Para muchos Excel es una herramienta excepcional para poder agrupar datos y realizar cálculos con ellos o incluso convertir una hoja en una auténtica base de datos. Pero aunque tiene muchas utilidades para el día a día, a muchas personas le da miedo enfrentarse a este programa debido a que no conocen todas las fórmulas que se deben aplicar para sacarle el máximo partido.
Es cierto que existen numerosos cursos en internet para poder aprender cómo se puede desenvolver una persona principiante en este software, pero en muchas ocasiones puede ser complejo sacar la fórmula para operaciones complejas que van más allá de sumar o restar. Pero para estos casos está la inteligencia artificial, como hemos estado probando nosotros.
ChatGPT como el mejor aliado para hacer tus fórmulas
Y es que hay fórmulas en Excel que no tienen una composición intuitiva, aunque el propio programa te ayuda con una pequeña chuleta en la parte inferior al teclearla. Es por ello que para usar estas fórmulas más avanzadas, nosotros hacemos uso de ChatGPT la cual ha transformado las acciones que queremos hacer y que explicamos con un lenguaje 'coloquial' a la fórmula que se debe copiar y pegar. De esta manera conseguimos tener fórmulas totalmente profesionales.
Mucha gente puede caer en solicitar la fórmula sin más con las instrucciones "genera la fórmula en Excel para buscar en una columna el valor X", y automáticamente genera la fórmula que se debe emplear con la opción de copiarla y pegarla. Pero además de esto también explica cómo se va a poder utilizar correctamente, ya que desgrana cada uno de los valores que se debe introducir. E incluso te ofrece un ejemplo de cómo se utiliza y cómo se aplicará correctamente.
De esta manera ChatGPT interpreta la acción que quieres realizar sobre la hoja de cálculo y te ofrece una mini clase de cómo se aplica, pudiendo repreguntar por otros ejemplos. Pero la IA puede ir mucho más allá en el caso de que le ofrezcamos información precisa de la hoja de cálculo en la que estamos trabajando para que nos genere la fórmula que simplemente vamos a tener que copiar y pegar.
Ante estos casos le explicamos que queremos de manera precisa con la columna sobre la que queremos trabajar. Un ejemplo que hemos generado ha sido con la siguiente instrucción: "Tengo la columna C de Excel con datos numéricos en cada una de las filas (hasta la 200), y me gustaría generar una fórmula que esté en la celda E5 en la que se diga cuántos de estos valores son iguales a 5".
En ese momento se genera la fórmula =CONTAR.SI (C1:C200, 5) que se va a poder copiar y pegar en la hoja de cálculo para que funcione, en el caso de que las ubicaciones que has especificado a ChatGPT son totalmente correctas.
Pero se puede ir más allá en Excel con ChatGPT y pedirle ayuda para poder tener una auténtica base de datos, al indicarle donde se encuentran todos los datos que tienes almacenados (a través de las columnas). Y pedirle cómo quieres ir realizando la búsqueda de la información. En nuestro caso la petición ha sido "Crear una base de datos con la información de las columnas A a F. Indicame la fórmula".
Al momento carga una especie de tutorial con todos los pasos que debes realizar, que pasan por generar una tabla con toda la información y usar diferentes fórmulas para realizar el filtrado de la información de una manera cómoda.
En definitiva, en nuestro día a día utilizamos ChatGPT para seguir explorando las fórmulas que tiene Excel, sirviéndonos como un gran manual con el que podemos interactuar sin estar pensando en palabras clave. Lo verdaderamente importante es posicionar a la IA en lo que tienes en tu Excel para que te ofrezca las fórmulas más personalizadas posibles.
E incluso vas a poder plantearle los problemas típicos que se pueden dar en una empresa como por ejemplo saber cómo eliminar los duplicados de la tabla de datos, transformar un número en un código de barras directamente con una fórmula y la fuente específica que debes descargar.
Al final con estos consejos de situación vas a poder usar las funciones de Excel como un auténtico profesional, y dejar a más de una persona sorprendida. Hay que recordar que todas estas guía se pueden obtener también en la aplicación que hay disponible para ChatGPT y que hace que sea mucho más fácil de obtener en cualquier momento la fórmula deseada.
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