Shopify decidió eliminar 12.000 reuniones en un año (o 322.000 minutos de reuniones) tras comprobar el alto costo de estos encuentros: se estima que por cada uno, la empresa se gasta algo más de 2.000 dólares en término medio. Por ejemplo, según los cálculos de Shopify, una reunión típica de 30 minutos con tres empleados puede costar entre 700 y 1.600 dólares.
Para Bloomberg, que ha cubierto esta información, la empresa ha "avergonzado" a sus trabajadores. Aunque también puede ser que la empresa ha avergonzado a sus propios gerentes, ya que muchos estudios hablan de la necesidad de que los líderes empresariales sepan hacer reuniones buenas para sacar el mejor partido de ellas y no hacer a los trabajadores perder el tiempo.
Y es que, mientras que una reunión de tres trabajadores de media hora puede costar entre 700 y 1.600, como hemos visto, si se añade al encuentro un ejecutivo -como el Director de Operaciones, Kaz Nejatian, que creó el programa durante una jornada de hacking en toda la empresa y que ha dado una entrevista al respecto- el coste puede dispararse por encima de los 2.000 dólares. Este directivo recuerda "el tiempo es dinero".
Cómo recortar horas de reuniones
A principios de este año, Shopify eliminó todas las reuniones recurrentes con más de dos personas y empezó a desaconsejar las reuniones los miércoles. También se han eliminado los chats de Slack que resultaban inútiles.
Según el directivo, "esto supuso un enorme aumento de la productividad. El tiempo medio que la gente pasaba en las reuniones se redujo en un tercio".
"Nadie en Shopify gastaría una cena de 500 dólares", dijo Nejatian en una entrevista. "Pero muchísima gente gasta mucho más que eso en reuniones sin tomar nunca una decisión. El objetivo de esto es demostrar que el tiempo es dinero. Si tienes que gastarlo, piénsatelo".
Pero para hacer un buen trabajo como artesanos, necesitas tiempo de concentración. Dice el directivo que "imagina que un artista tiene que crear mientras le van interrumpiendo cada 20 minutos en chats y llamadas".
Tras esta prueba en estos meses, la empresa ha lanzado la Calculadora de Costos de Shopify, una herramienta interna para todos los empleados de Shopify. Esta herramienta muestra a los empleados que el tiempo es dinero.
Las reuniones reducen la productividad
Según una encuesta realizada por la aplicación de gestión de proyectos Wrike entre directivos y trabajadores del conocimiento, el tiempo perdido en actividades como reuniones se encuentra entre las cinco principales causas de ineficacia dentro de una organización.
En total, las reuniones no críticas malgastan unos 100 millones de dólares al año en las grandes organizaciones, según una investigación de Steven Rogelberg, profesor de la Universidad de Carolina del Norte en Charlotte que lleva dos décadas estudiando las reuniones.
En 2022 recogíamos que las reuniones han aumentado en duración y frecuencia. Se calcula que los ejecutivos dedican una media de casi 23 horas a la semana en ellas, lo que sería más de la mitad de una jornada laboral estándar.
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