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Backups de Gmail y Hotmail


Luego del grave incidente que afectó a algunas cuentas de Gmail hace un par de días, una vez más salieron a la palestra las dudas sobre cuan seguro es guardar toda la información en la nube, sin ningún respaldo (a pesar de que en la práctica no se perdieron datos). La lección que quedó a mi parecer es que siempre es conveniente refugiarse en la redundancia de datos, es decir, respaldar y duplicar nuestra información para almacenarla en varios lugares, y que así si uno de ellos falla podamos recurrir a los respaldos y no nos quedemos sin acceso a nuestra valiosa información.

Por eso, en este post queremos resumir las diferentes opciones que existen para lograr eso: respaldar los correos guardados en Gmail o Hotmail, que son de los webmails más populares que existen. Así podréis elegir la que sea más cómoda, o combinar dos o más para tener más seguridad.

Reenviando el correo a otra cuenta

Transfiriendo el correo desde Gmail hacia Hotmail

La mayoría de nosotros contamos con varias cuentas de correo, y por lo general usamos una de ellas como “principal” y otras para registrarnos en foros, hacer transacciones, o simplemente no las usamos. ¿Porqué no configurar la cuenta principal para que envíe una copia de todos nuestros correos a una de las cuentas secundarias?

Si usamos Gmail, es recomendable configurar una cuenta de Hotmail para que “descargue” todos los correos desde Gmail mediante POP3. Hay que hacerlo de esta forma porque si sólo configuramos Gmail para que envie a Hotmail una copia de los mails que lleguen (“forwarding”), eso no tendrá efecto retroactivo, por lo que los correos que hayamos recibido en el pasado no se enviarán a Hotmail y no se respaldarán.

Para hacer eso simplemente tenemos que ir a Hotmail, hacer clic en el botón de opciones que aparece al poner el mouse sobre “Bandeja de entrada” (esquina superior izquierda de la pantalla), y seleccionar “Recibir correo desde otra cuenta”. Luego hay que ingresar el nombre de usuario y contraseña de Gmail, y Hotmail detectará automáticamente la configuración POP3 del correo de Google. Hecho eso, solo basta confirmar que somos propietarios de la cuenta de Gmail haciendo clic en el link de confirmación que nos llegará por correo. ¡Y listo!

Eso sí, dado que se usa el protocolo POP3, la transferencia de los correos antiguos puede ser un poco lenta, pero no tenemos de qué preocuparnos ya que la transferencia ocurre entre los servidores de Google y Microsoft, así que no es necesario que dejemos pestañas abiertas esperando que termine.

Transfiriendo el correo desde Hotmail hacia Gmail

Si usamos Hotmail como correo principal podemos hacer exactamente lo mismo pero a la inversa, configurando a una cuenta de Gmail para que transfiera/copie los correos a través de POP3. Debemos ir a las opciones de Gmail, seleccionar la pestaña “Cuentas e importación” y luego hacer clic en el botón “Agregar cuenta mediante POP3”. Una vez ahí, el procedimiento es casi el mismo que con Hotmail, solo que tenemos que asegurarnos de marcar la opción “Dejar una copia del mensaje recuperado en el servidor” para así evitar que los correos originales se borren de Hotmail.

Para mi esta es la forma más simple de respaldar los mails, ya que no nos exige ningún cambio en la forma como usamos el correo. Podemos seguir usando Gmail/Hotmail desde la web igual que siempre (si es que ese es nuestro caso) y a la vez estar tranquilos, ya que las probabilidades de que ambos servicios fallen al mismo tiempo son muy, muy cercanas a cero.

¿El contra? Pues que se respaldan solo los correos recibidos, los enviados no. Podemos resolver esto al poner en copia oculta (CCO) a la dirección secundaria en todos los correos que enviemos, pero hacer eso es un trámite un tanto molesto. Como sea, si no nos interesa respaldar la información de los correos enviados, esta es una excelente opción, sino, todavía hay más alternativas.

Usando un cliente de escritorio

Outlook

Esta es una forma bastante obvia de respaldar el correo. Configurando un cliente de escritorio mediante POP3 todos nuestros mails se descargarán a la seguridad de nuestro disco local, y podremos acceder a ellos aunque caigan bombas atómicas en todos los datacenters del mundo. Con Hotmail también es posible pasar del protocolo POP3, y usar Outlook o Windows Live Mail con DeltaSync, lo cual tiene la ventaja de que también descarga el calendario y los contactos alojados en Windows Live.

No es necesario que usemos el cliente, en caso de que prefiramos acceder al correo vía web. Solo tenemos que abrirlo cada cierto tiempo (una semana o 2 semanas creo es prudente) y esperar a que el correo se descargue. Para evitar que se nos olvide incluso podemos configurar una tarea programada en Windows o en Mac para que el cliente se abra automáticamente en fechas definidas, y así nos ahorramos esa molestia.

Programar el respaldo del correo

Para hacer esto en Windows solo debemos escribir “Programador de Tareas” en la caja de búsqueda del Menú Inicio, presionar Enter y luego hacer clic en “crear tarea básica” (arriba a la derecha). Ahí se iniciará un asistente que nos preguntará por la frecuencia con que se ejecutará la tarea, y por la aplicación que queremos que se ejecute.

Sólo para Gmail: BackupGoo y Gmail Backup

Si usamos Gmail y ninguna de las opciones anteriores nos convence, todavía podemos recurrir a un par aplicaciones diseñadas especialmente para respaldar correos. La primera de ellas es Gmail Backup (de la que ya hablamos en este post). Se trata de una aplicación que nos pide tener el IMAP de Gmail activado, y que guarda los correos en formato EML, almacenando tanto los correos en sí como los archivos adjuntos.

BackupGoo_sinmarco

También tenemos a BackupGoo, otra herramienta de la que ya hablaron en Applesfera y que parece ser un poco más potente ya no sólo que respalda los correos de Gmail, sino que también los contactos, el calendario, y hasta los documentos de Google Docs. Es decir, con esto nos estamos descargando casi toda la información de nuestra cuenta Google. Además, BackupGoo descarga los datos en formatos más amigables, para que así podamos visualizar los correos con software como Office. Por desgracia, no es una aplicación gratuita, sino que cuesta 12 dólares.

Ambas herramientas son multiplataforma, funcionan en Windows, Mac y Linux.

¿Y qué ocurre con Yahoo Mail?

Dado que no soporta POP3 en su versión gratuita, ninguna de las opciones mencionadas en este post sirven para respaldar esos correos si es que no tenemos cuenta de pago. Sin embargo, aun nos queda Zimbra Desktop, un cliente de escritorio especialmente diseñado para Yahoo Mail, y que también nos sirve para descargar los mails al local.

Pero claro, si contamos con Yahoo Mail Plus no hay problema en que transfiramos los correos a Gmail o Hotmail mediante POP3, o que usemos el cliente de escritorio que más nos guste (Apple Mail, Outlook, etc).

En fin, las alternativas están sobre la mesa y es decisión de cada usuario qué hacer con sus datos. Pero hay que tener presente que, a pesar de que los servidores de grandes empresas no son 100% seguros, muchas veces el disco local de nuestro PC es un lugar menos seguro todavía, ya que muy pocos de nosotros hacemos copias de seguridad y a la vez estamos susceptibles a siniestros como incendios, terremotos, o simples fallas de hardware. Por eso no hay que fiarse totalmente de ninguna forma de almacenamiento por sí sola, y menos si manejamos información muy sensible.

Imagen de la caja fuerte | Flickr de bertop

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