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Así es Planner, el nuevo organizador de tareas de Microsoft
Ofimática

Así es Planner, el nuevo organizador de tareas de Microsoft

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Microsoft ha anunciado el lanzamiento de Planner, su nueva herramienta de organización de trabajo en equipo y colaboración online. En otras palabras, se trata de la versión de Microsoft de aplicaciones que quizás ya conozcas, como Trello o Asana.

La diferencia con respecto a éstas es que Planner está perfectamente integrado dentro del universo Office 365, de forma que puede resultar especialmente útil para las empresas que ya usen la suite ofimática de Microsoft, y anden buscando un sistema con el que organizar el trabajo de sus equipos de forma más transparente y eficiente. Y ésta no es la única característica propia de Planner.

Todos los que uséis una herramienta del estilo de Asana o Trello estaréis familiarizados con los conceptos de paneles, columnas y tareas. El Planner de Microsoft no aporta ninguna novedad sustancial en este sentido, sino que utiliza los mismos conceptos: un panel que recoge todas las tareas relativas a un mismo proyecto o equipo de trabajo, organizadas por columnas según el área al que pertenezcan dentro de ese proyecto.

Así, por ejemplo, si tenemos a un equipo trabajando en la organización de un evento, ése sería el proyecto en sí (el panel), y dentro de él podría haber columnas dedicadas a la gestión de ponentes invitados, otra para la reserva de recintos y materiales, otra para publicidad y marketing... con sus correspondientes tareas. Éstas, además, se pueden mover fácilmente de una columna a otra, o asignar a un usuario determinado, sólo con arrastrarlas y soltarlas en la interfaz - igual, por ejemplo, que en Trello.

Planner de Microsoft

Las tareas, como en otras aplicaciones de organización de trabajo, se pueden identificar con un código de colores, asignarles una fecha límite, añadir comentarios o incluir imágenes o ficheros adjuntos para más información. Toda la información, además, es transparente para todo el equipo, de forma que todo el mundo sabe en todo momento en qué están trabajando los demás, y cuál es el estado actual de sus tareas.

Otros detalles interesantes, y también similares a aplicaciones como Asana o Trello, es la posibilidad de añadir una imagen que funcione como previsualización de la tarea (y ayude a identificarla más fácilmente dentro de una columna o un panel), y también poder añadir listas de subtareas dentro de una tarea.

Planner de Microsoft

Eso sí, Planner no es sólo una copia de Trello o Asana con el sello de Microsoft. En la documentación de la compañía sobre esta nueva herramienta de productividad he visto cosas interesantes, como el resumen visual de un proyecto, donde puede verse fácilmente el estado actual del mismo (número de tareas completadas, activas, no comenzadas o que van con retraso), así como la carga de trabajo de cada miembro del equipo y cómo la está llevando.

Planner de Microsoft

Otro punto interesante que no recuerdo haber visto en otras aplicaciones similares es la posibilidad de tener un resumen visual de tus propias tareas. En Planner hay una vista denominada "Mis tareas" que muestra el estado actual de tus tareas y tu carga de trabajo dentro de los diferentes equipos a los que perteneces. En Asana, por ejemplo, es posible ver una lista de tus tareas - pero tienes que ir proyecto por proyecto.

Planner de Microsoft

Por otro lado, y a falta de probarlo con más detalle, echo de menos la posibilidad de tener una vista estilo calendario, para tener una visión más clara y global de las fechas de entrega.

Un Trello con el sello Microsoft

Como decía al principio, Microsoft no ha reinventado la rueda con Planner. Simplemente ha cogido la idea de aplicaciones similares y las ha integrado en su suite ofimática, lo que a priori podría darle ventaja frente a soluciones de terceros como Asana o Trello. Si una empresa ya usa Office 365, lo más probable es que opte por una herramienta que ya está integrada dentro de este sistema.

De esta forma, clientes más "tradicionales", que usan Office desde hace años tienen más números de apuntarse a usar Planner que no de empezar a usar apps que, aunque les suenen de algo, no tienen ese halo de algo establecido y "de toda la vida" que tiene Microsoft Office.

De hecho, Planner (como recogen en The Verge) podría ser un paso más de Microsoft en su camino por recuperar la hegemonía en las aplicaciones de productividad en la oficina, perdida con el lanzamiento de muchas otras aplicaciones gratuitas que facilitan la organización y realización del trabajo. En algunos casos, Microsoft ha adquirido directamente al competidor (como el calendario Sunrise o la lista de tareas Wunderlist). En esta ocasión, en lugar de comprar Trello o Asana, ha optado por crear el suyo.

Vía | Blog de Office

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