Marcos Merino
EditorEn pleno 2025, cuando casi cualquier trámite puede hacerse desde el teléfono móvil, aún hay empresas que viven en una especie de cápsula temporal: obligan a sus empleados a imprimir, recortar y pegar recibos de gastos en hojas de papel para obtener un simple reembolso. Sí, literalmente con tijeras y pegamento.
Este absurdo fue recientemente narrado en un subreddit por un usuario que trabaja —ironías del destino— en una empresa de tecnología. Y sin embargo, cada vez que quiere que le devuelvan un gasto de trabajo, debe presentar los comprobantes en físico, pegados a mano sobre un formulario de papel. Entre risas y resignación, aclara que tuvo que "hacer esto por un café de cuatro dólares".
Su jefe le respondió que "es que así lo prefiere contabilidad", pero no se le escapa la ironía del asunto:
"Desarrollamos herramientas internas para clientes, pero no podemos encontrar la forma de no usar papel en 2025".
Una práctica digna de los 90
Aunque parezca un caso exagerado, los comentarios que siguieron en la publicación mostraron que no se trata de un caso aislado. Decenas de usuarios compartieron experiencias similares: compañías que aún exigen copias al carbón, hojas firmadas con tinta o recibos grapados a formularios impresos.
Algunos incluso mencionaron tener que usar formularios de 'papel autocopiativo', una tecnología popular en oficinas de los años 80 y 90.
Un usuario recordaba con incredulidad:
"Me enseñaron cómo llenar formularios de papel carbón. La copia bonita va a la empresa, y la amarilla, difícil de leer, se archiva para siempre".
Otros mencionaron que sus empresas aún trabajan con hojas de cálculo en Excel impresas, o con sistemas internos heredados de la era del DOS. Todo esto en organizaciones que se autodenominan 'innovadoras' y/o 'tecnológicas'.
Contabilidad: el último bastión del papel
Buena parte del problema parece concentrarse en los departamentos de contabilidad y administración. Como explicaba un usuario que trabaja en ese ámbito:
"La contabilidad es terriblemente mala para usar tecnología. Empieza en el nivel del director financiero, y de ahí para abajo. La mayoría de los directores financieros no saben hacer contabilidad sin un software que lo haga por ellos, y cuando se trata de cambiar procesos, simplemente no quieren".
A veces, la resistencia no viene solo de la costumbre. Algunas empresas se justifican con argumentos legales: en ciertos países, la legislación fiscal aún exige conservar los comprobantes originales para auditorías o deducciones de impuestos.
En Alemania, por ejemplo, un comentarista explicaba que su empresa debía guardar cada recibo físico "por cuestiones de impuestos". Sin embargo, incluso allí, muchos países ya permiten equivalentes digitales siempre que cumplan estándares de autenticidad y trazabilidad.
¿Por qué las empresas no se modernizan?
La respuesta corta: por inercia, desconfianza... o avaricia. Un usuario lo resumió de manera bastante directa:
"A contabilidad le gusta porque los trámites tediosos hacen que mucha gente simplemente no reclame sus gastos".
En otras palabras, cuanto más complicado el proceso, menos empleados se tomarán el tiempo de completarlo, lo que representa un "ahorro" artificial para la empresa. Otros señalaron que algunos directivos, simplemente, no quieren gastar en un software especializado cuando el sistema manual "funciona".
Sin embargo, los cálculos económicos muestran lo contrario: un estudio (PDF) demostró que las horas perdidas en tareas manuales de reporte y archivo cuestan más que implementar soluciones digitales. Para empresas tecnológicas —que supuestamente deberían ser pioneras en eficiencia—, este argumento es indefendible.
El SaaS: la evolución que muchos ignoran
Hoy en día existen decenas de plataformas diseñadas para simplificar el reporte de gastos (Concur, Ramp, QuickBooks, Bill, SAP, Expensify...) y, con ellas, basta con tomar una foto del recibo desde el teléfono, asignarlo al proyecto o cliente correspondiente y enviarlo para aprobación. En cuestión de segundos, el gasto queda registrado, verificado y listo para el reembolso.
Aun así, la discusión en Reddit demostró que muchas empresas se niegan a dar el salto. Algunos usuarios confesaron que, tras haber trabajado con herramientas modernas, regresaron a empleos donde debían volver a imprimir y pegar recibos:
"Es absolutamente bárbaro, sueño con el día en que pueda volver a usar Concur".
¿Un futuro sin tijeras ni pegamento en la oficina?
Mientras tanto, las redes siguen llenándose de historias que parecen sacadas de una comedia de oficina. Pero ya nos divierta o nos indigne, sí hay algo claro: el trabajo administrativo del pasado sigue vivo, y su persistencia revela no tanto una falta de tecnología, sino una falta de voluntad para modernizarse.
Imagen | Marcos Merino mediante IA
En Genbeta | 26 trámites con la administración que puedes hacer por internet sin moverte de casa
