Outlok sigue siendo uno de los gestores de correo más utilizados, lo cual no quiere decir que sea uno de los mejores. De hecho no lo es, pero podría convertirse en uno de ellos gracias a xobni, un plugin para la aplicación que le ofrece funcionalidades para aumentar nuestra productividad a la hora de trabajar con el correo electrónico.

Xobni se instala en la barra lateral de Outlook y nos ofrece información adicional sobre los correos, los contactos, estadísticas, accesos directos,... De momento, Xobni está en beta pública, pero su descarga y su uso son gratuitos.

Para ello, la aplicación se encarga de indexar previamente los correos para que este acceso sea lo más rápido posible. Los que usen Gmail sabrán lo útil que resulta esto.

Otra característica que recuerda a Gmail son las conversaciones anidadas, que nos permiten ver rápidamente el contenido de los mensajes anteriores que nos hemos cruzado con nuestro interlocutor. Cuando seleccionamos un mensaje podemos ver en la barra lateral los mensajes anteriores, con las primeras líneas de cada uno, y los datos del remitente, además de los archivos adjuntos que hayamos podido ir recibiendo.

Xobni nos facilita las citas (en el buen sentido, claro), pudiendo enviar con un click los horarios en que estamos libres a un contacto, de forma que este sepa cuales son las horas que nos van bien para quedar y sea sencillo acordar una.

Finalmente, otro apartado interesante, quizás menos útil pero muy curioso, son las estadísticas de correo. Con ellas, podremos saber cosas como quienes son los contactos con los que más nos escribimos, a que horas recibimos más correo, a que horas enviamos más, quien es el contacto que contesta más rápido,... y muchos otros datos.

En este vídeo se puede ver una pequeña demostración del funcionamiento de la aplicación.

Aunque de momento solo funciona con Outlook, prometen que en un futuro estará disponible para otros clientes de correo.

Enlace | Xobni.

Desde el blog de Tim Matheson nos recomiendan un truquito para controlar por sms nuestro ordenador. En realidad lo enfoca para apagarlo solamente, pero podemos realizar cualquier acción con este método. Además, como es tan general vale tanto para Windows, Mac y Linux, con solo unos pequeños cambios.

La idea es relativamente simple: desde tu móvil mandas un sms a una dirección de email, y en tu ordenador recibes ese email en tu cliente de correo que automáticamente invoque un script con la acción requerida, en este caso apagarlo. Hoy en día todos los móviles dejan enviar sms a direcciones de email, aunque la tarifa puede variar. Por tanto, lo único que nos queda es preparar nuestro cliente de correo:

• Si estamos en Windows, necesitamos crear un archivo .bat (es un fichero de texto normal, pero con extensión .bat) con el contenido shutdown -fsc "Apagado por SMS en progreso...", que significaría un apagado forzado, para que ninguna aplicación pueda detenerlo. Luego, habría que ir a nuestro cliente favorito (Outlook, Thunderbird, etc…) y crear una regla: si el mensaje viene de la dirección de correo de nuestro móvil (tendremos que mandar un sms de prueba para ver cuál es) y tiene una cierta palabra (es decir, una contraseña), queremos que ejecute el archivo .bat que hemos creado anteriormente. Cada cliente es ligeramente diferente, pero en este tema son bastante parecidos.

• Si estamos en Mac, baja este archivo y copialo donde quieras (ten en cuenta que no lo podrás borrar). Al ser un Apple script es algo más largo que la versión para Windows, pero es necesario ya que el cliente Mail y otros muchos nativos para Mac solo aceptarán este formato. Seguidamente vamos a Apple Mail, Thunderbird o cualquier otro cliente y añadimos la misma regla: si llega un mensaje de correo de ese móvil y con esa palabra clave, invocamos el Apple script correspondiente.

• Si estamos en Linux, entonces crea un archivo con el contenido shutdown now "Apagado por SMS en proceso...", y dale permisos de ejecución (puedes hacerlo gráficamente, o sino siempre puedes usar un chmod +x nombre_de_archivo). En este caso hay que tener en cuenta si el usuario tiene permiso para apagar la máquina, normalmente sí. Luego nos queda coger nuestro Evolution, Thunderbird o cliente preferido y crear la dichosa regla que ejecute este archivo cuando nos llegue el email desde nuestro teléfono y con esos datos.

Evidentemente esta técnica da para mucho más que simplemente apagar nuestra máquina, por ejemplo en Bulma tienes un script para ejecutar cualquier comando desde tu móvil.

Por supuesto tiene bastantes pegas, para empezar los sms que envías hay que pagarlos, eso es una obviedad, y para realizar estas acciones tan “tontas” no merece la pena. También hay que tener en cuenta que es un agujero de seguridad bastante grande por dos motivos: el primero es que, si no eres cuidadoso con tu móvil alguien podría venir y destrozarte el ordenador; el segundo es que si no lo configuras bien, especificando claramente el número de móvil y escogiendo una palabra clave relativamente difícil, podrías recibir mensajes de correo de otras personas que tendrían casi un poder absoluto sobre tu máquina. Claro que eso es el peor caso y no creo que sea muy común, pero nunca se sabe…

El último inconveniente es que tienes que usar un cliente de correo de escritorio, algo que con Gmail y demás cuentas de correo online se está volviendo menos común (hay mucha gente que los usa pero cada vez menos). Y por supuesto, hay que tenerlo funcionando cuando queramos usar esta función, si no no funcionaría nada…

Enlace | Bulma, cualquier comando de tu móvil a tu ordenador
Enlace | Tim Matheson, Windows XP y Mac

Ya sea a través de Microsoft Outlook, Google Calendar o directamente en el calendario vía web que nos facilita Jiffle, nosotros como profesionales inicialmente tendremos que crear grupos de usuarios, de manera que en el calendario seleccionemos los bloques de tiempos que tenemos disponibles seleccionando los grupos de contactos para los que tenemos dicho tiempo disponible.

Cuando cualquiera quiera establecer encuentros con nosotros accederán a nuestro calendario, seleccionando dentro de los bloques de tiempo disponibles aquellos que les viene bien a ellos. Nosotros recibiremos un correo electrónico donde podemos aceptar o rechazar los bloques de tiempo escogidos. En caso de aceptarlos, en nuestros propios calendarios, aparecerá estos bloques como ocupados.

Sin duda una herramienta que se suma a otras como ScheduleOnce o TimeTOMeet para crear encuestros en esos huecos que nuestra agenda diaria nos permita.

Vía | Web2null
Enlace | Jiffle

Se trata de una herramienta que acaba de facilitar Google que os evita tener que usar aplicaciones externas como la de Calgoo, a la que hay que facilitar los datos de acceso a vuestras cuentas. De esta manera, allá donde tengáis Outlook instalado y actuando Google Calendar Sync en segundo plano, accesible desde la bandeja del sistema, podéis actualizar los eventos tanto desde Outlook como desde Google Calendar. La única pega, por el momento, es que sólo sincroniza con la cuenta principal de Google Calendar.

Vía | G.O.S.
Enlace | Google Calendar Sync

Aunque pueda parecer algo poco útil, a veces viene bien tener las fotos de nuestros contactos, para identificarlos más rápidamente o para acordarnos y ponerle cara a ese nombre que ya no sabíamos quien era. Outsync es una aplicación para sincronizar las fotos entre Outlook y Facebook.

Puede importar las fotos de nuestros contactos en Facebook a la agenda de Outlook, permitiendo seleccionar cuales queremos sincronizar y cuales no. Muy útil, además, para los que dispongan de un móvil con Windows Mobile, ya que las fotos también se sincronizarán con este a través de ActiveSync y podremos verlas al recibir una llamada de algunos de los contactos.

La aplicación es gratuita y funciona bajo Windows XP, Vista y Windows Server 2003, requiriendo usar Outlook 2003 o 2007.

Vía | VisualBeta.
Enlace | OutSync.

El otro día estaba yo intentando traspasar mis contactos de mi Agenda de Mac a Outlook 2003 en Windows y básicamente no pude: la lista que es capaz de exportar la Agenda de Mac no se interpretaba bien en el programa de Microsoft y por tanto sólo conseguía importar un solo contacto.

Frustado quedé cuando en lugar de exportar toda mi lista, exporté un par o tres de contactos únicamente en un par o tres de archivos vcf, en ese caso Outlook los leyó y los incorporó sin problema. Entonces se me plateó la posibilidad de ir uno por uno en mi Agenda maquera e ir exportando uno a uno los contactos a archivos VCF.

Me planteé si podría hacerlo con Automator ya que mis conocimientos de Applescript son bastante limitados, aunque bien es cierto que también podría hacerse por esa vía, en ese momento mis feeds me revelaron la solución: en MacUpdate aparecía VCard Exporter un práctico exportador de contactos que realiza exactamente una exportación limpia de tus contactos a un conjunto de archivos VCF de fácil incorporación a otros programas “rebeldes” como Outlook.

Vía | MacUpdate

YPOPs! es una pequeña aplicación para Windows que trabaja en segundo plano y que te permitirá poder consultar tus cuentas de correo a través de un cliente de correo electrónico de escritorio como Microsoft Outlook o Mozilla Thunderbird.

Una vez instalado únicamente tendremos que identificarnos en Yahoo! con nuestros datos de usuario y él ya se pondrá manos a la obra automáticamente. A continuación sólo tenemos que configurar en nuestro cliente de correo una nueva cuenta con los datos que nos proporciona YPOPs! y listo.

Podemos cambiar un buen número de parámetros, como los puertos de conexión o la carpeta donde queremos que nos guarde los correos, pero no es necesario así que en cuestión de minutos lo tendremos funcionando sin problemas.

No he podido probarlo en profundidad ya que no dispongo de una cuenta de correo en Yahoo! pero mi experiencia con programas similares orientados a cuentas de Hotmail ha sido bastante satisfactoria.

YPOPs! es freeware y actualmente sólo funciona bajo Windows.

Vía | Lifehacker
Descarga | YPOPs!

Una buena prueba de ello es Spicebird, una aplicación de correo electrónico que está desarrollando Synobel y que está basado en el código fuente de Thunderbird y Sunbird. Pretenden convertirlo en un clon de Microsoft Outlook, aunque de momento le queda un largo camino por recorrer, ya que está en fase alfa.

Precisamente va por su versión 0.3 aunque próximamente lanzarán la versión 0.4, donde ya dispondrá de un entorno de usuario más fácil de usar, personalizable, con la integración del gestor de correo electrónico, lector de grupos de noticias, lector de feeds, calendarios, tareas y mensajería instantánea, incluido el soporte para Jabber. Para la versión 0.7 pretende incorporar sistema de gestión de contenidos, Wiki e integración con blogs, lo que permitirá la publicación de blogs directamente desde esta aplicación.

Por el momento, sólo nos queda por ver las capturas disponible desde su sitio oficial y un video con las funcionalidades que nos ofrecerá esta aplicación.

Vía | Mashable
Enlace | Vídeo demostrativo desde su sitio oficial

Si el otro día hablábamos de la API que facilita la migración a Google Apps, con gMove el proceso es aun más sencillo, pues este programa nos permitirá convertir todos los datos que tengamos en nuestro Outlook y subirlos a nuestra cuenta de Google.

No solo subirá los correos a cuentas tanto de GMail como de Google Hosted Domains, sino que gMove también copia los contactos y los eventos del calendario. En el caso del correo incluso añade etiquetas a este, basadas en los nombres de las carpetas que tuviéramos en Outlook. Podremos seleccionar, además entre que fechas y de que carpetas queremos subir los mensajes al servidor de Google.

La aplicación cuesta 19 dólares y dispone de una opción de prueba limitada a 100 mensajes.

Vía | JkOnTheRun.
Enlace | gMove.

Una de las principales razones por las que se usa usa Outlook en muchas empresas es por el calendario que integra, con el que es posible crear y administrar citas, reuniones y eventos fácilmente, pudiendo hacerlo de forma colaborativa con el resto de participantes.

Pero para Michael Scrivo estas facilidades no eran suficientes, quería algo más parecido a un calendario de papel, que siempre está a la vista, sin necesidad de abrir la aplicación. Por ello desarrolló Outlook on the Desktop, un añadido a Outlook que fija este en el escritorio para que siempre esté disponible.

Podremos cambiar su tamaño y posición, además del nivel de transparencia, y dispone de todas las funcionalidades de Outlook: calendario, correo, contactos,...

Para su uso es necesario Windows 2000 o superior, además de tener instalado .NET 2.0, mientras que su descarga es gratuita.

Vía | gHacks.
Enlace | Outlook Desktop.

HighRise es un pequeño CRM, una hoja de contactos on-line, un sitio donde agrupar tus contactos y las tareas que tienes que resolver con ellos así como un espacio donde dejar la documentación asociada a tus negocios. Tiene una fuerte integración con Outlook y permite la importación de contactos vía BaseCamp o mediante vCards y pretende ser una especie de base de datos global de tu negocio, es decir cumplir las veces de Costumer Resource Manager a un nivel básico. En resumen, un método fácil de compartir tu agenda con tus asociados, un histórico de contactos y un gestor de tareas y recordatorios.

Para la cuenta básica (sin alojamiento) no es necesario pagar ni un céntimo y dispondréis de 250 contactos y 2 usuarios, sin embargo para opciones más profesionales sí que será necesario pagar, desde los 12 dólares mensuales con lo que os ofrecen 3 usuarios y 250 MB de espacio hasta los 149 dólares con usuarios ilimitados y 50GB, todas las opciones las podréis consultar en este enlace . Para registrarse en el servicio podéis hacerlo con el método tradicional con user/password como siempre o usando el conocido servicio de identificación OpenID del que ya os hemos hablado largo y tendido en WSL.

Una alternativa que más o menos es parecida por aproximadamente las mismas opciones de precios es Zoho CRM y si queréis ya otros paquetes más profesionales hay que optar por soluciones de Oracle como Siebel o PeopleSoft.

Vía | Lifehacker | TechCrunch
Sitio oficial | HighRise

Aviso para los usuarios de Windows Live OneCare, la suite de seguridad de Microsoft, que también usen Outlook o Outlook Express, y es que al parecer en la versión 1.5 del programa antivirus ha resurgido un problema que parecía haber desaparecido ya en la versión 1.0.

Cuando el antivirus encuentra un virus en un fichero adjunto en un correo, por tanto contenido en uno de los ficheros .pst o .dbx que componen la base de mensajes de Outlook, puede poner en cuarentena o incluso borrar este fichero, lo cual produciría la pérdida de todo el correo del usuario.

Microsoft ha confirmado que está trabajando en un parche para solucionar este error y que espera tenerlo listo para la actualización de mañana día 13.

Vía | Blogantivirus.
Más información | ZDNet.

gSyncit es un plug-in gratuito para Outlook 2003 o superior que permite sincronizar nuestro cliente de correo de Microsoft con el servicio web Google Calendar de Google. Dispone de opciones de sincronización en un sentido o en ambos sentidos y de forma automática o manual. Tiene una limitación y es que sólo permite la sincronización dentro del intervalo comprendido entre 365 días en el pasado o 365 días en el futuro a partir de la fecha actual.

Además de Outlook 2003 o superior, cuenta en Google Calendar y windows 2000/xp también os hará falta el Framework .NET 2.0.

Vía | Lifehacker
Descarga | gSyncit