Marcos Merino
EditorEl Gobierno español se prepara para dar un nuevo paso en la digitalización y control estatal del ámbito laboral con la aprobación inminente de un Real Decreto sobre el registro de jornada. Esta norma, que el Ministerio de Trabajo y Economía Social ultima para su aprobación antes de que finalice el año, transformará profundamente la forma en que las empresas gestionan el tiempo de sus empleados.
La medida, que se aprobará sin contar con el visto bueno del Parlamento, endurece las condiciones actuales del control horario y establece la obligatoriedad de un sistema digital, verificable e inalterable, al que la Inspección de Trabajo podrá acceder en tiempo real, tanto de forma presencial como remota.
De los fichajes en papel al control digital obligatorio
Desde 2019 todas las empresas están obligadas a registrar la jornada de sus trabajadores, pero la realidad ha demostrado que las hojas de firmas, los registros en papel o los archivos de Excel resultaban fácilmente manipulables y poco fiables.
El nuevo decreto pone fin a estas prácticas: el registro deberá realizarse exclusivamente por medios digitales, garantizando que cada anotación sea objetiva, trazable y sin posibilidad de alteración.
Cualquier modificación quedará registrada con una 'huella digital' que identifique quién realizó el cambio y cuándo, y sólo podrá efectuarse con la autorización de ambas partes: empresa y trabajador.
Además, el fichaje será siempre personal e intransferible. Solo el empleado podrá registrar su jornada mediante su identificación digital, lo que elimina los fichajes en nombre de terceros o las manipulaciones internas.
Un registro más completo
El sistema no solo anotará la hora de entrada y salida. Deberá reflejar toda la jornada, incluyendo:
- Las pausas o descansos no considerados trabajo efectivo.
- Si la actividad es presencial o en remoto.
- Las horas ordinarias, extraordinarias o complementarias, distinguiendo las que se compensan con descanso o las que se abonan económicamente.
Incluso se registrarán los tiempos de disponibilidad, las interrupciones por desconexión digital y las horas vinculadas a la conciliación o la flexibilidad laboral.
Este nivel de detalle busca combatir uno de los grandes problemas del mercado laboral español: las horas extra no declaradas. De hecho, junto con la nómina, las empresas deberán entregar un resumen mensual con las horas trabajadas, incluyendo las extraordinarias.
Acceso remoto y transparencia total
La gran novedad del decreto es la posibilidad de que la Inspección de Trabajo y Seguridad Social acceda a los registros en tiempo real y de forma telemática. Esto significa que los inspectores no tendrán que desplazarse para verificar los datos, lo que facilitará el control de la actividad de las empresas.
A su vez, los trabajadores podrán consultar y descargar una copia de su registro cuando lo deseen, fortaleciendo la transparencia y la confianza en la relación laboral. Por otra parte, se concederá a los representantes sindicales acceso a los registros globales.
El reto digital para las empresas
La obligatoriedad de adoptar herramientas digitales supondrá un desafío, especialmente para pymes y sectores con gran movilidad —como transporte, hostelería o construcción—, donde los turnos variables y la dispersión geográfica complican el control horario.
Lo cierto es que la tecnología ya ofrece soluciones como Clockio, Kronjop o Timewriter, que permiten fichar desde distintos dispositivos, geolocalizar empleados y generar informes automáticos válidos ante la Inspección de Trabajo.
Estas plataformas, además, incorporan IA para detectar patrones de riesgo o irregularidades en el cumplimiento de la jornada, e incluso permiten alertas preventivas de incumplimiento.
Sanciones y consecuencias del incumplimiento
El incumplimiento de la normativa podrá acarrear multas de entre 751 y 7.500 euros por trabajador afectado, según la gravedad del caso. Aunque inicialmente el Ministerio de Trabajo contempló elevar las sanciones hasta los 10.000 euros, esa propuesta no prosperó en el Congreso.
Según el Ministerio de Trabajo, esta reforma no solo busca sancionar, sino también reducir la litigiosidad laboral y reforzar los derechos de los trabajadores, en especial frente a las jornadas prolongadas o no declaradas.
Imagen | Marcos Merino mediante IA
