Desde hace décadas, pocos iconos reflejan tan bien el alma —y las miserias— del trabajo de oficina como una hoja de Excel. Sus filas y columnas, impersonales y repetitivas, se han convertido en el molde que da forma a buena parte del mundo moderno: desde presupuestos empresariales y estudios financieros hasta listas de invitados para una boda.

Cuando Leila Gharani, hoy una 'influencer' global con millones de seguidores gracias a sus tutoriales de Excel, comenzó su carrera, jamás imaginó que su futuro estaría ligado al programa de hojas de cálculo. Ella misma reconoce que Excel

"no es un software que abras y digas: 'Oh, Dios mío, lo amo'".

Y, sin embargo, su vida profesional acabó orbitando alrededor de él, como la de millones de trabajadores en todo el mundo.

Y, lo que resulta aún más relevante: ni la IA generativa ha sido capaz de destronar al viejo Excel de su reinado silencioso pero absoluto. Muy al contrario, la IA parece estar fortaleciendo su posición.

Comprender cómo un software aparentemente 'aburrido' sostiene a una de las compañías más valiosas del mundo obliga a adentrarse en la historia del mismo y en el fenómeno cultural que lo rodea.

De los sumerios al Excel

La propia idea detrás de Excel tiene raíces milenarias: una tablilla de arcilla encontrada en Irak y datada hacia el 1800 a.C., conocida como Plimpton 322, muestra una tabla de números sorprendentemente similar a las que hoy se generan en un PC. Pero fue en los años setenta cuando se produjo el salto tecnológico decisivo. Dan Bricklin, estudiante de Harvard, imaginó una 'hoja mágica' en la que modificar un número recalculara automáticamente toda la tabla.

"Pero por todos los hammurabis, ¿dónde está el icono de 'Autosuma'?"

Así nació VisiCalc, el primer programa de hoja de cálculo para ordenadores personales, que en 1979 convirtió el Apple II en una máquina útil para el mundo empresarial, no solo para videojuegos y educación.

Así que Microsoft no inventó la hoja de cálculo. Tampoco fue la primera en mejorarla. Pero sí fue, desde sus inicios, la más ambiciosa. Cuando otros competidores como Lotus 1-2-3 dominaron el mercado, Microsoft lanzó en 1985 su propia versión mejorada: Excel, inicialmente para Mac (qué ironía). Lo decisivo fue su velocidad y su transición a un entorno gráfico mucho más intuitivo que el de sus rivales.

Excel, además, introdujo innovaciones fundamentales como:

• El 'intelligent recalc': un algoritmo que recalculaba solo las celdas afectadas, multiplicando la velocidad por 10.
• El 'print preview', hoy estándar absoluto, que permitía ver cómo quedaría el documento impreso.

Con esto, Excel no solo superó a Lotus 1-2-3: lo desplazó por completo. Pero su victoria vino acompañada de polémica: Microsoft impulsó agresivamente el bundling, empaquetando Excel junto con Word y PowerPoint para crear Microsoft Office, una maniobra que muchos competidores calificaron de anticompetitiva y que acabaría desembocando en un histórico caso antimonopolio en Estados Unidos.

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Un ecosistema de miles de millones: Excel como cultura, negocio y deporte

A estas alturas, Excel ya no es solo un software: es un ecosistema económico, cultural y social que mueve millones de dólares y genera fenómenos insólitos alrededor de un programa que, en apariencia, nació meramente para facilitar tareas administrativas... 

Un negocio global

Excel genera cada año miles de millones de dólares de manera directa e indirecta. Por un lado, forma parte esencial de Microsoft 365, un producto que genera más de 88.000 millones de dólares en ingresos empresariales al año y que cuenta con unos 500 millones de usuarios de pago, según las estimaciones mencionadas en el informe original. Aunque es difícil aislar la parte atribuible solo a Excel, resulta evidente que la suite completa sería insostenible sin él-

Pero el negocio no acaba ahí. Excel ha dado lugar a toda una economía paralela que incluye:

• Consultores especializados que cobran por optimizar modelos financieros o automatizar tareas complejas.
• Empresas que desarrollan complementos, macros y software específico basado en Excel.
• Miles de cursos formativos, desde programas universitarios hasta microtutoriales para redes sociales.
• Servicios corporativos de auditoría, limpieza de datos y análisis basados en procesos construidos dentro del propio Excel.

En este sentido, la historia de la ya mencionada Leila Gharani es representativa: al lanzarse como consultora, pensó que su dominio de Excel sería un recurso secundario... pero pronto descubrió que era la habilidad más demandada por las empresas: incluso cuando la contrataban para enseñar sistemas financieros avanzados, los alumnos insistían en preguntarle por Excel.

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Cultura Excel

La cultura en torno a Excel es tan rica como insólita. Alrededor del programa ha surgido una legión de creadores de contenido —auténticos "predicadores de las hojas de cálculo"— que han conseguido transformar algo tan aparentemente árido como una función VLOOKUP o una tabla dinámica en un espectáculo educativo con audiencias masivas.

Dejando de lado los 3 millones de suscriptores de Gharani (en su canal 'XelPlus'), caben destacar creadores de referencia como Your Excel Dictionary* (más de 4 millones de seguidores en Instagram), excelisfun (1,3 millones en YouTube) o Miss Excel (fenómeno viral en TikTok, con cerca de un millón de seguidores).

Todos ellos monetizan su popularidad mediante YouTube, cursos premium, membresías o incluso merchandising, como sudaderas o tazas con mensajes humorísticos ("Eat. Sleep. Query. Repeat.").

A ello se suma un enorme componente comunitario, como los subreddits con cientos de miles de usuarios que debaten trucos, comparten plantillas y exponen retos técnicos. Y eso por no mencionar a los usuarios que emplean Excel como lienzo creativo, desde arte pixelado hasta complejos experimentos de programación.

El deporte del futuro

Pero quizá la faceta más sorprendente del ecosistema sean cosas como el Excel World Championship, un campeonato mundial con sede en Las Vegas y que se retransmite en ESPN, que ha transformado el uso avanzado de fórmulas y funciones en un espectáculo digno de una final deportiva. Este evento presenta:

• Retos cronometrados extremadamente complejos, donde los competidores deben construir modelos avanzados, resolver puzzles numéricos o recrear comportamientos físicos (como plegar un origami) dentro de Excel.
• Clasificaciones, eliminatorias, comentaristas y un cinturón de campeón, igual que en el boxeo o la lucha libre.
• Jugadores estrella, como Michael Jarman, campeón de 2024, o Diarmuid Early, que arrasó en 2025 gracias a su dominio del ecosistema LAMBDA y técnicas avanzadas de modelización.

¿Por qué Excel sigue dominando?

Excel es un software de más de cuarenta años, surgido en una época de disquetes y ordenadores con monitores monocromos, pero mantiene un dominio absoluto en pleno auge de la computación en la nube y la IA. ¿Cómo es posible que una herramienta nacida en 1985 siga siendo el estándar global en 2025?

Las razones no se limitan a la costumbre o a la inercia corporativa —aunque ambas son importantes—, sino a una combinación de ventajas estructurales, históricas, psicológicas y tecnológicas que convierten a Excel en un producto prácticamente irremplazable, incluso frente a rivales tan potentes como Google o OpenAI.

1) Excel está en todas partes

Excel no es solo una herramienta ampliamente usada: es el lenguaje operativo del trabajo moderno. Millones de trabajadores lo utilizan a diario para tareas pequeñas y grandes: presupuestos, previsiones financieras, análisis de datos, inventarios, cálculos estadísticos y decenas de procesos corporativos críticos.

Así que, para que una organización abandone Excel, tendría que cambiar simultáneamente cientos o miles de flujos de trabajo. La realidad es que Excel está tan profundamente integrado en las dinámicas laborales que retirarlo sería tan complejo como reemplazar un idioma.

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2) Cuesta escapar de Microsoft 365

Cuando Google lanzó su suite en la nube, muchas empresas vieron una alternativa atractiva. Sin embargo, en ese momento las compañías ya estaban pagando sumas enormes por la suite ofimática en la nube de Microsoft, lo que incluía Excel, Word, PowerPoint y Outlook.

Las consecuencias eran fáciles de ver: Cambiar implicaba abandonar toda la suite completa, migrar archivos, automatizaciones y macros, capacitar a miles de empleados, y reconstruir procesos críticos desde cero.

Para la mayoría de organizaciones, ese cambio era económicamente inviable. Además, existe un potente componente generacional: las personas con capacidad para tomar decisiones se formaron en el ecosistema tecnológico de Microsoft. Es decir, Excel domina no solo por su utilidad, sino también por la estructura institucional que se ha formado alrededor de él durante décadas.

3) Excel es polivalente

Pocos programas logran este equilibrio:

• Un usuario básico puede usar Excel como una lista.
• Uno intermedio, para funciones lógicas o tablas dinámicas.
• Uno avanzado, para macros, modelos financieros o programación funcional con LAMBDA.

Ni Sheets ni las herramientas de IA ofrecen esa combinación de accesibilidad y utilidad.

4) Sheets es bueno… pero

Google Sheets ha logrado imitar casi todas las funciones que usa "el 99% de los usuarios". Sin embargo, tal como admite Jabe Blumenthal, uno de los creadores originales de Excel, la hoja de Google sigue siendo una imitación simplificada: "Sheets tiene el 99% de la funcionalidad que usa el 99% de la gente".

Pero ese 1% restante marca la diferencia:

• Modelos financieros con millones de celdas.
• Automatización con macros, VBA o LAMBDA.
• Operaciones masivas sobre conjuntos complejos de datos.
• Integración con herramientas empresariales heredadas.
• Cálculos iterativos o simulaciones avanzadas.

En estos escenarios, Excel sigue siendo insuperable. Y esos escenarios son precisamente los que sostienen el tejido productivo y financiero global. Google Sheets, pese a su facilidad y gratuidad, nunca logró romper esta dependencia. Como recuerda Ray Ozzie, antiguo arquitecto jefe de software en Microsoft:

"Pensábamos que Google Sheets iba a matar Excel, pero no lo hizo".

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Además, Google Sheets popularizó la colaboración en tiempo real, pero este tipo de colaboración no resulta adecuada para datos sensibles, complejos o sometidos a control profesional.

En sectores como finanzas, consultoría, auditoría, banca o análisis científico, la capacidad de controlar cada cambio, verificar fórmulas y auditar el proceso es crucial. Así que la misma característica que hace que Sheets destaque lo convierte en una mala opción para quienes manejan datos delicados.

5) La IA está reforzando a Excel

La llegada de ChatGPT y otros modelos generativos se anunció como una posible sentencia de muerte para Excel. ¿Para qué manipular tablas si la IA podía construir modelos enteros con una frase? Pero la realidad ha sido muy distinta:

• Los modelos de IA se equivocan con cálculos básicos, algo documentado reiteradamente.
• Los resultados pueden ser inconsistentes o poco fiables para procesos críticos. Como dice Nick Frescas, moderador de la comunidad de Excel en Reddit:

"Paso más tiempo luchando contra proyectos vibe-codificados que integrando IA útil".

• Las IAs no muestran su proceso interno, lo que impide auditar decisiones. Por el contrario, Excel es comprensible. Reproduce la lógica humana de causa–efecto. La 'transparencia cognitiva' es una de sus grandes ventajas:
• Una celda tiene un valor.
• Ese valor proviene de una fórmula.
• Esa fórmula se puede leer, editar y rastrear.

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Sumemos a todo esto que, además, la mayoría de 'competidores' basados en IA no buscan reemplazar Excel, sino construirse encima de él, y que Microsoft, lejos de rehuir esta realidad, la ha abrazado integrando Copilot, que no sustituye a Excel sino que multiplica su poder.

Resumiendo: Excel domina porque es insustituible en demasiados frentes

Google Sheets no lo destronó porque no iguala su potencia ni su control, la inteligencia artificial no lo destronó porque es buen complemento suyo, pero mal sustituto. Y las empresas no pueden abandonarlo porque su cultura operativa entera está construida sobre Excel.

Por eso, incluso en la era de la IA, Excel sigue —y seguirá— estando en el centro del universo laboral.

Vía | Bloomberg

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Con Microsoft Excel pueden hacerse auténticas maravillas, pero también grandiosas metidas de pata. Porque la hoja de cálculo te permite hacer presupuestos, estimaciones, balances de caja, horarios, análisis de datos... de todo. Por supuesto, es uno de los programas responsables de llevar la contabilidad de numerosas empresas.

Pero todo gran poder conlleva una gran responsabilidad y esa cifra que se nos cuela o esa fórmula mal puede parecer un pequeño detalle, pero puede tener consecuencias catastróficas para el bolsillo. Hemos recopilado alguna de las pérdidas de millones más sonadas en empresas y todas tienen un denominador común: se deben a un fallo de Excel.

Malditos errores humanos

El oro se lo lleva (o mejor dicho, lo pierde) la Alianza Bancaria Irlandesa y lo peor es que lo hicieron por ahorrarse dinero.  Eso sí, en este caso no solo hay fallo de Excel sino también manipulación de datos. La Alianza no estaba dispuesta a pagar 10.000 dólares para recibir datos de control directos directamente de Reuters, así que el operador estadounidense John Rusnak descargó los datos de Reuters en una hoja de cálculo y sustituyó los enlaces a su hoja de cálculo privada y manipulada. 

Las pérdidas totales ocultas por el fraude superaron los 700 millones de dólares. Rusnak tuvo que dar explicaciones de sus prácticas al FBI, como explica El País, pero hay otra realidad: una herramienta de auditoría encontró enlaces externos en la hoja de cálculo clave y si hay un error en ellos, afecta a la propia hoja.

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Seguimos con un fallo garrafal que costó 980 millones de coronas noruegas al fondo soberano de Noruega (unos 86 millones de euros) a principios de este año. El error estaba relacionado con el cálculo de su índice de referencia obligatorio, más concretamente con una simple fecha incorrecta. Pero ojo que estos fallos no siempre salen mal: la misma entidad metió la pata en 2021 y como resultado, ganó 582 millones de coronas noruegas, según recoge Slashdot.

24 millones de dólares en contratos le costó un error de Excel a la corporación TransAlta hace más de 20 años. Un fallo en las licitaciones le permitió obtener más contratos energéticos en Estados Unidos de lo esperado y a precios más altos de los que estaba dispuesto a pagar. Al parecer, en Excel con la clasificación y ordenación de las ofertas alguien copió y pego mal. Quédate con este fallo porque es bastante común, lo veremos más veces y sale caro.

De Noruega nos vamos a Escocia, donde en plena pandemia una revisión del Servicio Nacional de Salud dio con un error humano de 2012 asociado a las especificaciones del flujo de aire pautadas para las salas de la UCI, como explica BBC. Pues bien, el caudal de aire era incorrecto respecto a lo pautado y tuvieron que repararlo, lo que supuso un gasto de 16 millones de libras (unos 19 millones de euros).

La Agencia Nacional de Gestión del Tesoro irlandesa adquirió un fondo en dólares, pero no dejó constancia de ello en su hoja de cálculo. En su lugar, alguien puso puso el euro como moneda. Como explica RTE, cuando se descubrió el error, el tipo de cambio del dólar había cambiado en contra de la inversión de la entidad. Como consecuencia, el rendimiento de la inversión había caído 750.000 euros. En resumen, el Fondo Estatal para el Empleo había perdido 750.000 euros por un error humano.

Nos vamos hasta Pensilvania, donde un auditor puso bajo la lupa los datos de transporte escolar de los cursos que van 2013-14 a 2016-17. En este caso el fallo estaba en la cantidad de millas recorridas y días operativos del servicio, como detalla Pocono Record. En el caso de la distancia, para su estimación no usaron datos promedio, sino acumulaciones. Respecto a los días, había fórmulas duplicadas para algunas actividades. La consecuencia fue cuantiosa: casi medio millón de dólares de más.

Copiar y pegar es una bendición, pero a veces el dedo o los formatos nos juegan una mala pasada. Y sino que se lo digan a la oficina del Sheriff del condado de Clallam County y su presupuesto de 2017. Al parecer, las hojas de cálculo se enviaron por correo electrónico entre la oficina y el administrador y como fruto de ese copia y pega de fórmulas negligente, al condado le costó casi medio millón de dólares, según recoge Peninsula Daily News.

Una versión anterior de este artículo se publicó en 2024

Portada | Microsoft Bing con IA y Caution icons created by hqrloveq - Flaticon

En Genbeta | Las 10 fórmulas y atajos de teclado de Excel que todo el mundo debería saber según la Universidad de Harvard

Aprender idiomas hoy en día ya no es opcional. Es un punto diferenciador en cualquier currículum que puede abrir puertas a nuevas oportunidades laborales, y también es clave para viajar sin dificultades. Por suerte, existen herramientas cada vez más accesibles y gratuitas que facilitan este aprendizaje. Una de las más curiosas —y efectivas— que hemos descubierto recientemente es una hoja de cálculo.

Aunque usar una hoja de cálculo para aprender idiomas puede parecer una idea descabellada al principio, lo cierto es que se trata de una solución práctica y versátil. Gracias a ciertos comandos disponibles en Google Sheets, es posible crear listas de vocabulario con traducciones automáticas entre diferentes idiomas.

El truco está en la función '=GoogleTranslate', integrada en Google Sheets (la hoja de cálculo de la suite de Google). Esta fórmula permite traducir automáticamente el contenido de una celda al idioma que elijas, sin necesidad de copiar y pegar texto en traductores externos.

Cómo usar Google Sheets para aprender vocabulario

Para hacer uso de esta fórmula, simplemente se tienen que seguir los siguientes pasos:

• Abre una nueva hoja de cálculo en Google Sheets.
• En la columna A, introduce una lista de palabras en el idioma original (por ejemplo, en español).
• En la columna B, junto a la primera palabra, introduce la siguiente fórmula:

=GOOGLETRANSLATE(texto; [idioma_origen]; [idioma_destino])

En mi ejemplo el comando usado ha sido "=GOOGLETRANSLATE(A2;"es";"en")".

De esta manera, en lugar de 'Texto' se deberá marcar la casilla donde está la palabra que se quiere traducir. Seguidamente, en 'idioma_origen' la lengua en la que está escrita la palabra en cuestión que si es en inglés se pondrá 'en', aunque también se puede poner 'auto' para que lo detecte automáticamente. En la segunda parte se situará la lengua a la que se quiere traducir que será en este caso 'es'.

Una vez completa la fórmula s0lo queda pulsar en 'Enter' para que el traductor haga su tarea. En el caso de tener una amplia lista de palabras diferentes, solo quedará comenzar a arrastrar la primera casilla con la fórmula para que se pegue en las siguientes.

En Genbeta

Las mejores webs para aprender inglés gratis

Este método es completamente gratuito, funciona en cualquier dispositivo con acceso a internet y aprovecha al máximo la integración entre Google Sheets y Google Translate. Permite organizar de forma visual y flexible el aprendizaje de idiomas, sin depender de aplicaciones específicas o métodos repetitivos.

Una manera sencilla pero poderosa de convertir una herramienta pensada para gestionar datos… en una aliada para dominar nuevos idiomas.

Imagen | Nick Morrison en Unsplash

Vía | Reddit

En Genbeta | Con esta web de la UE podrás aprender idiomas gratis: inglés, francés o italiano a cualquier nivel

Imagina que tienes una hoja de Excel (como las que usas para hacer cuentas o listas). Ahora imagina que, en lugar de hacer solo cálculos, esa hoja de Excel puede ejecutar un micro-ordenador dentro sí misma (no es tan raro: ya hemos visto en el pasado cómo un archivo Excel puede simular el funcionamiento de una CPU).

Pues resulta que ejecutar un sistema operativo Linux dentro una hoja de cálculo de Microsoft Excel no es una broma, ni un mero concepto teórico: es un proyecto real, y funciona. Este insólito experimento, desarrollado por el usuario NSG650, ha captado la atención de la comunidad tecnológica.

¿Qué es y cómo funciona?

"Linux in Excel" es un proyecto que permite ejecutar una instancia mínima de Linux desde una hoja de cálculo de Excel, utilizando un macro VBA que interactúa con un emulador RISC-V encapsulado en una biblioteca DLL.

Linux en Excel

Espera, ¿qué? Lo explicamos paso a paso:

1. Hay un programa escondido que actúa como si fuera un diminuto PC: el emulador ligero mini-rv32ima. Está escrito en un lenguaje de programación ajeno a Excel, y guardado en un archivo especial llamado DLL.
2. Excel, gracias a un pequeño programa que alguien escribió usando VBA (el lenguaje que usa Excel para macros), llama a ese archivo DLL.
3. El DLL hace su trabajo (simular Linux) y devuelve el resultado, que se muestra en la hoja de Excel como si estuviera "ejecutando Linux ahí dentro".

Entonces, ¿es esto realmente "Linux en Excel"?

No exactamente: Excel es solo la consola: actúa como una interfaz de entrada/salida para un proceso que ocurre realmente fuera de su entorno, en código nativo cargado dinámicamente. La hoja de cálculo, entonces, es más una ventana al sistema embebido que su anfitrión verdadero.

En palabras del propio autor:

"Esto fue hecho principalmente por diversión. [...] Obviamente es trampa, ya que no reescribí el emulador en VBA o fórmulas de Excel, pero quería ejecutar Linux en Excel, y esta fue una forma de hacerlo".

En Genbeta

La genialidad de ejecutar 'Doom' en el Bloc de Notas asombró hasta a su creador y es una reflexión sobre el papel de la tecnología

¿Y para qué sirve esto?

Desde una perspectiva práctica, la respuesta es clara: para casi nada.

• No es estable.
• No es portable.
• No permite interactividad real más allá de entradas básicas.
• Usa una DLL de 32 bits que no es compatible con el actual Excel de 64 bits o con alternativas modernas como LibreOffice.

Sin embargo, desde una perspectiva educativa y artística, su valor notable: se trata de una demostración brillante de la flexibilidad del software, que nos hace reflexionar sobre los límites de la interoperabilidad.

¿Y qué opinan los usuarios?

Las reacciones de otros programadores en foros como Hacker News reflejan, bueno, la clase de cosas que se le pasan por la cabeza a los programadores cuando ven algo así:

• Algunos se preguntan si es posible usar celdas de Excel para ejecutar scripts bash como si fueran fórmulas...
• ... y otros se preguntan si no sería más viable hacerlo usando el nuevo modelo de complementos de Office 365 basados en JavaScript, lo que incluso permitiría un enfoque 'basado en la nube'.

Contexto: Otros experimentos 'locos' con Linux

Este proyecto no es el primero en su especie. Ya os hemos hablado de otros igualmente estrambóticos (y técnicamente notables), como LinuxPDF, el Linux que se ejecuta... dentro de un archivo PDF (su creador había logrado sólo unos días antes una gesta similar con Doom).

Ambos proyectos se inscriben dentro de una tendencia creciente en la cultura hacker: lograr que sistemas complejos operen en contextos inesperados. Desde Doom en una prueba de embarazo hasta Windows 95 en un reloj inteligente, esta clase de retos técnicos se han convertido casi en una forma de arte digital.

Imagen | Marcos Merino mediante IA

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Usar las hojas de cálculo de Excel puede ser una experiencia muy repetitiva, y por tanto, tediosa en algunas ocasiones. Sin embargo, la herramienta cuenta con diversas capas de profundidad a la hora de querer rellenar documentos, pudiendo facilitarnos la vida con su infinidad de comandos y funciones.

En este artículo hemos querido recopilar algunos de los trucos más destacados para ahorrar tiempo cuando lidies con Excel. Si logras memorizarlos, trabajar con sus hojas de cálculo te resultará pan comido, por lo que te recomendamos echarle un vistazo y juzgar por ti mismo.

Personalizar atajos rápidos

Imagen: Xataka.com

En las últimas versiones de Microsoft Excel, puedes ahorrar tiempo utilizando atajos rápidos que aparecen en la barra superior en forma de iconos. Estos atajos predeterminados nos permiten acciones como 'Guardar automáticamente', 'Guardar', 'Deshacer' y 'Rehacer', pero puedes personalizarlos según tus necesidades.

Para hacerlo, haz clic en la flecha hacia abajo de la barra superior y selecciona los elementos que deseas incluir como atajos rápidos. Si deseas ocultar algún atajo, simplemente desmárcalo. De esta manera, tendrás un acceso más rápido a las funciones que usas con mayor frecuencia.

Resaltar duplicados

En ocasiones resulta práctico encontrar y señalar los datos que se repiten en una hoja de cálculo de Excel. Aunque existen distintas maneras de hacer esto, la más sencilla es mediante la función de resaltado de celdas por condiciones, que resalta las cifras que se duplican.

Para aplicar esta función, primero selecciona las filas o columnas que deseas analizar y luego cambia a la pestaña 'Inicio' de la barra superior de Office. A continuación, haz clic en 'Formato condicional' y elige la opción de 'Valores duplicados' dentro del submenú de 'Reglas' para resaltar celdas. Finalmente, confirma la selección pulsando Aceptar y los valores duplicados se mostrarán en un color distinto al resto de la hoja de Excel.

Ordenar celdas alfabéticamente

En Excel, es muy útil poder ordenar una tabla de datos de forma alfabética o numérica para facilitar la interpretación de los datos y evitar confusiones. Afortunadamente, ordenar una tabla en Excel es muy fácil, solo necesitas seleccionar las celdas que quieres ordenar y hacer clic en la pestaña 'Inicio' de la barra de herramientas superior de Excel. Luego, en el grupo de herramientas de 'Edición', toca en la opción 'Ordenar y filtrar' y elige si deseas ordenar de forma ascendente (de A a Z o de menor a mayor) o descendente (de Z a A o de mayor a menor).

Si quieres mantener la relación con las celdas adyacentes, selecciona la opción 'Ampliar la selección' cuando Excel te lo pregunte. De esta manera, toda la información que se encuentra en la misma fila o columna que la celda que estás ordenando se moverá junto con ella, manteniendo la coherencia en la tabla de datos.

Fijar una columna o fila

Cuando trabajas con una tabla de Excel que contiene una gran cantidad de datos, es común tener que desplazarte horizontal o verticalmente para visualizar toda la información. Sin embargo, al hacer esto, las cabeceras de las columnas o filas quedan fuera de la vista, lo que puede dificultar su interpretación. Para solucionar este problema, puedes fijar ciertas columnas o filas para que se mantengan siempre visibles.

Para fijar columnas o filas en Excel, primero selecciona la columna o fila que deseas fijar. Luego, accede a la pestaña 'Vista' y haz clic en la opción 'Inmovilizar'. En el submenú que se despliega, elige la opción que corresponda a tu necesidad: 'Inmovilizar paneles' fijará todas las filas y columnas seleccionadas, 'Inmovilizar fila superior' mantendrá siempre visible la primera fila e 'Inmovilizar primera columna' mantendrá visible la primera columna aunque te desplaces a la derecha. De esta manera, podrás trabajar con tus datos sin perder de vista las cabeceras de la tabla.

Cambiar filas por columnas

Si tienes una tabla de datos que originalmente está en formato horizontal o vertical y quieres cambiar su orientación, Excel tiene una herramienta para transponerla, eliminando así el problema de elección entre ejes.

Para hacerlo, primero debes seleccionar todas las filas y columnas de la tabla y copiarlas al portapapeles con la combinación de teclas CTRL + C. A continuación, selecciona una celda vacía y haz clic derecho para elegir 'Pegado especial'. En el menú que aparece, selecciona 'Transponer' para invertir la orientación de la tabla, cambiando las filas por columnas y viceversa.

Conocer el número de días entre dos fechas

Excel cuenta con una función para averiguar fácilmente el número de días que existe entre dos fechas del documento. Para ello podemos hacerlo mediante la función 'DIAS(fecha_final;fecha_inicial)'.

Basta con añadir esta función a la celda que quieras y añadir una fecha final e inicial en formato dd/mm/aaaa. También puedes incorporar la posición de las celdas que incluyen las fechas dentro de la función.

Pasar una tabla de PDF a Excel

Imagen: Xataka.com

Las hojas de cálculo de Excel suelen ser archivos con extensión XLS o XLSX, pero en algunas ocasiones puede que tengas que lidiar con situaciones en las que recibes una tabla dentro de un archivo PDF y necesites importarla a Excel. Afortunadamente, Excel cuenta con una herramienta que te puede ser de ayuda para obtener datos desde archivos.

Para utilizar esta herramienta, lo primero que debes hacer es crear una nueva hoja en blanco en Excel y luego acceder a la pestaña 'Datos'. A continuación, selecciona la opción 'Obtener datos' y elige la opción 'Desde un archivo'. Si tienes la opción, elige 'Desde un PDF'. En caso contrario, elige 'Desde el texto/CSV'.

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Luego, elige el documento PDF que contiene la tabla que deseas importar y haz doble clic en su nombre. Se mostrará una previsualización de la tabla y deberás seleccionar el campo llamado 'Table' haciendo doble clic y pulsando el botón de 'Cerrar y cargar'.

Insertar bordes diagonales en una celda

Imagen: Xataka.com

Microsoft Excel mantiene las opciones para configurar los bordes de una celda siempre visibles en la pestaña Inicio, pero hay opciones avanzadas donde encontramos otro tipo de bordes. Por ejemplo, puedes añadir un borde en diagonal a una celda.

• Selecciona la celda.
• En la pestaña 'Inicio', haz clic en la flecha en el botón de 'Bordes'.
• Elige 'Más bordes'.
• En la previsualización, haz clic en mitad de la celda.

Insertar menú desplegable

Si quieres asegurarte de que los datos en tu tabla de Excel sean homogéneos, una opción es crear una lista cerrada de valores posibles para un campo en particular. De esta manera, los usuarios solo podrán elegir un valor de una lista predeterminada, en lugar de escribir cualquier dato que deseen. Para hacerlo, puedes crear una lista desplegable en una celda.

• Comienza seleccionando una celda.
• Haz clic en la pestaña 'Datos'.
• Selecciona 'Validación de datos'.
• Escoge 'Lista'.
• Escribe los elementos que deseas que aparezcan en la lista, separados por una coma y sin dejar espacios.

Automatizar Excel con macros

Si utilizas Microsoft Excel con frecuencia, es posible que tengas que realizar tareas repetitivas al trabajar con hojas de cálculo. Una manera de ahorrar tiempo y evitar errores es utilizar macros de Excel. Las macros son una herramienta que te permite grabar una serie de acciones que haces en Excel y luego reproducirlas cuando las necesites.

Para crear una macro, debes ir a la pestaña de 'Vista' en la barra superior y seleccionar 'Macros'. A continuación, debes elegir la opción 'Grabar macro' y darle un nombre y un atajo. Después de hacer esto, puedes realizar las acciones que quieres que se graben en la macro en la hoja de cálculo. Una vez que hayas terminado, detén la grabación.

Cuando quieras utilizar la macro, sólo necesitas presionar el atajo de teclado que le asignaste. Excel repetirá automáticamente las acciones grabadas en la macro, ahorrando mucho tiempo en tus tareas.

Mantener números acabados en cero

A veces, cuando se intenta escribir un número que empieza por cero en Microsoft Excel, el programa elimina el cero inicial de forma automática, lo cual puede ser un problema si necesitas mantenerlo.

Para solucionar esto, se puede añadir un apóstrofo antes del número que comienza por cero para que Excel lo reconozca como un valor de texto en lugar de un número. Por ejemplo, si quieres escribir 0123456789, en Excel deberás escribir '0123456789.

Corregir texto automáticamente

Imagen: Xataka.com

• Abre el menú 'Archivo'.
• Haz clic en 'Opciones' y luego entra en 'Revisión'.
• Pulsa 'Opciones de Autocorrección'.
• Añade el texto que quieres reemplazar en 'Reemplazar' y el texto que se usará, en 'Con'.
• Pulsa Aceptar.

Completar celdas con datos recurrentes

En ocasiones, trabajar con Excel puede resultar extremadamente repetitivo, ya que lidiarás con fórmulas y procedimientos muy recurrentes para completar documentos. Sin embargo, con el sencillo comando CTRL + Shift + E podrás completar texto de manera automática.

CTRL + Shift + E sirve para completar celdas con una cadena de caracteres que ya haya aparecido en otra celda. De esta manera, no tendrás que escribir a mano datos concretos de una columna.

Es más fácil explicar el procedimiento con un ejemplo práctico. Y es que si tenemos una columna en la que aparece una lista con el nombre completo de algunas personas, otra con solo el nombre y otra columna con solo los apellidos, podrás completar las columnas de nombre y apellidos por separado con tan solo poner el primer nombre o el primer apellido.

Siguiendo con este ejemplo, una vez hayas escrito el primer nombre, baja a la siguiente celda de la columna, presiona CTRL + Shift + E y verás como todas las celdas de la columna se rellenan con únicamente el nombre de la lista de nombre completo. Lo mismo ocurrirá con la tabla de apellidos.

Sumar todos los números de una tabla

Si estás haciendo gestiones de contabilidad esta función te resultará muy útil, y es que con tan solo seleccionar las celdas que deseas sumar y presionar el comando de ALT + =, la suma de todas las cifras se mostrará en la fila de celdas vacía que tengas justo debajo.

Este sencillo truco es una abreviación de la fórmula de suma de Excel, aunque con este atajo podrás realizar esta función de manera mucho más rápida.

Más fórmulas destacadas

• SUMA. Esta fórmula suma los valores de las celdas en su interior. Soporta tanto celdas separadas como intervalos. Ejemplo:=SUMA(A1:A50)
• PROMEDIO. Esta fórmula devuelve promedio aritmético de las celdas que pases o rango de celdas que pases como parámetro. Ejemplo:=PROMEDIO (A2:B2)
• MAX y MIN. Esta fórmula te devuelve el mayor valor o el menor valor del conjunto que le pases como parámetro. Ejemplo:=MAX(A2:C8)
  /=MIN(A2,B4,C3,29)
• SI.ERROR. Sirve para devolver un valor en el caso de que otra operación resulte un error, como al aparecer divisiones por cero. Ejemplo:=SI.ERROR (MAX(A2:A3) / MIN(C3:F9),"Ha habido un error")
• SI. Devuelve un valor distinto según si se cumple una condición o no. Ejemplo:=SI(B2="Madrid","España","Otro país")
• CONTARA. Esta fórmula sirve para contar cuántos valores hay en la selección que le pases, ignorando solo las celdas que estén vacías. Ejemplo:=CONTARA(A:A)
• CONTAR.SI. Parecida a la anterior, pero cuenta los valores siempre y cuando se cumplan ciertos requisitos que le indiques como parámetro. Ejemplo:=CONTAR.SI(C2:C, "Pepe")
• ALEATORIO.ENTRE. Devuelve un número aleatorio entre los dos números que le pases como parámetros. Ejemplo:=ALEATORIO.ENTRE (1,10)
• AHORA. Genera la fecha para el momento actual y es un dato que se actualizará automáticamente cada vez que abres la hoja o sus valores se recalculan. Ejemplo:=AHORA()
• HIPERVINCULO. Te permite crear un enlace en Excel con un texto personalizado. Ejemplo:=HIPERVINCULO ( "http://www.google.com", "Visita Google")
• REEMPLAZAR. Con esta fórmula puedes insertar o reemplazar parte de un texto, en una posición concreta. Ejemplo:=REEMPLAZAR ( "Feliz Navidad", 6, 8, " Hanukkah")
• CONCATENAR. Devuelve como resultado la unión de los valores de las celdas que le pases como parámetro. Ejemplo:=CONCATENAR ( A1, A2, A5, B9)
• ESPACIOS. Elimina los espacios adicionales que haya en el texto que le pases como parámetro. Ejemplo:=ESPACIOS ( F3 )
• ENCONTRAR. Te devuelve la posición en la que se encuentra un texto dentro de otro, o un error si no se encuentra el texto. Ejemplo:=ENCONTRAR ( "aguja", "pajar" )

Una versión anterior de este artículo se publicó en 2024.

En Genbeta | "Después de 41 años lo logramos, felicidades". Microsoft Word por fin ha cambiado el modo en que pega texto en un documento

¿Eres capaz de imaginar una CPU de 16 bits (100% funcional), 128 kilobytes de RAM y un monitor de 4K, todo contenido en... una hoja de cálculo de Excel? Pues la cosa mejora: para lograrlo no ha hecho falta recurrir a scripts de Visual Basic ni a plugins adicionales; se basa únicamente en un uso ingenioso de las hojas de cálculo de Excel.

Tradicionalmente, las hojas de cálculo han sido vistas como meras herramientas para cálculos financieros y análisis de datos, pero este proyecto parece redefinir lo que un simple 'software de oficina' es capaz de hacer.

No te tomes a broma las fórmulas de Excel

Su creador, el youtuber Inkbox, reivindica la importancia de las fórmulas de Excel: mucha gente subestima la potencia de éstas, pero en realidad son herramientas capaces de ejecutar operaciones lógicas y de cálculo avanzadas...

...lo que les permite ser usados para emular componentes de hardware, como los decodificadores y flip-flops de una CPU. Incluso se ha usado la función de referencias entre celdas para simular la conexión de pines en un chip.

El vídeo muestra también cómo la memoria RAM emulada no es más que una tabla de Excel de 256x256, y cómo la 'pantalla' se compone, en realidad, de celdas cuadradas que representan píxeles y que se pueden colorear utilizando formateo condicional.

El creador del proyecto menciona, incluso, que ha creado un 'dialecto' personalizado del lenguaje ensamblador llamado EXCEL-ASM16, así como un compilador que traduce programas escritos en este lenguaje a código ejecutable en Excel. Esto permite a los usuarios cargar sus propios programas en la CPU emulada y ejecutarlos.

En Genbeta

No suele considerarse a HTML y CSS lenguajes de programación... pero hay quien no está de acuerdo (y tienen buenos argumentos)

Una 'CPU' con fines educativos (¿o esperabas que sirviera para ejecutar GTA VI?)

El proyecto, claro está, se encuentra bastante limitado en términos de velocidad de procesamiento: la CPU emulada opera a una velocidad máxima de 2-3 Hz, lo que significa que los programas se ejecutan muy lentamente, con actualizaciones manuales a través de la tecla F9.

El creador del vídeo enfatiza que, aunque el sistema es extraordinariamente lento, su verdadero valor reside en su capacidad de ilustrar el funcionamiento interno de un procesador.

Además, todos los componentes del proyecto, incluyendo la CPU, el compilador, la ROM y los programas de muestra, están disponibles para su descarga en GitHub, ofreciendo una oportunidad única para entusiastas y educadores (en el repositorio encontrarás también instrucciones para poner en marcha la 'CPU' en tu Excel, así como para programar y compilar tu software).

Imagen | Marcos Merino mediante IA

En Genbeta | Este cómico anuncio de Excel ya presumía hace 30 años de las herramientas por las que hoy es la referencia de las hojas de cálculo

Con Microsoft Excel pueden hacerse auténticas maravillas, pero también grandiosas metidas de pata. Porque la hoja de cálculo te permite hacer presupuestos, estimaciones, balances de caja, horarios, análisis de datos... de todo. Por supuesto, es uno de los programas responsables de llevar la contabilidad de numerosas empresas.

Pero todo gran poder conlleva una gran responsabilidad y esa cifra que se nos cuela o esa fórmula mal puede parecer un pequeño detalle, pero puede tener consecuencias catastróficas para el bolsillo. Hemos recopilado alguna de las pérdidas de millones más sonadas en empresas y todas tienen un denominador común: se deben a un fallo de Excel.

Malditos errores humanos

El oro se lo lleva (o mejor dicho, lo pierde) la Alianza Bancaria Irlandesa y lo peor es que lo hicieron por ahorrarse dinero.  Eso sí, en este caso no solo hay fallo de Excel sino también manipulación de datos. La Alianza no estaba dispuesta a pagar 10.000 dólares para recibir datos de control directos directamente de Reuters, así que el operador estadounidense John Rusnak descargó los datos de Reuters en una hoja de cálculo y sustituyó los enlaces a su hoja de cálculo privada y manipulada. Las pérdidas totales ocultas por el fraude superaron los 700 millones de dólares. Rusnak tuvo que dar explicaciones de sus prácticas al FBI, como explica El País, pero hay otra realidad: una herramienta de auditoría encontró enlaces externos en la hoja de cálculo clave y si hay un error en ellos, afecta a la propia hoja.

Seguimos con un fallo garrafal que costó 980 millones de coronas noruegas al fondo soberano de Noruega (unos 86 millones de euros) a principios de este año. El error estaba relacionado con el cálculo de su índice de referencia obligatorio, más concretamente con una simple fecha incorrecta. Pero ojo que estos fallos no siempre salen mal: la misma entidad metió la pata en 2021 y como resultado, ganó 582 millones de coronas noruegas, según recoge Slashdot.

24 millones de dólares en contratos le costó un error de Excel a la corporación TransAlta hace más de 20 años. Un fallo en las licitaciones le permitió obtener más contratos energéticos en Estados Unidos de lo esperado y a precios más altos de los que estaba dispuesto a pagar. Al parecer, en Excel con la clasificación y ordenación de las ofertas alguien copió y pego mal. Quédate con este fallo porque es bastante común, lo veremos más veces y sale caro.

De Noruega nos vamos a Escocia, donde en plena pandemia una revisión del Servicio Nacional de Salud dio con un error humano de 2012 asociado a las especificaciones del flujo de aire pautadas para las salas de la UCI, como explica BBC. Pues bien, el caudal de aire era incorrecto respecto a lo pautado y tuvieron que repararlo, lo que supuso un gasto de 16 millones de libras (unos 19 millones de euros).

La Agencia Nacional de Gestión del Tesoro irlandesa adquirió un fondo en dólares, pero no dejó constancia de ello en su hoja de cálculo. En su lugar, alguien puso puso el euro como moneda. Como explica RTE, cuando se descubrió el error, el tipo de cambio del dólar había cambiado en contra de la inversión de la entidad. Como consecuencia, el rendimiento de la inversión había caído 750.000 euros. En resumen, el Fondo Estatal para el Empleo había perdido 750.000 euros por un error humano.

Nos vamos hasta Pensilvania, donde un auditor puso bajo la lupa los datos de transporte escolar de los cursos que van 2013-14 a 2016-17. En este caso el fallo estaba en la cantidad de millas recorridas y días operativos del servicio, como detalla Pocono Record. En el caso de la distancia, para su estimación no usaron datos promedio, sino acumulaciones. Respecto a los días, había fórmulas duplicadas para algunas actividades. La consecuencia fue cuantiosa: casi medio millón de dólares de más.

Copiar y pegar es una bendición, pero a veces el dedo o los formatos nos juegan una mala pasada. Y sino que se lo digan a la oficina del Sheriff del condado de Clallam County y su presupuesto de 2017. Al parecer, las hojas de cálculo se enviaron por correo electrónico entre la oficina y el administrador y como fruto de ese copia y pega de fórmulas negligente, al condado le costó casi medio millón de dólares, según recoge Peninsula Daily News.

Vía | Euspring

Portada | Microsoft Bing con IA y Caution icons created by hqrloveq - Flaticon

En Genbeta | Las 10 fórmulas y atajos de teclado de Excel que todo el mundo debería saber según la Universidad de Harvard

En entornos laborales, todo el mundo está de acuerdo que las hojas de cálculo, y en concreto Microsoft Excel, son herramientas poderosísimas que nos permiten realizar multitud de operaciones a la hora de realizar documentos, enriquecer bases de datos, procesar y analizar datos, gráficas y mucho más.

Ante todo su contenido, este tipo de herramientas suelen incluir multitud de atajos que nos permiten ahorrar muchas horas de trabajo. Con Excel, da la sensación de que nunca se termina de aprender, ya que hay tantos atajos de teclado, combinaciones, y formas eficientes de finalizar lo que nos planteamos hacer con la herramienta que a veces resulta agotador incluso el hecho de retener toda esta información.

Algunos de los atajos de Excel favoritos de los usuarios

En Genbeta hemos dedicado varios artículos para ahorrar tiempo con Excel a través de sus atajos de teclado, aunque también cabe destacar los testimonios de cientos de personas acerca de las combinaciones de teclas que les ha “cambiado la vida”, tal y como sugieren muchos usuarios en esta publicación de Reddit. Algunos de ellos son muy conocidos, por no por ello dejan de ser imprescindibles para tenerlos en cuenta. En este artículo te contamos cuáles son y para qué sirven.

Imagen: Microsoft

La siguiente lista de atajos y teclas son para Excel, aunque hay algunos que dependerá de la versión que tengas de la herramienta.

CTRL + Espacio: en Excel se utiliza para seleccionar toda la columna en la que se encuentra el cursor. Esto incluye todas las celdas desde la primera hasta la última en la columna activa.

Shift + Espacio: se utiliza para seleccionar toda la fila en la que se encuentra el cursor. Esto incluye todas las celdas de esa fila, desde la primera hasta la última columna en la hoja de cálculo.

Tip: si a estos atajos de teclado les sumamos CTRL + o -, añadiremos o quitaremos filas/columnas en nuestra selección.

CTRL + T: en Excel se utiliza para convertir un rango de celdas en una tabla. Al presionar CTRL + T, Excel abrirá una ventana emergente para confirmar el rango de datos que deseas convertir en una tabla. También puedes especificar si tu tabla tiene encabezados o no.

CTRL + ; (punto y coma): El atajo CTRL + ; en Excel se utiliza para insertar la fecha actual en la celda seleccionada. Este atajo coloca la fecha del sistema (es decir, la fecha actual según el reloj de tu PC) directamente en la celda, así no tienes que escribirla manualmente.

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15 increíbles trucos de Excel para hacer en segundos las tareas más repetitivas

CTRL + Shift + L: esta combinación de teclas sirve para activar o desactivar los filtros en un rango de datos. Al presionar este atajo, Excel aplica filtros a la fila superior del rango de celdas donde se encuentra el cursor, permitiendo ordenar y filtrar datos de manera rápida.

Alt + W + N: podemos utilizar este atajo en Excel para abrir una nueva ventana de la misma hoja de cálculo. Este atajo permite que puedas ver y trabajar en diferentes partes de la misma hoja de cálculo simultáneamente.

F12: en Excel se utiliza para abrir el cuadro de diálogo "Guardar como". Este atajo es muy útil cuando deseas guardar tu archivo con un nombre diferente o en una ubicación diferente de la que tiene actualmente.

F2: Al presionar F2 en Excel, se activa el modo de edición para la celda seleccionada, colocando el cursor al final del contenido dentro de esa celda.

CTRL + . (punto): en Excel se utiliza para mover el cursor a la celda siguiente que tiene datos en la dirección en la que se encuentra la celda actual, según el orden de las celdas visibles. Un buen atajo para navegar entre celdas sin la necesidad del ratón.

Alt + F12: si eres power user, este atajo en Excel abre el editor de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Este editor te permite escribir, editar y gestionar macros y código VBA para automatizar tareas y personalizar el comportamiento de la herramienta.

CTRL + Shift + .(punto): Este atajo desplaza la selección a la siguiente hoja de cálculo.

CTRL + Shift + , (coma): Este atajo desplaza la selección a la hoja de cálculo anterior.

En Genbeta

Las 10 fórmulas y atajos de teclado de Excel que todo el mundo debería saber según la Universidad de Harvard

Alt + N + V: en Excel se utiliza para insertar una vista de tabla dinámica. Este atajo abre el cuadro de diálogo "Crear tabla dinámica", que te permite seleccionar el rango de datos que quieres analizar y elegir dónde deseas colocar la tabla dinámica, ya sea en una nueva hoja de cálculo o en una hoja existente.

CTRL + 9: este atajo sirve en Excel para ocultar las filas seleccionadas. Cuando usas este atajo, las filas seleccionadas se vuelven invisibles, pero no se eliminan; simplemente están ocultas en la hoja de cálculo.

CTRL + Shift + 9: Al presionar esta combinación de teclas tras seleccionar las filas adyacentes a las ocultas (arriba y abajo), se volverán a mostrar aquellas filas que hayamos ocultado previamente.

Alt + F1: en Excel se utiliza para crear rápidamente un gráfico basado en los datos seleccionados. Este atajo genera automáticamente un gráfico incrustado en la misma hoja de cálculo donde se encuentran los datos.

En Genbeta | Estos son los atajos más importantes para tu PC que probablemente no conozcas

En 1979, desembarcaba en el mercado VisiCalc, el primer software de edición de hojas de cálculo. Pero no pudo disfrutar mucho tiempo de su éxito: cuatro años después salió al mercado Lotus 1-2-3, con un éxito casi inmediato, y se situaría como líder de este mercado hasta comienzos de los años 90, cuando el lanzamiento de Microsoft Excel 4.0, (1992) marcó el comienzo del fin de Lotus 1-2-3.

Sin embargo, después de los cortos reinados de VisiCalc y de Lotus 1-2-3, Excel lleva disfrutando de un reinado indisputado e ininterrumpido de más de 30 años en el trono de las hojas de cálculo.

Sin embargo, cada vez más compañías se ven en la necesidad de gestionar cantidades cada vez mayores de datos en sus hojas de cálculo... y, en esas circunstancias, incluso el software más robusto puede volverse increíblemente lento.

El problema

Para muchos, mejorar el rendimiento de Excel parece ser sólo cuestión de actualizar a un procesador más rápido o añadir más memoria RAM. Pero, ¿qué pasa cuando estas soluciones tradicionales no son suficientes?

Un usuario de Reddit decidió descubrir la respuesta y, en el proceso, reveló que la clave para un Excel ultrarrápido radica, realmente, en otro elemento de nuestro hardware.

Todo comenzó cuando este usuario (u/LeoDuhVinci) se encontró trabajando con esa clase de hojas de cálculo colosales, utilizadas en cálculos financieros cruciales para su empresa, y plagadas de complejas fórmulas como SUMIF y COUNTIF, tardaban entre 30 y 60 minutos en procesarse.

Transformarlas en soluciones más modernas como Power Query o Python habría sido un proyecto titánico que su jefe no aprobaría. Así que, junto con un amigo, se embarcó en otra clase de proyecto personal: construir el ordenador más rápido posible a la hora de ejecutar Excel.

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La historia de las hojas de cálculo digitales: de idea descartada a herramienta imprescindible

La investigación

Tamaño de la RAM: Beneficios limitados

Una de las primeras áreas que exploraron fue el tamaño de la RAM, ya que comúnmente se cree que una mayor cantidad de RAM puede acelerar significativamente Excel. Los resultados, sin embargo, mostraron que esto era cierto... pero sólo hasta cierto punto. Una vez que se alcanzaban los 16 GB de RAM, las mejoras en el tiempo de procesamiento empezaban a ser cada vez más modestas:

Estos resultados sugieren que, aunque es vital no quedarse corto de RAM, invertir en cantidades masivas puede no ser tan efectivo como se podría pensar.

Velocidad de la CPU: Mejoras limitadas

El siguiente paso fue probar la velocidad del procesador (CPU). La sabiduría convencional sugiere que una CPU más veloz debería traducirse en tiempos de cálculo más cortos. Sin embargo, aunque las pruebas mostraron mejoras, estas no fueron tan dramáticas como se esperaba:

Aunque el aumento de la velocidad del CPU de 2.3 GHz a 3.7 GHz redujo el tiempo de procesamiento, los beneficios fueron limitados. Esto sugiere que, como con la cantidad de RAM, aunque es importante tener una CPU rápida, hay un límite a cuánto puede mejorar el rendimiento de Excel.

Número de núcleos de la CPU: la verdadera clave

El descubrimiento más impactante vino con la experimentación con el número de núcleos de la CPU. Contrariamente a la creencia popular, la cantidad de núcleos tuvo un efecto monumental en el rendimiento de Excel:

La diferencia fue abismal: con 96 núcleos, la hoja de cálculo que inicialmente tardase casi una hora en procesarse, se completaría en apenas 36 segundos. Este hallazgo reveló que Excel está altamente optimizado para procesar tareas en paralelo, beneficiándose enormemente de un mayor número de núcleos.

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La teoría tras de los resultados

El razonamiento detrás de estos hallazgos se basa en el modo en el que Excel maneja las tareas:

• Mientras que aumentar la RAM incrementa el espacio disponible para ejecutar procesos, solo es útil hasta que se alcanza un punto de suficiencia.
• Del mismo modo, aumentar la velocidad del CPU es como usar un coche deportivo para transportar bienes: aunque más rápido, la mejora es limitada si no se puede transportar suficiente carga a la vez.
• En cambio, incrementar el número de núcleos del CPU es como añadir más vehículos al convoy, permitiendo mover una mayor cantidad de bienes simultáneamente.

Sin embargo, curiosamente, no todo se reduce al hardware: nuestro protagonista descubrió que algunas funciones en Excel, como INDIRECT, pueden obstaculizar el rendimiento independientemente de la potencia del equipo. Así que es importante optimizar con cuidado el diseño de nuestras hojas de cálculo.

¿Qué hacer con esta información?

Para aquellos que necesitan ejecutar hojas de cálculo descomunales, la solución óptima es invertir en una CPU con muchos núcleos. Podemos lograr esto utilizando PCs virtuales en la nube, como los ofrecidas por Azure, que ser pueden configuradas con una gran cantidad de núcleos.

De hecho, este experimento llevó a sus autores a desarrollar un complemento para Excel que aceleraba los cálculos conectándolo a un superordenador en la nube... pero la falta de interés en el mercado y el avance de otras herramientas (como Python) provocaron el fracaso del mismo.

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Este es el PC más potente que podemos montar: diseñamos un equipo a la última con todo lo que la tecnología nos ofrece en 2021

Alternativamente, para aquellos dispuestos a construir su propio PC, se recomienda priorizar la cantidad de núcleos por encima de la velocidad del CPU o la cantidad de RAM. Procesadores como los AMD Ryzen Threadrippers, con hasta 96 núcleos, son una opción ideal, aunque (de nuevo) costosa.

Imagen | Marcos Merino mediante IA + Logo de Excel

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Desde hace un tiempo, Microsoft anunció una oleada de cambios que llegarían a su paquete de ofimática Microsoft 365. Entre ellos se añadía la posibilidad de incluir la IA de Copilot a muchos de sus servicios, lo que facilitaba ampliamente muchos de los procesos en los que invertimos buena parte del tiempo en nuestro trabajo o en proyectos estudiantiles.

La IA de Copilot lleva un tiempo disponible para los usuarios del servicio de Microsoft 365, incluida en las hojas de cálculo de Excel, pudiendo pedirle en lenguaje natural que genere cualquier fórmula o gráfico, que analice los datos y los modifique según nuestras preferencias, o que automatice ciertas tareas por nosotros, entre otras cosas. Sin embargo, Microsoft quiere ir un paso más allá y sus investigadores han diseñado un nuevo framework para entender de forma más precisa las peticiones que el usuario le pide a la IA en Excel.

Así quiere mejorar Microsoft la IA en Excel

Este nuevo framework se llama ‘SpreadsheetLLM’ y sus detalles fueron publicados a través de un documento científico en arXiv. En este documento se especifican algunos de los retos que los responsables de Microsoft han tenido que afrontar para aplicar la inteligencia artificial en un formato tan completo y complejo como las hojas de cálculo.

SpreadsheetLLM combina la potencia de los modelos de lenguaje con la estructura de los datos que se pueden hallar en una hoja de cálculo. “SpreadsheetLLM es un método para codificar el contenido de las hojas de cálculo en un formato que pueda utilizarse con grandes modelos lingüísticos (LLM) y permita a estos modelos razonar sobre el contenido de las hojas de cálculo”, explican los investigadores en el documento, señalando la importancia de una IA mejorada para herramientas de este estilo.

Copilot en Microsoft Excel. Imagen: Microsoft

La inteligencia artificial ha llegado con fuerza a múltiples sectores. Sin embargo, si se quiere mejorar su eficiencia en el mundo laboral, debe de estar preparada para afrontar de manera precisa las hojas de cálculo, ya que es un formato extremadamente extendido en entornos laborales.

Según los investigadores, a los modelos de lenguaje actuales “les cuesta entender y razonar sobre el contenido de las hojas de cálculo debido a la naturaleza estructurada de los datos y a la presencia de fórmulas y referencias”. Por ello mismo, la idea de este nuevo framework es allanar el camino para que estos modelos de lenguaje se puedan adaptar de forma mucho más sencilla a la estructura y datos de las hojas de cálculo.

Los investigadores creen que SpreadsheetLLM puede abarcar una inmensa cantidad de potenciales aplicaciones, desde automatización de datos a ofrecer ideas y recomendaciones inteligentes basadas en las propias hojas de cálculo. Esto hace que utilizar el lenguaje natural para hacerle peticiones a la IA sobre los datos de las hojas de cálculo sea un proceso mucho más sencillo y preciso, abriendo la veda a la llegada de posibilidades muy interesantes.

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15 increíbles trucos de Excel para hacer en segundos las tareas más repetitivas

Un modelo de lenguaje como Copilot que esté adaptado a este framework podría hacer que la manipulación y creación de hojas de cálculo mediante lenguaje natural en texto sea mucho más accesible para los usuarios de Excel, ampliando las posibilidades que Copilot posee ahora mismo en Microsoft 365. Además de dar accesibilidad, también ayudaría a agilizar nuestros procesos diarios.

De momento, la tecnología se ha presentado en un documento científico, por lo que podría tardar un tiempo hasta que este framework esté completamente desarrollado y sirva para los modelos de lenguaje actuales.

Imagen de portada | Microsoft

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