personas, especialmente las más jóvenes, Excel puede parecer complejo o intimidante. Al menos eso es lo que observo en mi entorno. Sin embargo, hojas de cálculo como Excel, Google Sheets u otras son fundamentales en el día a día de miles de empresas.

Y es que con una hoja de cálculo se puede hacer prácticamente de todo. Tanto es así que incluso existe una competición mundial para ver quién domina mejor esta herramienta, llevándola a un nivel que la mayoría ni imaginamos. Por eso, El Mundo ha recopilado historias de personas que usan este software a diario.

Miguel Antúnez, profesor y propietario de la escuela online Excelyfinanzas, asegura que la llegada de la inteligencia artificial no hará desaparecer esta aplicación. “Nos iremos todos los que estamos en este mundo y nuestros hijos, y Excel seguirá; es una herramienta muy potente”, afirma. Tanto, que ha visto “conexiones desde Excel a una entidad bancaria para que la empresa descargue la tesorería”. Según él, “no hay ningún tipo de límite”.

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Al ver todo lo que puede hacerse con Excel, para los usuarios más básicos —donde me incluyo— puede parecer surrealista más allá del uso de las fórmulas clásicas. Antúnez señala que “ni las propias empresas saben realmente el potencial que tiene”.

Ana Pineda, ingeniera aeroespacial en Madrid, aspira a competir en el Campeonato Mundial de Excel en 2025. Para ello, se entrena a diario. En su trabajo relata: “Lo primero que me hice fue una macro que me lee los emails y los redirecciona con la información a la persona correspondiente”. Pero su uso no se limita al trabajo: ha llegado a crear juegos de mesa como ‘Hundir la flota’ en Excel.

Demuestra así que con Excel se puede hacer prácticamente cualquier cosa. Usa hojas de cálculo para todo: control de gastos, declaración de la renta, simulación de hipotecas… Sí, incluso simular una hipoteca. Y lo explica así:

"El usuario puede meter las tres, cuatro o cinco en las que esté interesado, con las condiciones y el préstamo que quiere pedir y te sale la cuota que te quedaba, los intereses y una tabla con amortización"

Añade que para las pequeñas empresas dominar Excel es imprescindible, ya que puede ahorrar muchísimo tiempo en distintos procesos.

Otro protagonista del mundo de Excel es Nacho Pereira, un madrileño que consiguió optimizar el programa para automatizar la facturación de procedimientos en su anterior empleo en un banco. La herramienta que desarrolló permitía gestionar entre 15.000 y 20.000 euros al mes. Reconoce que un trabajo que antes le llevaba todo un día, ahora lo resolvía en apenas dos horas.

Imágenes | Guille B

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Cuando decidí dejar atrás Microsoft Office hace unos meses, pensé que LibreOffice sería mi destino definitivo. Y lo cierto es que lo sigue siendo, pero hace poco también estuve probando una alternativa que, de momento, me está sorprendiendo gratamente: OnlyOffice.

Debo admitir que cada vez me convence más por una serie de factores que no puedo ignorar, entre ellos la compatibilidad con documentos de Microsoft Office. Bajo estas líneas te cuento todo lo que necesitas saber de esta suite de ofimática gratuita.

LibreOffice es genial, pero OnlyOffice le supera con creces en compatibilidad con MS Office

Mi salto de Office a LibreOffice fue casi inevitable. Estaba harto de las suscripciones de Office 365, de funciones que no utilizaba y de sentir que Microsoft me tenía atado a su ecosistema. LibreOffice llegó como un soplo de aire fresco: completamente gratuito, de código abierto, ligero y preparado para todo lo que necesito.

Tienes Writer para textos, Calc para hojas de cálculo, Impress para presentaciones y con eso ya te puedes dar un canto en los dientes. Además, la suite cuenta con funciones avanzadas: macros, extensiones, formatos de exportación múltiples. Para alguien que busca independizarse de las garras de Office, es prácticamente perfecto.

No obstante, hay algo que todavía le pesa a LibreOffice y es la compatibilidad con documentos de Office. No es que sea mala, ya que cualquier documento en formato docx o xlsx lo podía editar sin problemas. Pero para archivos más elaborados y complejos, siempre hay elementos que no se ven igual. Las fuentes se movían ligeramente, los márgenes cambiaban…

En LibreOffice podemos configurar las herramientas de tal manera que los documentos permanezcan prácticamente igual, pero entonces descubrí una suite de ofimática también gratuita que eso ya lo hace de base y que resulta muy cómoda de usar.

Desde el primer momento que abrí OnlyOffice pude notar la diferencia. La interfaz me resultó familiar, pero lo que realmente me encandiló fue abrir un documento de Word o de Excel y se viese exactamente igual que en las versiones de Office.

La compatibilidad es brutalmente buena. Probando con todo tipo de documentos, me ha llamado especialmente la atención que OnlyOffice los reproduzca de manera idéntica. Lo mismo pasa con las hojas de cálculo: las fórmulas funcionan como esperaba, los gráficos mantienen su aspecto y no tengo que preocuparme por si otra persona vea algo distinto.

Esta compatibilidad no es casualidad. OnlyOffice está diseñado específicamente para trabajar con formatos de Microsoft Office, y se nota en cada detalle. Además, otro aspecto de diseño acertado es que tanto el procesador de textos, como su hoja de cálculos y presentaciones corresponden a una misma interfaz, por lo que a través de las pestañas de la misma aplicación podemos tener un documento de texto o una hoja de cálculo a la vez, sin tener que cambiar de aplicación.

También te puedes montar un servidor propio

Además de la versión de escritorio gratuita, también puedes montarte tu propio servidor para almacenar y gestionar documentos. Es algo así como tener tu propio Google Drive, pero en tu casa o en tu empresa.

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Para alguien que valore contar con un servidor propio, privado y seguro, esto es oro puro. Puedes instalar OnlyOffice en tu propio servidor, incluso en una Raspberry Pi si quieres algo básico para salir del paso en casa y tener acceso a tus documentos desde cualquier lugar sin depender de servicios en la nube de terceros. Para un negocio pequeño, las posibilidades son enormes: colaboración en tiempo real, control total de los datos y cero dependencia de subscripciones externas.

A pesar de que LibreOffice es excelente, la experiencia que me ha brindado OnlyOffice no la puedo ignorar. Muy posiblemente se acabe convirtiendo en mi próxima herramienta de ofimática predeterminada.

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