Con el proceso de digitalización que estamos viviendo en la administración pública, es una realidad que no se puede vivir sin tener un certificado digital. Para hacer cualquier tipo de trámite en el SEPE, en la Agencia Tributaria para solicitar una ayuda económica o incluso para tener acceso al bono joven hace falta tener este certificado. En sí actúa como un DNI electrónico que te identifica en internet para realizar los trámites más importantes con la mayor seguridad.
Pero el problema es que con tener el certificado digital no basta. Y es que para algunos trámites importantes como por ejemplo la compra de Letras del Tesoro hace falta también pasar por un sistema de identificación extra que hace que se firme electrónicamente un documento que envías a la administración. Y este proceso se hace con un programa creado expresamente por el Ministerio competente para ello y que también se debe tener instalado que se llama Autofirma.
Qué es Autofirma
Como decimos, Autofirma es un programa creado por el Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas que cuenta con versiones para Windows, macOS y Linux pero no está disponible en versiones móviles (limitando los trámites que se pueden hacer). Este programa una vez instalado sirve como una pasarela de seguridad para verificar tu identidad antes de firmar un documento electrónico.
Para ello se deben contar con los certificados digitales instalados en el ordenador de manera local. La firma que se realiza de estos archivos digitales, pero también archivos PDF que puedas tener en tu ordenador y a los cuales quieres darles validez queda insertada en sus metadatos. Es cierto que existen herramientas que prometen hacer esto mismo como la suite de Adobe pero este programa del gobierno es la forma oficial de firmar archivos.
Y es que la firma que se haga con este programa va a contar con la misma validez que una firma manuscrita delante de un funcionario en una oficina de la administración, o ante cualquier persona física o jurídica.
Cómo descargar Autofirma
Como es un programa que al fin y al cabo va a gestionar tu firma digital, es importante no descargarlo de cualquier página web que prometan que lo aloje. Es vital que se acuda a los cauces oficiales para obtenerlo. Para ello se debe acceder a la web del Portal de Administración Electrónica, y será ahí donde encuentres las versiones más recientes del software.
En concreto se va a poder descargar para Windows de 32 y 64 bits, Linux y macOS. Hay que destacar que en el caso de los Mac puede existir algún problema a la hora de instalarlo al no reconocer el desarrollador como seguro, y pedir los permisos para acceder al root. En este caso vas a tener que acceder a las preferencias de seguridad y habilitar los permisos. El archivo que se descarga es un .zip que se debe descomprimir y ejecutar el .exe siguiendo los pasos de instalación típicos.
Cómo se usa para realizar trámites en la administración pública
Una vez que se ha instalado en tu ordenador, es hora de comenzar a usarlo. En el caso de que te lo esté solicitando un trámite electrónico como los ejemplos que hemos comentado previamente el proceso es muy sencillo. A la hora de firmar, en tu navegador te aparecerá un mensaje en la parte superior pidiendo permiso para abrir Autofirma y cargar la información. Simplemente se tiene que autorizar y en el programa seleccionar el certificado digital que tienes instalado en tu ordenador.
Tras unos segundos de espera se subirá la información a la web que ha solicitado la identificación, y se entenderá como que se ha firmado. En el propio resguardo de presentación se podrá ver el método de firma, que ha sido con este software.
Firmar documentos en PDF con Autofirma
Pero aunque nos centremos en la firma de documentos que en si no estamos viendo al provenir de una web externa, Autofirma también nos permite plasmar nuestra firma digital en documentos PDF. En ocasiones es necesario rubricar contratos o certificados que se puedan generar, y no basta con descargarlo en la tablet y hacer un garabato con un dedo en el espacio de la firma, o hacerlo con el ratón en un editor de imagen. Esto no le confiere validez alguna en el caso de que lo tengas que enviar a una empresa por ejemplo.
Ante estos casos vas a poder usar Autofirma para incrustar tu firma digital en cualquier documento. Para ello simplemente vas a tener que abrir el programa que has descargado y observarás que hay un recuadro en color gris en el que podrás arrastrar el archivo a firmar, o pulsar en este para que se abra el explorador de archivos y seleccionarlo de manera manual. Además de PDF, también se pueden subir documentos en Word o imágenes.
Al momento de subirlo, vas a poder visualizar la información del documento. En la parte inferior encontrarás dos opciones que están centradas en hacer la firma visible dentro del documento PDF. Esto hace que además de en los metadatos también se vea tu rúbrica en el apartado que tú elijas dentro del documento. Es recomendable marcarla si hablamos de un contrato. Una vez seleccionadas las opciones, deberás pulsar en Firmar.
Si eliges la opción de hacer la firma visible, en el proceso te mostrará una previsualización de todas las páginas del documento y podrás marcar una parte de este con un recuadro. De esta manera, será en este recuadro donde se agregue la firma que tu quieras. Aunque esto no es necesario.
A la hora de hacer visible esta firma, podrás elegir el texto que quieres que aparezca en el este cuadro, y también subir una imagen con tu firma para que se refleje en el recuadro marcado. Es importante decir que se verá en todo momento en la parte superior la previsualización de la firma que aparecerá en el documento al final.
Una vez aceptado, tendrás que elegir el certificado digital con el que quieres firmar el documento. Se abrirá una ventana emergente, con todos los que tienes instalados y pulsar sobre el que te interese acabando con el botón “Aceptar”.
Por último, se deberá seleccionar la ubicación donde quieres que se guarde el documento firmado, pudiendo asignar un nombre completamente personalizado. Este si lo visualizas con un visor de documentos PDF podrás ver el certificado que está incrustado en los metadatos.
