Las aplicaciones colaborativas sin duda son una herramienta de gran ayuda en muchos ámbitos para organizar el trabajo que se tiene dentro de un grupo de personas, o incluso para el ámbito del hogar para organizar a varios convivientes. Microsoft ha querido entrar dentro de este ecosistema de apps con Microsoft Loop, a la que puedes acceder desde su web oficial. Presentada en el año 2021, no ha visto la luz hasta 2023. Llega para competir de manera directa con Notion, con un diseño muy similar.

En este artículo nos hemos planteado utilizar esta aplicación en el ámbito educativo para saber exactamente cómo puede ayudar a un estudiante. En la educación debemos enfrentarnos a multitud de trabajos, y la mayoría de ellos son en colaboración con otros compañeros de clase. Esto hace necesario una buena comunicación, que vaya más allá del típico grupo de WhatsApp.

Las plantillas, una gran forma de comenzar a organizar un trabajo desde cero

A nivel personal, lo he usado para un trabajo final de grado, que sin duda es una tarea realmente complicada y sobre todo laboriosa debido a la cantidad de texto o información que se debe introducir. En este caso, he podido recoger todos estos datos en una única página, y la he podido compartir con todos mis compañeros para que vieran los cambios que se estaban haciendo.

Al final se convierte en un Google Drive, pero que va más allá de un solo documento compartido,  pues aquí al crear el espacio de trabajo se va a usar el lateral con diferentes páginas de trabajo, destinadas cada una a una parte del mismo. Y como en Google, si alguien hace un cambio la otra persona lo va a ver de manera instantánea para poder corregirle si se da el caso. Además, se ve al momento quién lo está haciendo al mostrarse en la parte superior las personas que se encuentran dentro del espacio de trabajo.

Pero lo que más nos llamó la atención, sin duda, son las plantillas disponibles. Empezar desde cero a escribir a cualquier cosa es realmente complicado. Pero en esta aplicación hemos encontrado unas plantillas que ayudan mucho en esa labor, sobre todo en las decisiones de equipo. Y es que uno de estos documentos permite crear una guía para tener una lluvia de ideas con el objetivo de plantear los temas y luego ir pasando por diferentes etapas del descarte de las mismas. Pero lo que verdaderamente estamos esperando es la integración de la IA para poder obtener muchas más ideas.

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La personalización como punto clave para hacer un trabajo más ameno

Todas las páginas son completamente personalizables, algo que nos encanta para que el trabajo sea más ameno. Por ejemplo, se pueden poner portadas y también cambiar el estilo de la letra. Dentro del texto hay algunas funciones que nos han impresionado mucho como es la mesa de votación o el seguimiento de progreso que no se encuentran fácilmente.

Con la mesa de votación se permite llegar a un consenso cuando son muchas las personas que están colaborando en el trabajo. Ya sea para decidir el tipo de estructura a seguir o el tema que sea más importante para extenderse más, creemos que es una herramienta muy necesaria. Pero algo que también he podido usar es el seguimiento de progreso

Las fuentes de información son también realmente importantes en cualquier trabajo para posteriormente referenciar correctamente en la bibliografía o en la webgrafía. A veces las páginas más importantes para nuestro trabajo se pueden llegar a perder, pero con Loop las vas a tener a buen recaudo, y es que en el lateral izquierdo además de agregar nuevas páginas también se van a poder crear accesos directos a una página web.

Pero aunque parezca que para este ámbito hay muchas características útiles, lo cierto es que también se encuentran carencias. Además de echar de menos la presencia de la inteligencia artificial de Copilot (que llegará), también se podría llegar a integrar un sistema de comunicación por voz para crear de verdad una aplicación de trabajo colaborativo realmente completa. Pero en sí, con todo lo que tiene, hemos podido mejorar la productividad a la hora de hacer un trabajo colaborativo.

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En 2019, Microsoft anunció el lanzamiento de Fluid Framework, un proyecto de reinvención de los documentos ofimáticos basados en la integración en los mismos de bloques de 'contenido vivo' (esto es, actualizable de manera colaborativa). Dichos bloques podrían aparecer por igual dentro de notas de OneNote, de canales de Teams, o de eventos del calendario de Outlook, por ejemplo.

En este tiempo, sabíamos que Microsoft había estado trabajando en la implementación progresiva de este concepto en algunas de las citadas herramientas de Office. Pero hoy, en el marco de la conferencia Ignite, ha presentado por sorpresa un software totalmente nuevo basado exclusivamente en el concepto de Fluid: su nombre es Microsoft Loop…

y nos ha sorprendido porque, a primera vista, luce como el resultado de un inesperado mestizaje entre la popular y polivalente aplicación de notas Notion y la prematuramente fallecida herramienta colaborativa Google Wave, que tanto prometía y que tan adelantada a su tiempo resultó ser.

Pero, ¿qué es Microsoft Loop?

Loop es una herramienta que promete a sus potenciales usuarios una nueva experiencia colaborativa, proporcionándonos lo que Microsoft describe como

"un lienzo potente y flexible con componentes portátiles que se mueven libremente y se mantienen sincronizados en todas las aplicaciones, lo que permite a los equipos pensar, planificar y crear juntos".

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Un aspecto destacable de las imágenes que hemos podido ver hasta ahora de Loop muestran un detalle aparentemente menor, pero muy interesante para el trabajo colaborativo: registrar la posición y movimiento del cursor de cada usuario participante, una forma gráfica y rápida de comprobar quién está realmente presente y activo en el espacio de trabajo online que nos proporciona este programa.

En total podemos delimitar tres elementos distintos en la experiencia de trabajo de Loop:

• Las "unidades atómicas de productividad": esotérica etiqueta que trata de englobar a las listas, notas, tareas y tablas de toda la vida, junto a conceptos como las 'mesas de votación' —para facilitar la toma de decisiones en lluvias de ideas— o componentes más complejos extraídos de Dynamics 365, enfocados ya específicamente a flujos de trabajo empresarial.

• Páginas de Loop: Los citados "lienzos" en los que podemos desplegar nuestras unidades atómicas (xD) e insertar "otros elementos útiles como archivos, enlaces o datos".

• Espacios de trabajo de Loop: Espacios compartidos donde todos los participantes puedan realizar un seguimiento de los cambios introducidos y del progreso hacia determinados objetivos, facilitando tanto la colaboración sincrónica como asincrónica.

Todos estos componentes Loop se irán integrando en otras herramientas de Office, aunque no conoceremos muchos más detalles al respecto hasta la conferencia Build 2022 de Microsoft, enfocada a desarrolladores y que suele tener lugar en el mes de mayo.

En el sector tecnológico, como en muchos otros ámbitos, muchas compañías se han propuesto 'arrimar el hombro' en la medida de lo posible ante la amenaza del coronavirus. En unos casos, mediante promociones temporales que facilitan a los usuarios el acceso gratuito a sus servicios, en otros mediante donaciones económicas o de material. Y, en otros, promoviendo el desarrollo de software útil para hacer frente a la pandemia.

A partir de mañana, la plataforma online para ingenieros de software Devpost organiza un hackathon (un encuentro de programadores cuyo objetivo es el desarrollo colaborativo de software) denominado '#BuildforCOVID19 Global Online Hackathon', en el que colaboran grandes compañías como Microsoft, Facebook, Twitter, WeChat, Slack, TikTok, Pinterest y Giphy.

También han estado implicados en su planificación la mismísima Organización Mundial de la Salud y el Chan Zuckerberg Biohub, un centro de investigación en ciencias médicas resultado de la colaboración entre las universidades de Berkeley, UCSF y Stanford, y financiado por el CEO de Facebook y su mujer, Priscilla Chan.

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¿El objetivo del evento? Según Devpost, la idea era establecer un espacio online que permitiera a los desarrolladores que permanecen en cuarentena 'reunirse', compartir ideas y encontrar formas de ayudarse mutuamente a

"encontrar soluciones de software que puedan usarse para mejorar la salud y la higiene, ayudar a afrontar el 'distanciamiento social', a divulgar y mantener a flote a las empresas afectadas".

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¿Sirven para algo los hackatones?

Así, las compañías e instituciones colaboradoras han animado a "los innovadores de todo el mundo" a que su esfuerzo tenga "un impacto social", a que desarrollen soluciones de software "con las tecnologías que ellos elijan", ya tenga un enfoque "local o global".

Y para ello han querido poner sobre la mesa algunas prioridades que guíen los esfuerzos de los desarrolladores. Estas son algunas de ellas:

• Sanidad: Promoción de conductas preventivas, apoyo a los trabajadores sanitarios que trabajan en primera línea, soluciones de telemedicina, seguimiento de contactos, etc.

• Poblaciones vulnerables: Dar respuesta a los problemas que afectan a la población anciana e inmunocomprometida (como el acceso a productos comestibles) o a aquellos que han perdido su empleo por el parón económico.

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• Empresas: Soluciones que permitan a las empresas colaborar entre sí, o trasladar a Internet parte de su negocio de manera temporal.

• Comunidad: Promover las conexiones con las personas de nuestro entorno habitual, que permitan combatir el aislamiento; crear entornos de aprendizaje alternativos que sirvan de apoyo a profesores y estudiantes.

Desarrolladores de todo el mundo han empezado ya a inscribirse (son 2500 en el momento de escribir estas líneas), a presentarse y a sugerir ideas: el envío de propuestas estará abierto entre mañana y el próximo día 30 de marzo.

Y no es la única iniciativa

Pero ésta no es la única iniciativa en este sentido: otras compañías de menor relevancia, aunque con el apoyo de Github, han puesto en marcha también otro hackathon llamado 'Hack Quarantine' que plantea medidas a más largo plazo: empezó el pasado día 23, pero se prolongará aún durante 3 semanas.

Las propuestas temáticas de este evento son similares a las de #BuildforCOVID19, y su canal en Twitch alberga (y seguirá emitiendo en estos días) numerosas ponencias y talleres sobre programación. Utilizan como canal de comunicación un servidor Discord que cuenta ya con 2541 miembros.

Instagram parece estar experimentando con su exitoso formato de 'stories' en estos días. La última novedad al respecto la constituye la aparición de las 'Group stories', historias privadas que podremos crear de forma colaborativa junto a amigos de un mismo grupo. A su vez, sólo los miembros de dicho grupo podrán ver las historias de Instagram resultantes.

La siguiente imagen, publicada por un blogger que forma parte del selecto conjunto de usuarios para los que ya se ha activado experimentalmente esta funcionalidad, permite deducir que está vinculada a los chats grupales de Instagram, lo que abre nuevas vías de interacción entre los miembros de los mismos.

Instagram now lets you create Group Stories pic.twitter.com/ROOGGWbgVa

— Vikki 🦊 (@cuteek) 12 de diciembre de 2019

Esta herramienta es similar a las historias grupales que Facebook ya lanzó el año pasado en la red social homónima: a priori, el mayor tamaño y uso de los grupos en Facebook lo hacía más proclive a acoger una funcionalidad colaborativa como ésta...

Sin embargo, la compañía optó por suprimirla el pasado mes de septiembre tras comprobar que no interesaba a los usuarios. Y ahora la ha trasladado a su otra gran red social confiando en que la cultura de sus usuarios, centrada en el consumo de las 'stories', podría lograr que arrojase mejores resultados.

En Xataka Móvil

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Parece haber una tendencia a que las plataformas centradas en el alojamiento y compartición de imágenes, como Instagram, empiecen a incorporar herramientas de comunicación y colaboración entre usuarios (incluso una tan poco 'social' a priori como Google Photos ha incorporado recientemente funciones de mensajería instantánea).

La existencia de las Group Stories fue desvelada inicialmente en octubre por la experta en ingeniería inversa Jane Manchum Wong, si bien en aquel momento no había indicios de la existencia de funciones colaborativas en la elaboración de stories. Por el contrario, todo señalaba hacia una función consistente en poder compartir las stories únicamente dentro del ámbito de un chat grupal.

Instagram is testing Group Story pic.twitter.com/zNKaV19kYA

— Jane Manchun Wong (@wongmjane) 5 de octubre de 2019

Vía | Social Media Today

La tendencia a llevarnos nuestros documentos a la nube, poder editarlos y trabajar con ellos independientemente de dónde estamos o con qué dispositivo nos conectamos está sin duda marcada por Google Docs. Todos los que tienen algo que decir al respecto quieren plantear su propia alternativa. Este es el camino de IBM Docs, la apuesta de IBM por llevar la ofimática a la nube que han lanzado recientemente en fase beta.

Es una alternativa que no replica el estilo de Lotus Symphony, la suite ofimática de escritorio de IBM, sino más bien recuerda a Google Docs en su concepción y en su apariencia, aunque a la hora de trabajar marca algunas diferencias significativas que en algunos aspectos la mejoran en funcionalidad. Nos permite la edición online de documentos de texto, hojas de cálculo y presentaciones en sus distintos formatos, aparte podemos subir otros archivos como PDF aunque no podamos editarlos.

Edición de documentos

La edición de documentos se realiza con bastante facilidad. No requiere un gran trabajo de aprendizaje y en pocos minutos ya estamos al día de las posibilidades que nos ofrece en cuanto a la edición online. Además de formatos, fuentes, etc. podemos trabajar con plantillas si vamos a realizar los mismos tipos de documentos de forma habitual. Nos ofrece varios tipos preconfigurados y podremos añadir nuestros propios modelos.

Una vez terminada la edición de un documento tenemos la posibilidad de guardarlo como un borrador o como una versión del documento. De esta manera en cada documento podemos ir creando distintas versiones según los cambios que vamos realizando. Los archivos podemos subirlos directamente desde nuestro equipo o crearlos online. Podemos recomendarlos, anclarlos para tenerlos más a mano u organizarlos en distintas carpetas.

Tanto los documentos como las carpetas que podemos crear pueden ser privadas, compartidas o públicas. Podemos compartir con otros usuarios simplemente con introducir su nombre o dirección de correo electrónico pero también con distintos grupos que tengamos creados, lo cual es muy útil. También tenemos la opción de que la carpeta sea pública.

Dentro de estas opciones para compartir podemos dar distintos tipos de permisos a los usuarios, que podrán ver los documentos en modo sólo lectura, realizar cambios o tener un control total sobre los mismos. En nuestra página de inicio de IBM Docs siempre podremos ver tanto los documentos como las carpetas que compartimos nosotros, las que comparten con nosotros y las públicas.

En cada documento que tenemos podemos ir añadiendo comentarios, de manera que en el lateral derecho quedan reflejados según se van añadiendo. Los comentarios tienen un máximo de 250 caracteres y se pueden organizar por conversaciones, lo que permite discutir un documento a lo largo del mismo de forma muy cómoda entre varios editores. Esto resulta muy útil para la opción más destacada de IBM Docs como es la edición simultánea.

Trabajo colaborativo con IBM Docs

Podemos asignar una tarea para su creación o revisión. En el primer caso, podemos incluso añadir a otro usuario distinto para que revise la tarea creada. Esta es una opción de trabajo muy buena a la hora de comenzar un trabajo del que sólo tenemos las líneas maestras. Las asignaciones de tareas se mostrarán en el lateral derecho justo encima de los comentarios.

Siempre que abrimos un documento tenemos claro quién tiene asignada una tarea y en que estado se encuentra. Si no queremos que se vayan viendo los cambios que introducimos por otros usuarios mientras los realizamos podemos marcar la tarea para trabajar en privado, de manera que sólo verán el resultado cuando finalicemos la misma y la marcamos como concluida. Una vez finalizada podremos ver un histórico de los cambios que ha tenido y que usuarios los han realizado.

Los puntos débiles

El segundo aspecto que debe mejorar es el tamaño de los documentos que permite editar. De momento sólo permite editar documentos de unos 500 kb dando un error cuando el documento es de mayor tamaño. Esto limita mucho la utilidad de esta suite ofimática, sobre todo si pensamos que la edición colaborativa de un documento pequeño no tiene mucho sentido.

Por último me gustaría destacar que quizás para sacarle todo el partido deberíamos tener un perfil activo en LotusLive, de manera que el ecosistema de usuarios con los que trabajamos también lo usen. Intentar arrastrar a varios usuarios a que se registren para utilizar esta alternativa me parece complicado, y más todavía cuando Google Docs o las Office Web Apps tienen funcionalidades similares y son más populares.

Más Información | Lotus Greenhouse
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