Cuando uno busca una solución para que le ayude a ejecutar mejor sus tareas la funcionalidad, el aspecto y la flexibilidad son aspectos que debemos tener en cuenta a la hora de elegir entre las distintas opciones. Y lo cierto es que en el mundo de los gestores de tareas no nos faltan opciones. Hoy vamos a ver lo que nos ofrece Doolphy, un gestor de tareas elegante y diferente, orientado más hacia un público profesional que doméstico.
Este proyecto español que ya lleva dos años desde su lanzamiento, apuesta por el gestor de tareas online orientado hacia el usuario profesional, pero que dispone de una versión gratuita totalmente funcional a la hora de trabajar con ella, pero que está limitada a un único proyecto activo. Además tenemos 100 MB de almacenamiento para los archivos del proyecto y usuarios ilimitados que pueden colaborar en las distintas tareas del mismo. Tal y como nos contaron nuestros compañeros en Tecnología Pyme disponen de un plan de precios flexible que amplia capacidades en la cantidad de proyectos que podemos mantener activos así como el espacio de almacenamiento.
Funcionalidades de Doolphy
Su funcionamiento es similar al de otros gestores de tareas, ya que se basa en la introducción de tareas simples e hitos para definir partes importantes de un proyecto. Esto nos permite controlar en todo momento el estado del mismo, gracias al diagrama de Gant que genera de forma que tenemos claro de un vistazo en qué estado está o en que punto vamos con retraso. Además disponemos de informes de tareas que nos indica el estado de las mismas, según su prioridad o el estado de las mismas, ya sea planificado, en ejecución o cerrada.
Para el usuario profesional incorpora una serie de funcionalidades que pueden ser muy interesantes, como la base de datos de clientes que nos ayudará a llevar un histórico de los proyectos realizados para cada uno. Pero también la gestión de gastos que genera un proyecto y la hoja de tiempos, que nos ayudan a cuantificar al final cual ha sido el rendimiento que obtenemos del mismo.
Respecto a la gestión de usuarios permite asignar a cada usuario distintos permisos, de esta manera nos aseguramos de que sólo accede a la información que necesita para realizar su parte del proyecto, sino que además sólo podrá modificar lo correspondiente a su tarea asignada, aunque esto dependerá de los privilegios que tenga. También dispone de un gestor de archivos que nos permite compartir documentos entre los usuarios asignados a un proyecto.
Ahorramos tiempo en la planificación del proyeco
Una de las cuestiones más importantes para el éxito a la hora de llevar a cabo un proyecto consiste en realizar una buena planificación del mismo. Este es uno de los puntos fuertes de Doolphy que gracias a su Planificador Inteligente nos permite ahorrar tiempo a la hora de realizar este trabajo previo, definidos los objetivos y los hitos se crea un diagrama de Gant, que podremos modificar. De momento está en fase beta y como ejemplo nos proponen la creación de una página web.
De todas formas una de las últimas funcionalidades que han incorporado va también encaminada a ahorrar tiempo de los usuarios en la creación y planificación de los proyectos, a través de las plantillas, ya sean las que nos propone el propio gestor de tareas o la posibilidad que tenemos de guardar nuestro proyecto como una plantilla. Esta función no está disponible para la cuenta gratuita, sólo para las de pago.
Dolphy nos ayuda a medir la rentabilidad del proyecto
En muchos casos no sólo necesitamos ejecutar el proyecto sino que medir la rentabilidad del mismo nos permite corregir futuros presupuestos que ejecutemos posteriormente sobre proyectos parecidos. Doolphy dispone de estadísticas por usuario, para poder repartir las cargas de forma adecuada, pero también informes de tiempo que nos ayudan a medir cuánto tardamos en ejecutarlo. Para ello es importante que el usuario refleje en su hoja de tiempos lo que ha tardado en realizar una tarea, para ver si existe o no desfase con el asignado en un tarea y comprobar que todo está debidamente ajustado.
Con todos estos datos, junto con los gastos que podemos ir añadiendo nos servirán para trabajar con los informes de rentabilidad, que es lo que finalmente determina si el esfuerzo invertido a merecido o no la pena. Algunos de estos informes exceden la necesidad de un usuario no profesional, pero no molestan a la hora de utilizar el gestor de tareas para el usuario doméstico, ya que sólo son obligatorios los datos básicos para crear y asignar una tarea. De esta manera se convierte en una buena opción para los usuarios que necesitan algo más que una simple lista de tareas.
Cuestiones que pueden mejorar
Pues lo cierto es que como gestor de tareas online lo que echo de menos son aplicaciones para móviles que faciliten administrar, registrar o funcionar desde estos dispositivos, de manera que en muchas ocasiones se aprovechen descansos o tiempos muertos para completar la información del estado de las tareas encomendadas. Si no a través de aplicaciones para móviles, lo cierto es que una versión móvil del gestor sería de agradecer para poder mejorar la experiencia de usuario desde este tipo de dispositivos que cada vez son más comunes.
Otra de las cuestiones que quizás son mejorables son las notificaciones para los usuarios cuando les han asignado una tarea, o para el administrador cuando el usuario marca una tarea como cerrada o introduce alguna modificación en el proyecto. Es importante manejar estos automatismos que nos facilitan la labor a la hora de ver que ha cambiado en el proyecto o cómo se ha actualizado.
Lo cierto es que el trabajo con este gestor de tareas es bastante fácil de llevar. Es intuitivo y la mayor dificultad la tendremos a la hora de aprender a planificar proyectos, más que en el uso en sí del mismo. Y este aspecto en uno de los que más ha mejorado, con la introducción del planificador inteligente y las plantillas. Su aspecto agradable y diseño limpio y elegante nos ayudan a concentrarnos en el propio gestor sin distracciones.
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