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Cómo sobrevivir a una videoconferencia de trabajo: herramientas y consejos
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Cómo sobrevivir a una videoconferencia de trabajo: herramientas y consejos

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Inquieto, comprueba una vez más la luz de la habitación y se coloca frente al ordenador, mirando de reojo el reloj de la pantalla. Quedan dos minutos y parece que todo funciona como corresponde. Repasa mentalmente su lista de imprescindibles: papeles sobre la mesa, documentos a punto, altavoces conectados y… -¡riiing!-. El sonido impertinente de la videoconferencia le saca de su pensamientos y, nervioso, acepta la llamada.

En un contexto en el que el teletrabajo se ha convertido en una auténtica tendencia y en el que no pocas empresas (especialmente en los Estados Unidos) apuestan por ella, lo cierto es que esta clase de entrevistas se han convertido en uno de los habituales del día a día de muchos empleados. Una forma de empleo que ahorra costes a todas las partes y que implica múltiples comodidades; pero que también requiere de requisitos muy concretos en ciertas situaciones. Es el caso de las mencionadas videoconferencias. Descubre todo lo que necesitas.

Imprescindibles: hardware

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En primer lugar existen dos posibilidades: que lleves a cabo la charla valiéndote de tu ordenador –para lo cual te servirá prácticamente cualquiera- o que optes por usar tu smartphone. En todo caso procura que ambos tengan la suficiente autonomía o mantenlos conectados a la red eléctrica para evitar molestos e inesperados apagones que interrumpan la conversación y ofrezcan una imagen de poca previsión.

En el caso concreto de los smartphones, asimismo, el asunto de la batería resulta básico, pues estas llamadas acaban con la carga rápidamente. Y no es de extrañar si tenemos en cuenta que la pantalla tiene que estar encendida durante todo el proceso; a lo que hay que añadirle el de la captura y transmisión de vídeo, así como el empleo de datos continuados. No uses uno que con menos de 2.300 mAh, como poco, aunque todo dependerá del tamaño de la display, el brillo y otras cuestiones muy particulares.

En cuanto al audio del aparato en cuestión y a pesar de que existen una serie de accesorios de los que te hablamos más adelante, lo cierto es que, si quieres prescindir de ellos y escuchar correctamente a tu entrevistador, deberías optar por un dispositivo con sonido de alta resolución y, a ser posible, por sistemas capaz de eliminar el ruido de fondo.

Herramientas: software

Obviamente, también necesitarás decantarte por alguna aplicación específica. Y aunque en este apartado la respuesta más clara en la que todos habréis pensado es Skype, existen otras alternativas igualmente válidas y que, incluso y en determinados contextos, pueden aportar un plus de originalidad. Eso sí, deberás usar estos recursos con moderación. Pero expliquémonos:

Skype

Si bien se trata de una de las más conocidas, destacamos sus aspectos más relevantes. A saber: te brinda la posibilidad de escoger la calidad a la que se transmite el vídeo (desde los 320x240 píxeles hasta HD, cuenta con versiones específicas para toda clase de sistema operativo, incluso móvil, sincroniza los contactos, permite llevar a cabo conversaciones en grupo, incluye un traductor (aunque no es recomendable que lo emplees en estas ocasiones) y más.

Tango

Tango es otro estos servicios que actúa de manera similar y que también te permite llevar a cabo la videoconferencia desde cualquier PC, Mac o dispositivo móvil. Precisamente este es el caso que comentábamos que nos deja incluir efectos a los vídeos. Sí, de un modo muy parecido a como lo hacemos en un chat sembrado de emoticonos. Ahora bien, únicamente te lo recomendamos previo aviso, y si se trata de un trabajo creativo. En cualquier otra ocasión, descártalo, no procede en este contexto.

De hecho, el aspecto lúdico es el que más destaca de esta aplicación, que también incluye juegos compartidos. Además es gratuito y fácil de utilizar e incluye, como Skype, un buzón de vídeo que te permitirá enviar “material” a otro usuario aunque no esté conectado para que este lo visualice a posteriori.

Hangouts

La alternativa de Google, por otra parte, resulta muy ágil de poner en marcha, pues te ofrece la posibilidad de acceder a ella directamente desde tu correo electrónico. Incluso cuenta con su extensión propia. Ahora bien, te obliga a abrirte una cuenta, aunque casi todos la tenemos ya.

La herramienta, en todo caso, merece la pena, pues nos brinda la oportunidad de conversar de manera fluida, sin lags y con el apoyo de un chat, que viene con notificaciones de escritura y recepción , stickers, emojis y más, a pesar de que es poco probable que uses estos últimos.

Fring

Fring

Otro de los veteranos que sigue los pasos de Skype es Fringe, que también nos da la opción de llevar a cabo videollamadas grupales de hasta cuatro personas ubicadas en sitios distintos. Además es compatible con otras redes de mensajería ajenas a su servicio, quizás una de sus grandes prestaciones. También incluye llamadas de voz a líneas convencionales.

OoVoo

Una de sus mayores virtudes es que integra una tecnología capaz de reducir los ruidos y mejorar lo que se transmite respecto de lo que el micrófono capta. Es decir, acaba con los ecos y otros problemas típicos de esta clase de entrevistas. Se llama de SuperClear, una utilidad que se agradece tremendamente y que te recomendamos probar para que experimentes la diferencia.

Asimismo, ooVoo te deja llevar a cabo una entrevista no solo con tres interlocutores, sino con hasta doce, un número abultado que seguro que hará las delicias de aquellas empresas grandes cuyos empleados se encuentran dispersos por toda la geografía.

Fuze

Fuze

Por su parte, Fuze es una de las más recomendables. De hecho ha sido alumbrada pensando en usuarios profesionales y resultará perfecta para llevar a cabo una entrevista con varios miembros de una misma empresa ubicados en partes distintas del globo.

Eso sí, siempre que su número no exceda más de tres. Una curiosidad: integra un sistema que nos deja compartir la pantalla de nuestro ordenador, muy útil para proyectos conjuntos, comprobar que no estamos llevando a cabo ninguna búsqueda en el caso de una entrevista de trabajo con pruebas específicas, etcétera.

Viber

Viber

También muy sencilla de usar y multiplataforma se parece mucho a las anteriores. Su principal rasgo diferenciador, sin embargo, es que te deja pasar una llamada entre el teléfono y el ordenador y a la inversa, una alternativa muy de agradecer para los que trabajan con diversos dispositivos. Asimismo e igual que Skype, te permite añadir crédito y llamar por teléfono a números convencionales a un precio más económico de lo que los operadores suelen ofrecer.

Twiddla

Twiddla

Twiddla es otra de estas herramientas pensada para entornos profesionales que también cuenta con un sistema que captura tu pantalla. En realidad, sin embargo, se trata de una especie de pizarra colaborativa que te deja incluir trazos libres, imágenes, formas, líneas y mucho más. Especialmente útil para aquellos que se dedican al diseño gráfico o ejercen profesiones similares.

Meetin.gs

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También centrada en la gestión de reuniones virtuales, incluye opciones para editar y compartir el material, estructurar la agenda (muy útil en este contexto), crear y modificar documentos, incluir nuevos contactos, etcétera. Se integra a la perfección con Dropbox, Skype, Hangouts y, en definitiva, hace que diriir y coordinar esta clase de encuentros sea más fácil.

Conexión

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Si bien en primera instancia te recomendamos que te decantes por una conexión directa, por cable (nos ahorrará toda clase de problemas) , no siempre el entorno y sus condiciones lo permiten. Así, y si tienes el router en la cocina, te encuentras en la oficina o similares, decántate por la WiFi. Verifica que la señal es excelente a priori y prueba la herramienta de videoconferencia por la que hayas optado antes de comenzar.

Otra alternativa, como comentábamos, es que hayas escogido entrevistarte a través de tu teléfono móvil en un espacio poco convencional, pero agradable e innovador, que diga algo de ti. Un recurso original para las tele-entrevistas de trabajo. Pongamos el caso, por ejemplo, de que te encuentres en un espacio abierto, un jardín botánico poco concurrido o similares.

Para sobrevivir a la situación, así, deberás disponer de una superior a 3G: HSPA o 4G, esta última muy sencilla de contratar en cualquier operador del mercado. En todo caso, insistimos: busca WiFi y verifica que tu conexión es segura.

Accesorios y colocación

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Dejando a un lado los dispositivos en sí mismos, lo cierto es que nunca vienen mal una serie de accesorios, especialmente si has decidido hacer la entrevista mediante tu smartphone. De esta manera, una pantalla de mayores dimensiones a través de la cual ver a tu interlocutor puede resultarte de gran utilidad para observar cuestiones que en una más pequeña pasan desapercibidas. Las hay muy económicas y puedes conectarlas mediante Bluetooth, un cable HDMI y similares. Cerciórate de las salidas antes de adquirirla, eso sí.

Asimismo, resulta imprescindible que el ordenador o terminal se encuentre estático, fijo en un lugar. En este último caso, hazte con un soporte específico, que le brinde al otro la posibilidad de verte recto, a su nivel, ni demasiado cerca ni excesivamente alejado de la cámara. Los hay de muchos tipos. Sitúalo donde más te convenga y comprueba a priori cuál es el efecto que causas.

Los altavoces y micrófonos son otras de las cuestiones, que si bien no resultan imprescindibles, te resultarán útiles, especialmente si en la videoconferencia de trabajo no solo participas tú, sino un equipo de empleados. Para lograrlo con éxito, existen una serie de accesorios circulares pensados para que cualquier miembro pueda hablar sin levantar la voz. Con los altavoces ocurre exactamente lo mismo. Son relativamente sencillos de encontrar; lo harás bajo el nombre de “equipos de videoconferencia profesionales” o términos parecidos.

Otras consideraciones

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No obstante lo comentado, existen una serie de factores que tampoco deberías perder de vista y que van más allá de la tecnología en sí misma. Se trata de, por ejemplo, la actitud, el atuendo, el entorno y la preparación de la conferencia. Unas obviedades que resulta conveniente pasar por alto.

Respecto a la primera, una de las cuestiones que quedan mitigadas en esta clase de conferencias es el lenguaje no verbal, es decir, aquellos gestos que llevamos a cabo con nuestro cuerpo y que pueden, incluso, llegar a delatarnos, manifestar aversión, simpatía, protección y un largo etcétera que seguro que ya imaginas. En todo caso, trata de mantener una postura relajada, evita cruzar los brazos y piernas, levantar la mirada en exceso o desviarla y demás.

Resulta muy recomendable que vigiles la altura a la que has colocado el teléfono u ordenador: ojito con hacerlo demasiado alto o demasiado bajo. Lo recomendable es mantenerlo al nivel de tus ojos, como si observases a tu interlocutor frente a frente. Colocarlo en un plano más bajo podría causar una falsa sensación de prepotencia (el otro te ve desde abajo) mientras que dejarlo un poco más arriba no solo crea un efecto al más puro estilo del selfie de baño, sino que es capaz de demostrar una cierta inseguridad o subordinación. Dirige la vista hacia la cámara y evita mirar hacia la que muestra tu cara.

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Asimismo y aunque ya hemos dado unas pocas pinceladas al respecto, el entorno (lo que hay detrás de ti y lo que se escucha, básicamente) también es básico. Opta por un lugar tranquilo, sin ruido ni transeúntes. En caso de hacerlo en casa, elige una habitación que esté ordenada (posters, estanterías caóticas, etcétera, distraen la atención de tu interlocutor), tenga el suficiente espacio y luminosidad. Siempre echa hacia atrás hablar con alguien que vive en un zulo.

Intenta que la habitación tenga una buena sonoridad. Para ello, ten en cuenta que necesitarás bastantes elementos textiles, así que descarta las zonas menos amuebladas o las grandes salas de reuniones con una acústica precaria, lo único que lograrás son ecos y efectos desagradables que pueden interferir en la comunicación.

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Recuerda acondicionar el lugar con la suficiente antelación. Si bien la cámara de tu dispositivo es capaz de enmascarar ciertas cuestiones, la visión estática, el frente a frente ofrece la posibilidad, por otra parte, de advertir ciertos detalles capaces de dar una impresión equivocada. Evidentemente, el lugar no es lo único que deberías preparar sino que, no obstante todas estas cuestiones, lo más importante será estar a la altura de las expectativas, informarse del asunto de la entrevista en cuestión y demás. Unos aspectos que, al fin y al cabo solo dependen de ti mismo y de tu formación.

Cuida también tu aspecto y procura vestirte adecuadamente. Aféitate o maquíllate discretamente (no se trata de conquistar a nadie sino de dar una apariencia profesional) y opta por un atuendo formal pero sin excesos. Un rasgo que, es obvio, estará condicionado por el tipo de encuentro, organización, el asunto que vais a tratar, el número y rango de los participantes y demás.

Imágenes | Pixabay

En Genbeta | Skype se integra con Slack para traer llamadas de voz y vídeo

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